W podróży służbowej przebywa pracownik, który na polecenie szefa wykonuje zadanie służbowe poza siedzibą pracodawcy bądź poza stałym miejscem zamieszkania (art. 775 § 1 kodeksu pracy).

Pracownikom stacjonarnym szef powinien wskazywać miejsce pracy w formie punktu geograficznego, np. Gdańsk, Łomianki (co może się pokrywać z siedzibą zakładu, ale nie musi), a mobilnym za wyjątkiem kierowców – jako pewien obszar, np. województwo, Polska, a nawet kraje Unii Europejskiej (tak uchwała SN w składzie siedmiu sędziów z 19 listopada 2009 r., II PZP 11/08).

Wskazane obszarowo miejsce pracy pracowników mobilnych (z wyjątkiem kierowców) musi odzwierciedlać rzeczywisty stan, a więc pozostawać stale zsynchronizowane z rodzajem pracy.

Od 3 kwietnia 2010 r. (data nowelizacji ustawy o czasie pracy kierowców) podróż służbowa kierowcy to zadanie polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

- przewozu drogowego poza miejscowością, gdzie pracodawca ma siedzibę bądź inne miejsce prowadzenia działalności (filia, przedstawicielstwo, oddział),

- wyjazdu poza takie miejscowości.

Dwa rozporządzenia

Pracownikowi odbywającemu delegację służbową należy się zwrot kosztów poniesionych z tego tytułu. Należności przysługujące z tego tytułu zatrudnionym w sferze budżetowej określają dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 19 grudnia 2002 r.: w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) i poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zakłady pracy z sektora prywatnego mają prawo określić należne w tych okolicznościach podwładnemu refundacje w  układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania, a gdy nie mają układu zbiorowego albo obowiązku ustalania regulaminu płacowego – w  umowach o pracę. Jednak ustalona w tym trybie dieta za krajową i zagraniczną delegację nie może być niższa niż krajowa dieta dla pracowników sfery budżetowej ustalona w rozporządzeniu o krajowych podróżach służbowych (23 zł na dobę).

Zwolnienie z podatku dochodowego obejmuje natomiast diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej we wskazanych rozporządzeniach, nawet jeśli w delegację wysyła pracodawca niebędący państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT). Wolne od podatku dochodowego są więc należności ustalane w sposób opisany niżej.

Diety krajowe...

Dieta w krajowej delegacji jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Dietę obliczamy w następujący sposób:

- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, ponad 12 godzin – pełna dieta,

- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje połowa diety, a ponad 8 godzin – pełna dieta.

Dieta nie przysługuje:

- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 8 (mówi on, że pracownikowi przebywającemu w  podróży trwającej co najmniej dziesięć dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem),

- jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi nieodpłatnie całodzienne wyżywienie w podróży służbowej, to należność ta podlega opodatkowaniu powyżej kwoty diety na dobę, Tak uznała m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 stycznia 2012 r. (IBPBII/ 1/415-862/11/MZ).

W niektórych starszych odpowiedziach organy podatkowe zajmowały jednak inne stanowisko. Przykładem jest pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 8 października 2009 r. (IPPB2/ 415-454/09-4/AS).

... i zagraniczne

Dieta w zagranicznej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Jest ona określona w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Obliczamy ją w następujący sposób:

- za każdą dobę podróży – przysługuje pełna dieta,

- za niepełną dobę podróży: do 8 godzin – 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – 1/2 diety, ponad 12 godzin – pełna dieta.

Pracownikowi, który dostaje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), należy się 25 proc. diety. Zatrudnionemu, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na śniadanie 15 proc. diety, na obiad 30 proc. diety, na kolację 30 proc. diety i na inne wydatki – 25 proc. diety.

Podwładnemu, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pracownik odbywający podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego dostaje dietę podwyższoną o 25 proc. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.

Zwrot kosztów przejazdu

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z  uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi (bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje). Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa szef. Na wniosek zatrudnionego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jego własnością.

W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.; dalej – rozporządzenie o zwrocie kosztów prywatnego auta).

Pracodawca może wydatki związane z podróżą służbową pracowników zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów do wysokości należności faktycznie wypłaconych podwładnemu.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej dziesięć dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Dojazdy na miejscu

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w krajowej podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety (23 zł x 20 proc. = 4,60 zł). Ryczałt nie należy się, jeżeli:

- zatrudniony nie ponosi kosztów dojazdów,

- na wniosek pracownika zakład zgodził się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną delegację przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której korzystał on z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej podwładnemu przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Ryczałty nie należą się, jeżeli:

- pracownik odbywa podróż samochodem (służbowym lub prywatnym),

- strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

- pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Jeżeli więc pracownik porusza się po mieście stanowiącym cel podróży środkami komunikacji miejscowej, pomimo iż ma do swojej dyspozycji samochód służbowy, a pracodawca zwraca mu koszty tych przejazdów miejscowych, to kwoty te podlegają opodatkowaniu (postanowienie Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach z 27 marca 2007 r., RO/415-1/07).

Nocleg

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje w krajowej podróży zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli zakład nie zapewnił zatrudnionemu bezpłatnego noclegu, a ten nie przedłożył rachunku, to należy się ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (23 zł x 150 proc. = 34,50 zł) – pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 a 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Za nocleg w zagranicznej delegacji przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych.

W uzasadnionych sytuacjach szef może wyrazić zgodę na zwrot stwierdzonych rachunkiem kosztów za nocleg w hotelu w wysokości przekraczającej limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg zatrudnionemu należy się ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Ryczałtu tego nie przyznaje się za czas przejazdu.

Zwrot kosztów nie przysługuje, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Jeżeli pracodawca zgodził się na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limitu, uznając taki przypadek za uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot jest wolny od podatku dochodowego (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 lutego 2008 r., ILPB1/ 415-235/07-2/AMN).

Kierowcy, któremu pracodawca zleca wyjazd w celu wykonania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy tego kierowcy, przysługuje ryczałt za nocleg mimo posiadania przez niego samochodu przystosowanego do nocowania (tak postanowienie US Warszawa-Wawer z 28 czerwca 2007 r.,  1439/ DF/I-1479/07/AK).

Umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych (wyrok SN z 1 kwietnia 2011 r., II PK 234/ 2010).

Koszt zakwaterowania pracownika w krajowej podróży służbowej podlega zwolnieniu z podatku dochodowego w całości, a nie do kwoty 500 zł miesięcznie – art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 stycznia 2012 r., IBPBII/1/415-889/11/MK).

Inne wydatki

Pracodawca może zwrócić zatrudnionemu inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Chodzi tu np. o poniesione przez pracownika koszty: przejazdu taksówką, upominków lub biletu na imprezę kulturalną, telefonicznych rozmów służbowych.

Gdy pracownik zachoruje

W razie choroby zatrudnionego podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje ze środków zakładu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.

Nie podlegają refundacji koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.W razie śmierci pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Wartość zapłaconej przez pracodawcę składki ubezpieczeniowej, mającej zabezpieczyć zwrot ewentualnych kosztów leczenia za granicą pracownika w trakcie podróży służbowej, nie stanowi przychodu pracownika (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 sierpnia 2011 r., ILPB2/415-624/11-2/WS, odpowiedź Izby Skarbowej w Warszawie z 3 lutego 2012 r., IPPB4/415-872/11-3/SP oraz stanowisko MF z marca 2011 r., DD3/033/ 205/ KDJ/10/PK-1417).

Taką wykładnię przepisów potwierdził NSA w wyroku z 1 czerwca 2012 r. (II FSK 2351/10). Zgodnie z nim zagraniczne ubezpieczenie pracownika w zakresie ryzyka kosztów leczenia za granicą oraz leków i transportu zwłok do kraju stanowiło co prawda przychód pracownika, jednak może skorzystać ze zwolnienia na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

Warunkiem zastosowania ulgi do zatrudnionego w sektorze prywatnym jest uregulowanie jego uprawnienia do tego ubezpieczenia w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę.Gdy szef kupuje lekarstwa i szczepionki przeciw chorobom tropikalnym (np. na żółtą febrę, żółtą gorączkę, zapalenie wątroby typu A i B, błonicę, tężec, polio, malarię) w celu zapobieżenia zachorowaniu pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową bądź mających ją odbyć, wydatki te w ogóle nie stwarzają przychodu po stronie zatrudnionego (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 24 lutego 2012 r., IBPBII/1/415-945/ 11/MK).