Realizując swoje ustawowe zadania, członkowie rady pracowników uzyskują dostęp do danych, których analiza może niekiedy wymagać od nich specjalistycznej wiedzy.

Co robi rada

Rada pracowników prowadzi konsultacje z pracodawcą co do stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia, jak również działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Tak stanowi art. 14 ustawy z 7 kwietnia 2006 r.  o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550 ze zm., dalej ustawa).

Konsultacje takie toczą się na podstawie danych przekazanych radzie przez pracodawcę. Co do zasady, szef nie ma obowiązku opracowania informacji podanych radzie. Może się więc zdarzyć, że te wiadomości i opracowania nie będą w pełni zrozumiałe dla jej członków. Bez pomocy specjalisty w danej dziedzinie gremium to ma więc ograniczoną szansę merytorycznie ustosunkować się do argumentów pracodawcy. W takiej sytuacji konsultacje z przedstawicielami załogi stają się fikcją.

Ten sam poziom

Aby zapewnić radzie pozycję równorzędnego partnera w konsultacjach i jednocześnie umożliwić jej spełnianie ustawowych zadań jako reprezentanta interesów załogi, ustawodawca przyznał jej prawo występowania o ekspertyzę na koszt pracodawcy. W praktyce i on może na tym zyskać, gdyż podnosi się poziom merytoryczny tego gremium, co usprawnia przebieg konsultacji.

Wydatki związane ze zlecanymi ekspertyzami wchodzą w zakres kosztów działalności rady, ale co do zasady w całości obciążają pracodawcę. Ustawa nie określa ani limitu kosztów specjalistycznej pomocy ponoszonej przez firmę, ani sposobu przeprowadzania opinii.

Strony mogą to ustalić w porozumieniu, np. ustalić, jak często i w jakich przypadkach rada będzie występować o pomoc specjalisty oraz w jakiej formie i komu będą przedstawiane wyniki ekspertyzy.

Aby ochronić swoje interesy, pracodawca powinien zapewnić sobie wpływ na wybór biegłego. A to dlatego, że specjalista ten może mieć dostęp do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Stąd tak ważne będzie powierzenie przygotowania ekspertyzy osobie gwarantującej poufność przekazywanych jej danych.

Tylko niezbędne opracowania

Jeśli natomiast strony nie dojdą do porozumienia, szef musi pokryć wyłącznie kosztów ekspertyz niezbędnych. Obejmują one zatem zagadnienia wchodzące w zakres ustawowych zadań rady i których złożoność wymaga zasięgnięcia opinii eksperta.

Przykładem będzie analiza wpływu planowanych działań pracodawcy na poziom zatrudnienia i politykę płacową w zakładzie. W praktyce zdarzało się bowiem, że rady zlecały ekspertyzy niezwiązane z kompetencjami tego gremium lub w sprawach, które nie wymagały pomocy specjalisty. A pracodawca płacił niewspółmiernie do uzyskanej analizy.

To koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z przepisami podatkowymi, aby poniesiony przez pracodawcę wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu, musi istnieć związek przyczynowy między tym wydatkiem a uzyskaniem bądź też możliwością uzyskania przychodów przez firmę.

Dotychczas organy podatkowe pozwalały zaliczyć koszty ekspertyz do kosztów uzyskania przychodu. Wedle interpretacji organów podatkowych ekspertyzy przyczyniają się do usprawnienia komunikacji rady z pracodawcą i budują wśród załogi przekonanie, że jej reprezentanci mają wpływ na funkcjonowanie zakładu.

W rezultacie pracownicy są bardziej zaangażowani w pracę, co może znaleźć przełożenie na wyniki ekonomiczne osiągane przez pracodawcę.

Tak m.in. stwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji ITPB3/423-629a/09/MK oraz dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji II-1/4210-25/Int./06.

—Katarzyna Kopyłowska prawnik w kancelarii DLA Piper Wiater sp.k.