W praktyce zdarza się, że wielu wykonawców skupionych na jak najlepszym przygotowaniu swojej oferty lekceważy opracowane przez zamawiającego i przedstawione w specyfikacji istotne postanowienia umowne bądź wzór umowy. Liczy się dla nich tylko chęć wygrania przetargu. Niestety jest to błędne podejście stanowiące czasami źródło problemów.

Należy bowiem pamiętać, że umowa o zamówienia publiczne tak jak każda umowa określa nie tylko prawa i obowiązki stron, ale również konsekwencje związane z ich nieprzestrzeganiem.

Przed złożeniem podpisu

Naruszenie postanowień umownych może się skończyć zapłatą zastrzeżonych i często bardzo wysokich kar umownych, a w skrajnych przypadkach nawet wykluczeniem niesolidnego wykonawcy z możliwości ubiegania się o jakiekolwiek zamówienie publiczne.

Z tych względów tak ważne jest, aby jeszcze przed upływem terminu na zadawanie pytań do specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowany zamówieniem wykonawca dokładnie przestudiował przewidziane w niej postanowienia umowne. W razie jakichkolwiek wątpliwości należy pytać i prosić zamawiającego o wyjaśnienie pojawiających się wątpliwości, a w przypadku zauważenia niekorzystnych paragrafów należy domagać się ich zmiany.

Nie dłużej niż cztery lata

Przepisy zastrzegają, że umowę o zamówienia publiczne zawiera się na czas oznaczony, który co do zasady nie powinien przekraczać czterech lat. Szczegóły w tym zakresie określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia.

Wyjątkowo zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe, na okres dłuższy niż cztery lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

W drodze zupełnego wyjątku od zasady na czas nieoznaczony mogą być zawierane ściśle określone umowy (enumeratywnie wymienione w ustawie zamówieniowej). Przykładowo chodzi o umowy, przedmiotem których są dostawy wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci czy gazu z sieci gazowej.

Zasada trwałości stosunków

Chociaż umowa o zamówienia publiczne podlega prawu cywilnemu (co w praktyce oznacza, że strony co do zasady mogą dowolnie kształtować jej postanowienia, byleby nie sprzeciwiały się one zasadom współżycia społecznego czy powszechnie obowiązującym przepisom prawa), to zmiana jej nie może być dowolna.

Prawo zamówień publicznych zakazuje istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.

Zmiana umowy w o zamówienia publiczne jest dopuszczalna tylko w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy zmiany umowy mają charakter nieistotny w stosunku do treści złożonej przez wykonawcę oferty. Po drugie, gdy zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.

Prawidłowe oznaczenie warunków zmiany umowy zawartej w ramach zamówienia publicznego zawiera następujące elementy: przedmiot zmiany (np. termin wykonania kontraktu), wskazanie przyczyny zmiany (np. zmiana zadania inwestycyjnego). Przy czym ważne jest, aby określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przesłanki miały charakter jednoznaczny. Dzięki temu każdy z wykonawców będzie znał warunki ewentualnej zmiany umowy jeszcze przed złożeniem oferty.

Ważne!

Zmiana umowy o zamówienia publiczne w sposób niezgodny z obowiązującymi zasadami może rodzić ryzyko stwierdzenia nieważności wprowadzonych zmian do umowy. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych może wystąpić do sądu o unieważnienie zmian umowy dokonanych z naruszeniem przepisów prawa zamówień publicznych.

W jakiej formie

Prawo zamówień publicznych zastrzega dla umowy w sprawie zamówienia publicznego obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dla zachowania tej formy wystarczające jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie stanowiącym oświadczenie woli. Sam podpis należy złożyć bezpośrednio pod oświadczeniem woli.

Nie musi być on czytelny, powinien jednak pozwolić na niebudzącą wątpliwości identyfikację podpisującego. Dla zachowania formy pisemnej nie jest konieczne, aby strony składały podpisy jednocześnie na tym samym dokumencie.

Kontrahenci mogą bowiem wymienić dokumenty obejmujące oświadczenie woli jednej ze stron i przez nią podpisane. Rozwiązanie to ułatwia i przyspiesza proces zawarcia umowy.

Podstawa prawna

- ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.)

- ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 ze zm.)