Spółka kapitałowa: dostęp do informacji i dokumentów dla wspólnika

Spółki kapitałowe, tj. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i spółka akcyjna (SA), jako osoby prawne działają poprzez swoje organy.

Odmiennie od zasad obowiązujących w spółkach osobowych samo posiadanie statusu wspólnika sp. z o.o. czy akcjonariusza SA, nie uprawnia do reprezentowania spółki i  prowadzenia jej spraw, a w  związku z tym nie daje automatycznej możliwości uczestnictwa w bieżących sprawach spółki i dostępu do wszelkich danych dokumentów oraz dokumentów spółki.

Zakres uprawnienia

Zgodnie z art. 212 kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh), prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi sp. z o.o., a zatem również wspólnikowi mniejszościowemu. Jest to uprawnienie indywidualne, które przysługuje wspólnikowi z mocy prawa (nie jest więc konieczne wyraźne jego zastrzeżenie w umowie spółki) i może być realizowane w zasadzie w każdym czasie.

Uwaga!

Wspólnik mniejszościowy może wykonywać prawo kontroli osobiście lub wraz z upoważnioną przez siebie osobą.

Na prawo kontroli składają się trzy uprawnienia:

- prawo przeglądania ksiąg i dokumentów spółki,

- sporządzenia bilansu dla swego użytku lub

- żądanie wyjaśnień od zarządu.

Prawo kontroli daje wspólnikowi mniejszościowemu dostęp w zasadzie do wszystkich informacji i dokumentów spółki, nawet tych opatrzonych klauzulą poufności. Wskazuje się, iż chodzi przede wszystkim o dokumentację znajdującą się w spółce, np. spis inwentarza, dokumentację rozliczeń ZUS, potwierdzenia płacenia podatków, zestawienie wyników za dany okres, sprawozdania, dokumentację związaną z toczącymi się procesami, księgi handlowe, korespondencję, umowy czy protokoły pokontrolne.

Notatki, odpisy, kserokopie

Wykonując prawo kontroli, wspólnik mniejszościowy może nie tylko sporządzać notatki, odpisy, ale – jak się wydaje – w wykonywaniu swojego prawa może on również żądać od spółki przekazania mu kserokopii interesujących go dokumentów (za zwrotem wydatków poniesionych z tego tytułu przez spółkę). Ewentualne ograniczenia przedmiotowe w ujawnianiu dokumentów (lub pewnych danych w nich zawartych) mogłyby wynikać z konieczności przestrzegania przepisów prawa, np. dotyczących tajemnicy państwowej.

Prawo do informacji o spółce zawiera w sobie również możliwość domagania się przez wspólnika mniejszościowego wyjaśnień od zarządu. Wyjaśnienia zarządu, jak i żądanie ich złożenia mogą być przedstawiane ustnie lub pisemnie, w każdym czasie, w tym na zgromadzeniu wspólników, na którym obecni są członkowie zarządu. Wyjaśnienia nie powinny wychodzić poza zakres spraw danej spółki, a zatem nie powinny co do zasady obejmować np. spraw związanych z funkcjonowaniem innych spółek wchodzących w skład jednej grupy czy też dotyczyć umów pomiędzy wspólnikami.

Prawo indywidualnej kontroli, w tym prawo dostępu wspólnika mniejszościowego do informacji i dokumentów spółki, może zostać – zgodnie z art. 213 § 3 ksh – ograniczone lub wyłączone w umowie spółki, w przypadku ustanowienia organów mających uprawnienia kontrolne, tj. rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Nie jest jednak możliwe, aby wyłączenie prawa indywidualnej kontroli mogło oznaczać pozbawienie wspólnika uprawnień określonych w art.  248 § 4 ksh, tj. przeglądania księgi protokołów, a także żądania wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

Możliwa odmowa

Zarząd może ponadto, na podstawie art. 212 § 2 ksh, odmówić wspólnikowi mniejszościowemu wyjaśnień oraz udostępnienia dokumentów spółki na skutek istnienia uzasadnionej obawy, że taki wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.

Podstawą odmowy udzielenia informacji mogłaby być np. obawa przed wykorzystaniem istotnych informacji dla celów działalności konkurencyjnej. Zarząd ma jednak utrudnione zadanie przy takiej odmowie – obie przesłanki powinny być bowiem spełnione łącznie i musi pomiędzy nimi zachodzić związek przyczynowy.

Dyskusyjna jest natomiast kwestia odmowy wspólnikowi mniejszościowemu dostępu do informacji w sytuacji, w której wspólnik ten nadużywa tego uprawnienia, tj. korzysta z niego wyłącznie dla szykany, a jedynym jego celem jest nękanie zarządu.

W doktrynie reprezentowane jest stanowisko, zgodnie z którym art. 212 § 2 ksh, jako lex specialis wobec art. 5 kodeksu cywilnego (kc), wyłącza możliwość pozbawienia wspólnika prawa do informacji, z powołaniem się na nadużycie prawa. Wydaje się jednak, iż w wyjątkowych, „drastycznych” wypadkach można by było dopuścić możliwość odmowy wspólnikowi prawa kontroli na podstawie art. 5 kc, pamiętając jednak, że powyższy środek powinien mieć charakter ostateczny.

Interwencja do sądu rejestrowego

Zasadność odmowy wspólnikowi mniejszościowemu prawa do informacji podlega kontroli wspólników. Zgodnie z art. 212 § 3 ksh, wspólnik, któremu odmówiono dostępu do informacji, może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników, która powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.

Ponadto wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może – w oparciu o przepis art. 212 § 4 ksh – złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki.

Prawo to przysługuje wspólnikowi w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale wspólników lub od bezskutecznego upływu terminu na podjęcie uchwały przez wspólników.

W jakim czasie wyjaśnienia

Przepisy ksh nie wyznaczają zarządowi terminu, w którym powinien udzielić wspólnikowi mniejszościowemu wyjaśnień. Wydaje się, iż w sytuacji, w której będziemy mieć do czynienia z przedłużającym się ponad rozsądne granice czasowe (ustalane każdorazowo w oparciu o zakres przedłożonego żądania) brakiem reakcji zarządu na ustosunkowanie się do żądania wspólnika, ten brak reakcji należy poczytywać za odmowę udzielenia wyjaśnień przez zarząd.

Wobec takiej odmowy wspólnik będzie uprawniony (ewentualnie po  uprzednim dodatkowym wezwaniu zarządu do udzielenia wyjaśnień) do żądania rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników, która w swej treści powinna albo zobowiązać zarząd do  udzielenia wyjaśnień wspólnikowi w oznaczonym terminie, albo odmawiać mu wyjaśnień.

Pod uwagę należy wziąć również fakt, iż w szczególności w sytuacji istnienia konfliktu pomiędzy wspólnikami (w tym na linii wspólnik większościowy – wspólnik mniejszościowy) może dochodzić do nadużywania prawa indywidualnej kontroli przez niektórych wspólników. Wspólnicy większościowi mogą wówczas dążyć – w drodze zmiany umowy spółki – do ustanowienia organów kontrolnych (rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej) i wyłączenia lub ograniczenia indywidualnej kontroli wspólnika mniejszościowego w trybie art. 213 § 3 ksh.

Zgodnie z dominującym w literaturze poglądem, wyłączenie lub ograniczenie prawa indywidualnej kontroli wspólnika w umowie spółki musiałoby obejmować wszystkich wspólników (a zatem nie mogłoby dotyczyć jedynie niektórych z nich). W tej materii istnieje również inny pogląd, zgodnie z którym możliwe jest wyłączenie lub ograniczenie prawa kontroli w odniesieniu do niektórych tylko wspólników.

Należy jednak pamiętać, że i w takiej sytuacji zmiana umowy spółki wymagać będzie indywidualnej zgody tych wspólników, których takie uszczuplenie praw udziałowych miałoby dotyczyć (art. 246 § 3 ksh).

Wejście rewidenta

Wspomnieć należy również, iż oprócz kontroli sp. z o.o. realizowanej indywidualnie przez wspólnika mniejszościowego możliwe jest także dokonanie rewizji sp. z o.o. przez podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych (biegłego rewidenta).

Bada biegły

Sąd rejestrowy może na żądanie wspólnika (wspólników) reprezentującego co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, wyznaczyć podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki (art. 223 ksh).

Członkowie organów spółki zobowiązani są udzielać biegłemu rewidentowi żądanych wyjaśnień oraz zezwolić mu na przeglądanie ksiąg, dokumentów spółki, badania stanu kasy, dokonania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów spółki, a także udzielać biegłemu w tym celu stosownej pomocy. Sporządzone sprawozdanie biegły składa sądowi rejestrowemu, który przesyła następnie odpis sprawozdania żądającemu zbadania spółki, zarządowi oraz radzie nadzorczej (komisji rewizyjnej).

Ponadto sporządzone sprawozdanie powinno być odczytane w całości na najbliższym zgromadzeniu wspólników. Koszty sporządzonego badania (określone przez sąd rejestrowy) ponosi co do zasady podmiot żądający badania, aczkolwiek w sytuacji, w której badanie wykaże nadużycie, niekorzystne dla spółki działanie lub rażące naruszenie prawa bądź umowy spółki, żądający badania może wymagać od spółki zwrotu kosztów (art. 226 ksh).

Komentuje Michał Badowski, radca prawny z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr sp.k.