W praktyce rozliczenie umowy-zlecenia następuje najczęściej na podstawie rachunku. Chociaż nie ma podstawy prawnej, która zobowiązywałaby do składania rachunku do każdej umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia), to dokument taki powinien być nieodzownym elementem każdorazowej wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej.
Również w przypadku krótkotrwałych umów sezonowych. Rachunek stanowi bowiem potwierdzenie wykonania zlecenia lub poszczególnych jego etapów. Ponadto służy do wskazania odpłatności przysługującej za wykonane zlecenie w konkretnym okresie i właściwego naliczenia składek ZUS oraz zaliczki podatkowej.
Wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek, określający termin wypłaty, jest też ważnym dokumentem w razie sporu między stronami. Zleceniobiorca rozlicza się z powierzonych mu zadań, za co wystawia rachunek, a zleceniodawca potwierdza (lub nie), że umówiona praca została (lub nie) prawidłowo wykonana.
Rachunek ma też znaczenie jako dokument księgowy będący podstawą do uznania wypłaty jako kosztu uzyskania przychodu. W interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 lipca 2010 r. (IPP-B1/415-465/10-4/JB) czytamy: „(…) stwierdzić należy, że rachunki od umów zleceń nie mogą być ujęte w podatkowej księdze, na podstawie jednego dowodu wewnętrznego zawierającego listę rachunków z kwotami brutto oraz numerami rachunków. Spółka cywilna winna koszt podatkowy ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów, na podstawie poszczególnych rachunków od umów zleceń”.
Czasem bez składek
W kwestii ubezpieczeń społecznych podstawą jest ustalenie, czy zleceniobiorca jest już zatrudniony w innej firmie (na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnej), czy ta praca będzie dla niego jedyną formą zatrudnienia.
Jeżeli zleceniobiorca nie jest nigdzie zatrudniony i tym samym nie jest objęty ubezpieczeniami społecznymi z innego tytułu, warto w umowie wpisać następujące postanowienie: „zleceniobiorca oświadcza, że nie jest objęty ubezpieczeniami społecznymi z innego tytułu”. Będzie to jednoznaczna informacja, że od osiąganych z niej przychodów zleceniodawca musi odprowadzać składki na te ubezpieczenia.
Tylko wyjątkowo zleceniobiorca, dla którego jest to jedyna praca, nie jest objęty obowiązkiem ubezpieczeń.
Przykład
W okresie wakacyjnym właściciel restauracji zatrudnia studentów do pomocy w kuchni na umowy cywilnoprawne.
) przewiduje, że obowiązek ubezpieczeń społecznych nie dotyczy zleceniobiorcy, który jest uczniem (gimnazjum, szkoły ponadgimnazjalnej, ponadpodstawowej) lub studentem i nie ukończył 26 lat.
Od przychodów z takiej umowy odprowadza się tylko podatek dochodowy. Z tego względu zatrudnianie na umowę-zlecenie osób posiadających status studenta do 26. roku życia jest bardzo atrakcyjne.
Nie obędzie się bez bhp
Angażując zleceniobiorcę warto pamiętać, że wprawdzie nie podlega on przepisom kodeksu pracy, ale zatrudniający odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania przez niego umowy – gdy wykonuje ją w zakładzie pracy lub w miejscu wskazanym przez pracodawcę (art. 304 § 1 k.p.).
Nie ma natomiast ustawowego obowiązku przeprowadzania badań lekarskich zdolności do pracy zleceniobiorcy. W praktyce zdarza się jednak, że podstawa prawna do ich przeprowadzenia znajduje się w przepisach wewnątrzzakładowych, np. układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.
Zdaniem GIP w przypadku, gdy „rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną (będącą podstawą wykonywania pracy przez samozatrudniającego), poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie bhp.
Wówczas osoba ta ma na podstawie art. 211 kodeksu pracy obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim” (pismo GNP/426/4560-364/07/PE, „Rzeczpospolita” 27 lipca 2007 r.). Wprawdzie przepisy nie rozstrzygają, kto powinien ponieść koszt badań w takim przypadku, jednak obowiązek ten wydaje się spoczywać na zamawiającym. To on bowiem będzie dzięki temu zabezpieczony na wypadek niekorzystnego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie zleceniobiorcy oraz ewentualnej kontroli PIP.
