Walne zgromadzenia akcjonariuszy: Uchwałę trzeba zapisać w protokole

Przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają zamieszczenia treści uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy w protokole sporządzonym przez notariusza. Protokół taki winien przybrać formę aktu notarialnego. Odwołanie się w protokole do uchwał stanowiących załącznik do protokołu stanowi naruszenie przepisów o formie czynności prawnych.

Art. 421 § 1 kodeksu spółek handlowych wprowadza obowiązek umieszczania uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy w protokole sporządzonym przez notariusza. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący i nie może on zostać wyłączony przez odmienne postanowienia statutu. Przepisy k.s.h. nie zawierają jednak żadnych regulacji dotyczących wymogów formalnych, jakim winny odpowiadać uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy.

W § 2 art. 421 k.s.h. określono obligatoryjne elementy sporządzonego przez notariusza protokołu.

Co zapisać

Protokół powinien zawierać:

- stwierdzenie prawidłowości zwołania walnego zgromadzenia,

- stwierdzenie zdolności walnego zgromadzenia do powzięcia uchwał,

- wymienienie powziętych uchwał; przy każdej uchwale podaje się: liczbę akcji, z których oddano ważne głosy, procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym, łączną liczbę ważnych głosów, liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” oraz zgłoszone sprzeciwy.

Lista obecności i głosujących

Do protokołu winna zostać dołączona lista obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia oraz lista akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Powyższe przepisy k.s.h. regulują jedynie częściowo problematykę zarówno formy, jak i treści protokołu, walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki akcyjnej. Szczegółowe regulacje co do dalszych wymagań formalnych protokołu z walnego zgromadzenia akcjonariuszy określa art. 104 ustawy z 14 lutego 1991r. prawo o notariacie.

Zgodnie z § 2 tego artykułu protokół taki winien zostać podpisany przez przewodniczącego zgromadzenia i notariusza, o ile statut lub przepis szczególny nie stanowi inaczej. Z kolei art. 104 § 4 nakazuje sporządzenie protokołu w formie aktu notarialnego, w związku z czym należy odpowiednio stosować art. 92 ustawy prawo o notariacie.

Wątpliwości

Zdarzają się w praktyce sytuacje, że w sporządzonym przez notariusza protokole z walnego zgromadzenia akcjonariuszy stwierdza się liczbę głosów oddanych „za”, „przeciw”, „wstrzymujących się” oraz czy dana uchwała została podjęta, przy czym jej treść nie jest wpisana do protokołu, lecz stanowi załącznik do tegoż protokołu. W związku z tym powstała wątpliwość, czy taka uchwała spełnia wymóg umieszczenia w protokole sporządzonym w formie aktu notarialnego.

Problem ten rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 26 września 2008r. (V CSK 91/2008). Zdaniem SN „protokół” i „załącznik do protokołu” użyte w ustawie prawo o notariacie to dwa różne pojęcia, którym nie można nadawać tego samego znaczenia.

Protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy to dokument urzędowy sporządzony w formie aktu notarialnego odpowiadający pod względem formy i treści przepisom prawa o notariacie (art. 104 oraz art. 92 i nast. w zw. z art. 104 § 4) oraz przepisom k.s.h. (art. 421 § 1 i 2). Z kolei art. 94 § 2 prawa o notariacie brzmi np: „Akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu aktu notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą. Na żądanie powinny być odczytane również załączniki do aktu”.

Jaka jest różnica

Z treści powołanego przepisu wyraźnie zauważalna jest różnica, jaką ustawodawca nadał aktowi notarialnemu oraz załącznikowi do tego aktu. Akt notarialny winien zostać przed podpisaniem odczytany w przeciwieństwie do załącznika, który winien zostać odczytany wyłącznie na żądanie. Ponadto notariusz winien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu.

Taki obowiązek przekonania się przez notariusza, że osoby biorące udział w czynności rozumieją treść i znaczenie nie dotyczy załączników. Przepisy wyraźnie wskazują na różne znaczenie aktu notarialnego oraz załącznika do aktu notarialnego. Ponadto art. 79 pkt 1 prawa o notariacie sporządzenie aktu notarialnego zalicza do czynności notarialnych, sporządzenie załącznika zaś już taką czynnością nie jest.

Ma to istotne znaczenie w kontekście art. 1 § 1 oraz art. 2 § 2 ustawy prawo o notariacie. Zgodnie z pierwszym z ww. przepisów notariusz jest powołany do dokonywania czynności notarialnych. Z kolei zgodnie z art. 2 § 2 „Czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego”.

Na podstawie tych przepisów stwierdzić należy, że protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy sporządzony przez notariusza w formie aktu notarialnego stanowi dokument urzędowy. Dokumentem takim nie jest zaś załącznik do aktu, co do którego ustawa prawo o notariacie nie wprowadza żadnych wymagań.

Skoro więc art. 421 § 1 k.s.h. wymaga umieszczenia uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy w protokole sporządzonym przez notariusza, a art. 104 § 4 prawa o notariacie stanowi, że protokół ten winien zostać spisany w formie aktu notarialnego, niedopuszczalne jest zamieszczanie tych uchwał w załączniku do protokołu. Określony w art. 421 § 1 k.s.h. wymóg „umieszczenia” w protokole nie może się sprowadzać do „wymienienia” z jednoczesnym odesłaniem do załącznika.

Po prostu wpisanie

Pojęcie „umieszczenie” użyte w tym przepisie należy zgodnie z językiem potocznym rozumieć jako „wpisanie do protokołu”. To „wpisanie do protokołu” winno przybrać postać konkretnej uchwały, o konkretnej treści, odnoszącej się do ściśle określonego przedmiotu uchwały.

Określony w art. 421 § 2 k.s.h. obowiązek wymienienia w protokole powziętych uchwał nie może być rozumiany jako uprawnienie do ich zamieszczania w załączniku do aktu notarialnego. Wymienienie powziętych uchwał, a przy każdej uchwale: liczby akcji, z których oddano ważne głosy, procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym, łączną liczbę ważnych głosów, liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” oraz zgłoszone sprzeciwy ma charakter sprawozdawczo-informacyjny.

Groźna sankcja

Umieszczenie więc treści uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy w załączniku do protokołu sporządzonego przez notariusza w formie aktu notarialnego powoduje nieważność takiej uchwały. Zgodnie z art. 425 § 1 k.s.h. osobom lub organom wymienionym w art. 422 § 2 k.s.h. przysługuje prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały walnego zgromadzenia jako sprzecznej z ustawą.