Ile zapłacić za delegację na przełomie lutego i marca 2013 r

Po latach prób zmiany przepisów o podróżach służbowych jest w końcu efekt finalny w postaci rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie), które obowiązuje od 1 marca 2013 r.

Największą zmianą jest oczywiście podniesienie wysokości diet krajowych i zagranicznych, co przekłada się też na wzrost wartości innych świadczeń z tytułu delegacji, określonych jako procent diety. Nie są to jednak duże różnice, gdyż dieta krajowa wzrosła z 23 do 30 zł, a w przypadku podróży zagranicznych wzrost wysokości diet w przypadku państw UE nie przekracza 10 euro.

Za mało informacji

Istotną wadą tej regulacji jest całkowity brak przepisów przejściowych, które rozstrzygałyby kolizję starych i nowych przepisów w przypadku podróży trwających na przełomie lutego i marca 2013 r.

W związku z tym wydaje się, że delegacje trwające w momencie zmiany przepisów trzeba rozliczać dzieląc je na dwa niezależne od siebie odcinki. Dla fragmentu podróży przypadającej w lutym właściwe będą dotychczasowe zasady i stawki, a dla części przypadającej na marzec – wskaźniki wprowadzone nowymi przepisami.

Niewątpliwie oznacza to komplikacje w rozliczeniach. Niemniej jest to jedyny sposób, żeby wywiązać się ze swoich obowiązków bez ryzyka bezpodstawnego zaniżenia wartości należnych świadczeń lub też zawyżenia – co w konsekwencji wiązałoby się z koniecznością odprowadzenia składek i podatku od nadwyżki ponad limity wynikające z przepisów.

Dłuższe wojaże zagraniczne

Długość podróży służbowych pracowników zawsze zależy od specyfiki działalności prowadzonej przez pracodawcę. W większości przypadków są to krótkie, bo kilkudniowe wyjazdy. Jednak część zadań służbowych, również tych realizowanych poza stałym miejscem pracy, może okazać się bardziej czasochłonna.

Jeśli podróż służbowa trwa np. dwa – trzy tygodnie i przypada na przełomie lutego i marca 2013 r., najbezpieczniej przyjąć 1 marca 2013 r. jako przełom w rozliczeniach. Tylko podział podróży na dwa odcinki czasowe – do 28 lutego do godz. 24 i od 1 marca od godz. 0 – daje pewność prawidłowego rozliczenia.

Przykład

Pracownik został wysłany w trzytygodniową podróż zagraniczną do Hiszpanii, podczas której nie miał zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Wyleciał samolotem startującym 18 lutego o 9 z Gdańska – miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy. Do Polski ma wrócić 10 marca o 19.

Rozliczając jego zagraniczną podróż, należy podzielić ją na dwa odcinki: od 18 lutego (godz. 9) do 28 lutego (godz. 24) oraz od 1 marca (godz. 0) do 10 marca (godz. 19).

Pierwszy odcinek obejmuje 10 pełnych dób i 15 godzin. W związku z tym pracownik nabędzie prawo do 11 całych diet po 48 euro każda, czyli w sumie 528 euro.

Drugi odcinek obejmie 9 pełnych dób i 19 godzin. Za tę część podróży zatrudniony uzyska więc prawo do 10 diet po 50 euro każda, czyli w sumie 500 euro.

Wypłacając mu z tytułu diet 1028 euro, pracodawca nie ryzykuje, że przekroczy limit zwolnień ubezpieczeniowych/podatkowych, a tym samym, że będzie musiał odprowadzić daniny publiczne od nadwyżki.

Ani za dużo, ani za mało

Mimo że podróż służbowa zostanie rozliczona w całości dopiero w marcu (ponieważ pracownik musi się rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu, co nastąpi już pod rządami nowych przepisów), to nie ma podstaw do zastosowania do całości rachunków nowych stawek diet. Te obowiązują bowiem dopiero od 1 marca 2013 r. Ich zastosowanie za wcześniejsze okresy musiałoby wynikać z wyraźnej regulacji przepisu przejściowego, a takiego nie zawiera nowe rozporządzenie. Podstawową zasadą prawa jest jego niedziałanie wstecz, co ma gwarantować bezpieczeństwo w obrocie prawnym.

Nie ma również uzasadnienia do rozliczenia całości takiej podróży według starych stawek diet. Przysługują one bowiem za poszczególne doby podróży, z których tylko część przypadnie na okres poprzedzający zmianę przepisów. Przy wyborze właściwej stawki diety nie należy kierować się datą rozpoczęcia podróży, lecz upływem poszczególnych jej dób.

Start 28 lutego

Problem z rozliczeniem wyjazdów służbowych, które rozpoczęły się 28 lutego, polega na tym, że w większości przypadków doba podróży nie skończyła się przed zmianą przepisów. Rozpoczęła się więc na starych zasadach, ale zakończyła już pod rządami nowych regulacji. To zaś nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jaka dieta przysługuje za taką dobę delegacji. Z praktycznego punktu widzenia możliwe są dwa rozwiązania tego problemu.

Pierwsze przewiduje podzielenie diety proporcjonalnie do liczby godzin podróży przypadających przed i po zmianie przepisów, biorąc za granicę czasową północ 28 lutego.

Przykład

Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego w Słowacji. Startował z lotniska w Warszawie 28 lutego 2013 r. o 12. Rozliczając pierwszą dobę podróży według przedstawionej koncepcji należy przyjąć, że pierwszych 12 godzin podróży (od 12 do 24) podlega pod stare zasady. Z kolei dalszych 12 godzin przypada już pod rządami nowych przepisów.

Tym samym za pierwszą dobę wyjazdu zatrudniony powinien otrzymać 50 proc. starej i 50 proc. nowej diety. W praktyce oznacza to, że należy mu wypłacić połowę z 33 euro za pierwszych 12 godzin podróży oraz 50 proc. z 43 euro za kolejnych 12 godzin przypadających astronomicznie już 1 marca 2013 r. W sumie za pierwszą dobę delegacji pracownik powinien więc otrzymać 38 euro (16,50 euro + 21,50 euro). Kolejne doby trzeba oczywiście rozliczyć już na nowych zasadach.

Drugi możliwy wariant to rozliczenie tej dniówki według nowych zasad. Wydaje się to zasadne, skoro prawo do diety powstaje po stronie pracownika z upływem doby podróży służbowej. W przypadku podróży krajowej, zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się bowiem za czas od rozpoczęcia podróży krajowej, czyli od wyjazdu, do powrotu, tj. przyjazdu po wykonaniu zadania służbowego.

Podobnie prawo do diety za każdą dobę podróży zagranicznej przyznaje § 13 rozporządzenia. W przypadku podróży trwających dłużej niż jedną dobę, dieta przysługuje za każdą dobę. Zatem dla nabycia prawa do tego świadczenia ważny jest upływ doby (jej zakończenie).

Można więc uznać, że dopiero z jej końcem pracownik nabywa prawo do diety, a wtedy nastąpi to już pod rządami nowych przepisów. Przyjęcie takiego sposobu rozumowania oznacza, że pracownik z przykładu powinien otrzymać dietę zgodną z nowym rozporządzeniem, czyli 43 euro.

Taki sposób rozliczenia podróży jest wygodniejszy dla pracodawcy. Nie wymaga bowiem przeliczania proporcji między dietą obliczaną na starych zasadach a świadczeniem w aktualnej wysokości. Ponadto pracodawca tu dużo nie ryzykuje. Nawet jeśli urząd uzna, że od części świadczenia należy odprowadzić podatek i składki, decyzja ta może dotyczyć jedynie 5 euro nadwyżki wynikającej z podwyższenia kwoty diety.

Pozorne ułatwienie

Rozliczając całość wyjazdu służbowego trwającego na przełomie lutego i marca według nowych zasad i stawek, pracodawca naraża się natomiast na to, że kontrola z organu skarbowego czy ZUS zarzuci mu, że wypłacał świadczenia przekraczające limity określone w rozporządzeniach MPiPS.

Warto pamiętać, że zarówno § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), jak i art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r, poz. 361 ze zm.) przewidują wyłączenie tych świadczeń z podstawy wymiaru składek i opodatkowania jedynie do wysokości wynikającej z omawianych rozporządzeń.

Oznacza to, że przyznanie diet w stawce wyższej niż należna zgodnie z przepisami obowiązującymi do 28 lutego wiązać się będzie z koniecznością opłacenia od tej nadwyżki zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne, uznając ją za przychód pracownika. Taki właśnie skutek będzie miało wypłacenie za całą podróż służbową, obejmującą kilka ostatnich dni lutego, diet i innych należności obliczonych na nowych zasadach.

Przykład

Pracownik wypłynął w podróż służbową promem ze Świnoujścia 26 lutego 2013 r. o 19.

W Belgii, która była celem podróży, pracownik przebywał dwa pełne tygodnie. Pracodawca postanowił rozliczyć całą podróż według nowych zasad, przyznając delegowanemu za każdą dobę 48 euro diety. Warto jednak pamiętać, że za dwie pierwsze doby podróży służbowej oraz dodatkowo 5 godzin trzeciej, pracownik powinien dostać dietę równą 45 euro.

W tym przypadku kontrola skarbowa lub inspektor ZUS mogą więc zażądać odprowadzenia składek i zaliczki od nadpłaconych kwot, czyli w przybliżeniu od ok. 6 –7 euro. Sytuacja ta nie powoduje żadnego zagrożenia ze strony PIP, gdyż wypłacenie wyższych należności z tytułu podróży służbowej jest działaniem korzystnym dla pracownika.

W większości firm ryzyko ustalenia w powyższym zakresie obowiązku odprowadzenia składek czy podatku dochodowego nie jest wielkie. Inspektorzy na kontrolach podmiotów rozliczających w taki sposób podróże służbowe musieliby dokonywać żmudnych przeliczeń poszczególnych podróży służbowych, z których wyszłyby jednak nieduże różnice w zapłaconych składkach czy podatku.

Poza tym w niewielu firmach dojdzie do sytuacji, że na przełomie lutego i marca duża część pracowników akurat będzie w podróży służbowej, co zwiększałoby zagrożenie w tym zakresie. Większe ryzyko może dotyczyć jednak firm, gdzie podróże służbowe są powszechne.

Wtedy skala zjawiska może spowodować wygenerowanie większych kosztów. Przykładem są firmy transportowe trudniące się przewozami międzynarodowymi, które nierzadko wysyłają kierowców w podróże służbowe na dwa- trzy tygodnie. W ich przypadku nawet trzon załogi może być w delegacji w dniu wejścia w życie nowych przepisów.

Uprawnienia odpowiednie do okresu

Analogiczny podział na dwa okresy należałoby przyjąć do ogółu zasad rozliczania podróży służbowych, a nie tylko wysokości diet. Dotyczy to np. zmniejszania diet krajowych z tytułu częściowego zapewnienia posiłków pracownikom, co jest możliwe dopiero od 1 marca.

Tak samo należy postępować z ograniczeniem zwrotu kosztów noclegu w hotelu, który dopiero od marca został ograniczony do 20-krotności diety, czyli 600 zł. Zatem ograniczenie to powinno znaleźć zastosowanie tylko do marcowych noclegów.

Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego