- Nasza spółka udostępnia osobom współpracującym, prowadzącym swoją działalność gospodarczą, telefony komórkowe, pokrywając w całości rachunki dotyczące użytkowania tych telefonów. Jak podatkowo powinniśmy rozliczać oddanie ich do używania – czy powinniśmy naliczać przychód tym osobom? Co z kosztami uzyskania przychodu?
W opisanym przypadku należy rozróżnić sytuację, gdy osoba współpracująca wykorzystuje powierzone telefony wyłącznie w związku z zadaniami wykonywanymi na rzecz Państwa spółki od sytuacji, gdy telefony są wykorzystywane także w celach prywatnych.
W sytuacji, gdy telefony są wykorzystywane tylko w celach służbowych, najczęściej przyjmuje się konstrukcję polegającą na refakturowaniu kosztów na osobę współpracującą, co w konsekwencji powoduje podwyższenie kosztów wykonania usługi i w efekcie również zwiększenie kosztów, jakie są ponoszone przez przedsiębiorcę w związku ze świadczeniem tej usługi na jego rzecz.
Możliwe jest jednak również rozwiązanie, w którym spółka odstąpi od obciążania osób współpracujących kosztami usług telekomunikacyjnych. W tym przypadku nie następuje bowiem oddanie telefonów do bezpłatnego używania – przekazanie ma charakter świadczenia wzajemnego, w którym w zamian m.in. za użytkowanie telefonu komórkowego osoba współpracująca jest zobowiązana do realizacji określonych zadań na rzecz spółki.
W związku z tym odstąpienie od obciążania osób współpracujących kosztami związanymi z użytkowaniem telefonu nie spowoduje wyłączenia takich wydatków z kosztów podatkowych spółki. U osoby współpracującej nie wystąpi zaś przychód do opodatkowania. Inaczej będzie, gdy telefony będą wykorzystywane również w celach prywatnych. W tym przypadku również można przyjąć, że spółka nie obciąża osób współpracujących kosztami usług telekomunikacyjnych.
Gdyby jednak część rozmów miała charakter prywatny, u osób współpracujących wystąpi przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jako że są to osoby prowadzące działalność gospodarczą, będą zobowiązane do rozliczenia przychodu samodzielnie, jako przychodu z prowadzonej działalności. Spółka nie będzie płatnikiem w związku z powstaniem takiego przychodu. Część rachunku telefonicznego przypadająca na rozmowy prywatne nie będzie mogła być uwzględniana w kosztach podatkowych spółki.
Warto zauważyć, że ustalenie, jaka część przypada na użytkowanie służbowe, jaka na użytkowanie prywatne, jest trudna. Jak to zrobić? Niestety, przepisy milczą na ten temat. Przy użytkowaniu telefonów komórkowych możliwa jest np. weryfikacja billingów. Jest to jednak zadanie czasochłonne, wymagające dużego nakładu pracy, zwłaszcza jeżeli osób współpracujących jest dużo.
Z tego względu warto w umowie z osobami współpracującymi zastrzec, że mogą oni wykorzystywać powierzone im telefony jedynie do realizacji zadań służbowych. Jeżeli zaś nie chcą Państwo zabraniać osobom współpracującym wykorzystania telefonów do celów prywatnych, to powinniście wprowadzić rozwiązanie pozwalające na rozgraniczenie użytkowania służbowego od prywatnego.
Może się to odbyć poprzez, np. przyznanie limitu na rozmowy prywatne u osób współpracujących – np. 100 zł miesięcznie. Co prawda na spółce nie ciążą obowiązki płatnika z tytułu umożliwienia osobom współpracującym korzystania ze sprzętu do celów prywatnych, jednak ułatwi to spółce prawidłowe rozliczenie jej kosztów uzyskania przychodów.
—Hanna Kozłowska, doktor nauk ekonomicznych, doradca podatkowy, biegły rewident w KDA grupa HLB w Poznaniu
