- strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
- pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.
Jeżeli więc pracownik porusza się po mieście stanowiącym cel podróży środkami komunikacji miejscowej, pomimo iż ma do swojej dyspozycji samochód służbowy, a pracodawca zwraca mu koszty tych przejazdów miejscowych, to kwoty te podlegają opodatkowaniu (postanowienie Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach z 27 marca 2007 r., RO/415-1/07).
Nocleg
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje w krajowej podróży zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli zakład nie zapewnił zatrudnionemu bezpłatnego noclegu, a ten nie przedłożył rachunku, to należy się ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (23 zł x 150 proc. = 34,50 zł) – pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 a 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Za nocleg w zagranicznej delegacji przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych.
W uzasadnionych sytuacjach szef może wyrazić zgodę na zwrot stwierdzonych rachunkiem kosztów za nocleg w hotelu w wysokości przekraczającej limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg zatrudnionemu należy się ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Ryczałtu tego nie przyznaje się za czas przejazdu.
Zwrot kosztów nie przysługuje, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.
Jeżeli pracodawca zgodził się na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limitu, uznając taki przypadek za uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot jest wolny od podatku dochodowego (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 lutego 2008 r., ILPB1/ 415-235/07-2/AMN).
Kierowcy, któremu pracodawca zleca wyjazd w celu wykonania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy tego kierowcy, przysługuje ryczałt za nocleg mimo posiadania przez niego samochodu przystosowanego do nocowania (tak postanowienie US Warszawa-Wawer z 28 czerwca 2007 r., 1439/ DF/I-1479/07/AK).
Umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych (wyrok SN z 1 kwietnia 2011 r., II PK 234/ 2010).
Koszt zakwaterowania pracownika w krajowej podróży służbowej podlega zwolnieniu z podatku dochodowego w całości, a nie do kwoty 500 zł miesięcznie – art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 stycznia 2012 r., IBPBII/1/415-889/11/MK).
Inne wydatki
Pracodawca może zwrócić zatrudnionemu inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Chodzi tu np. o poniesione przez pracownika koszty: przejazdu taksówką, upominków lub biletu na imprezę kulturalną, telefonicznych rozmów służbowych.
Gdy pracownik zachoruje
W razie choroby zatrudnionego podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje ze środków zakładu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.
Nie podlegają refundacji koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.W razie śmierci pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Wartość zapłaconej przez pracodawcę składki ubezpieczeniowej, mającej zabezpieczyć zwrot ewentualnych kosztów leczenia za granicą pracownika w trakcie podróży służbowej, nie stanowi przychodu pracownika (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 sierpnia 2011 r., ILPB2/415-624/11-2/WS, odpowiedź Izby Skarbowej w Warszawie z 3 lutego 2012 r., IPPB4/415-872/11-3/SP oraz stanowisko MF z marca 2011 r., DD3/033/ 205/ KDJ/10/PK-1417).
Taką wykładnię przepisów potwierdził NSA w wyroku z 1 czerwca 2012 r. (II FSK 2351/10). Zgodnie z nim zagraniczne ubezpieczenie pracownika w zakresie ryzyka kosztów leczenia za granicą oraz leków i transportu zwłok do kraju stanowiło co prawda przychód pracownika, jednak może skorzystać ze zwolnienia na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.
Warunkiem zastosowania ulgi do zatrudnionego w sektorze prywatnym jest uregulowanie jego uprawnienia do tego ubezpieczenia w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę.Gdy szef kupuje lekarstwa i szczepionki przeciw chorobom tropikalnym (np. na żółtą febrę, żółtą gorączkę, zapalenie wątroby typu A i B, błonicę, tężec, polio, malarię) w celu zapobieżenia zachorowaniu pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową bądź mających ją odbyć, wydatki te w ogóle nie stwarzają przychodu po stronie zatrudnionego (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 24 lutego 2012 r., IBPBII/1/415-945/ 11/MK).
