Gdy sąd pierwszej instancji uwzględni skargę podatnika, przysługuje mu od organu podatkowego zwrot wszystkich kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw.

Zalicza się do nich – gdy postępowanie prowadzone było przez stronę osobiście lub przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem lub radcą prawnym – poniesione przez podatnika koszty sądowe, koszty przejazdów do sądu podatnika lub pełnomocnika oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. Suma kosztów przejazdu i równowartość utraconego zarobku nie może przy tym przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata lub radcy prawnego.

Jeśli podatnik w postępowaniu przed sądem był reprezentowany przez adwokata lub radcę prawnego, to do niezbędnych kosztów zalicza się ich wynagrodzenie (ale nie wyższe niż stawki opłat określone w przepisach i wydatki jednego adwokata lub radcy prawnego), koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony. Zasady te stosuje się odpowiednio do strony reprezentowanej przez doradcę podatkowego.

Gdy podatnik przegrywa przed sądem pierwszej instancji, nie musi się stresować, gdyż w tym przypadku koszty można przyznać tylko od organu. Gorzej jest, gdy tak się dzieje przed Naczelnym Sądem Administracyjnym. To dlatego, że w tym przypadku zasada orzekania o zwrocie kosztów obowiązuje w obie strony. W praktyce oznacza to, że koszty mogą być zasądzone zarówno od organu, jak i od podatnika.

NSA przyzna podatnikowi koszty, gdy to on wniósł skargę kasacyjną i wygrał, a także gdy wyrok sądu pierwszej instancji (czyli wojewódzkiego sądu administracyjnego) uwzględniający skargę podatnika zakwestionował fiskus i przegrał. W odwrotnej sytuacji, czyli gdy to fiskus wniósł skargę kasacyjną i wygrał, koszty poniesie podatnik.

Warto również pamiętać, że sąd może nałożyć na podatnika obowiązek zwrotu kosztów – w całości lub w części – i to niezależnie od wyników sprawy, jeśli koszty te zostały wywołane jego niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem.

W razie częściowego uwzględnienia skargi sąd może w uzasadnionych przypadkach zasądzić na rzecz skarżącego od organu tylko część kosztów (zwłaszcza jeśli skarga została uwzględniona w części niewspółmiernej w stosunku do wartości przedmiotu sporu ustalonej w celu pobrania wpisu).

Sąd nie może natomiast zasądzić zwrotu kosztów postępowania wyższych niż faktycznie poniesione przez skarżącego. Potwierdził to NSA w postanowieniu z 25 stycznia 2011 r. (I OZ 32/11).

Gdy po stronie skarżącej występuje kilku uprawnionych w sprawie, zwrot kosztów przysługuje każdemu z nich odpowiednio do udziału w sprawie. Jeżeli uprawnienia lub obowiązki skarżących związane z przedmiotem zaskarżenia są wspólne, zwrot kosztów następuje na ich rzecz solidarnie.

Aby jednak można było w ogóle liczyć na zwrot poniesionych kosztów, trzeba o to zawnioskować. Przepisy mówią bowiem wyraźnie, że podatnik traci uprawnienie do żądania zwrotu kosztów, jeżeli najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia nie zgłosi wniosku o przyznanie należnych kosztów (gdy działa bez adwokata lub radcy prawnego sąd powinien pouczyć go o skutkach niezgłoszenia wniosku we wspomnianym terminie).

Zasady tej – czyli konieczności zgłoszenia na czas wniosku o zwrot kosztów – nie stosuje się w przypadku orzekania na posiedzeniu niejawnym, gdy strona nie jest reprezentowana przez adwokata lub radcę prawnego. W takim przypadku o kosztach należnych stronie sąd orzeka z urzędu.