Najważniejsza zmiana w stosunku do wcześniejszych zasad udzielania urlopów wypoczynkowych przez przełożonych polega w tym roku na wydłużeniu terminu wybrania zaległości.
Został on przesunięty z końca marca na koniec września. Dla pracowników to znaczące ułatwienie. Po pierwsze mają więcej czasu na zrealizowanie swoich podstawowych uprawnień do corocznego płatnego wypoczynku.
Po drugie zaś wakacje mogą przypadać w najbardziej dogodnym dla nich terminie, czyli latem i wczesną jesienią, a nie jak do niedawna zimą i wiosną. Zyskali także pracodawcy, którzy mają mniejszy stres, że wyjazdy skumulują się przy końcu marca. Teraz rozłożą się na więcej miesięcy.
Przypominamy szefom najważniejsze reguły udzielania urlopów wypoczynkowych. Uwzględniamy także te dotyczące pracowników niepełnosprawnych. Zacząć jednak należy od nowości.
Do końca roku lub później
Co do zasady zgodnie z art. 161 k.p. pracownik powinien skorzystać z urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Nie zawsze jednak będzie to możliwe. Czasami podwładny nie wyjedzie na wakacje, bo długo choruje.
Innym razem jest na tyle potrzebny w zakładzie, że perspektywa wolnego oddala się. Pracownik jednak nie traci prawa do tego urlopu, a jedynie może z niego skorzystać później. Na taką ewentualność przełożeni są przygotowani, bo kodeks pracy zezwala im dać go z pewną prolongatą.
Do końca ubiegłego roku obowiązywał art. 168 k.p., w myśl którego jeśli pracownik nie miał wakacji ustalonych zgodnie z art. 163 k.p. (czyli zapisanych w planie urlopów lub po porozumieniu z pracodawcą), to należało go udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Od stycznia na wybranie jest o pół roku więcej.
Zamieszanie z 2012 rokiem
Nie od razu było jednak pewne, że taka poprawa będzie obowiązywała już w 2012 r. To skutek braku przepisów przejściowych w ustawie z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378, dalej ustawa deregulacyjna).
To ona wydłużyła okres na skorzystanie z wakacyjnej zaległości z końca marca w art. 168 k.p. w starym brzmieniu do końca września w znowelizowanej postaci tego przepisu. Nie wskazała jednak precyzyjnie, że najpóźniejsze wykorzystanie wakacyjnej zaległości dotyczyć będzie także tej pochodzącej z 2011 r., choć nowelizacja kodeksu pracy zaczęła obowiązywać od 1 stycznia 2012 r.
Zamieszanie pogłębiła Państwowa Inspekcja Pracy, która na początku grudnia 2011 r. podała, że dłuższe wykorzystanie dawnych urlopów dotyczy dopiero tych z 2012 r. i te będzie można wybrać do 30 września 2013 r. Po kilku dniach urząd zapytany przez „Rzeczpospolitą” odpowiedział coś wręcz odwrotnego.
Z zaległym urlopem z 2011 r. już w 2012 r. można się przeciągnąć przez trzy kwartały. – Na jego wybranie będzie więc czas do końca września – wynikało z informacji Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy. W ten sam sposób wątpliwości związane z art. 168 k.p., mówiącym o najpóźniejszym wykorzystaniu zaległego urlopu, objaśnił resort pracy.
Wątpliwości i interpretacje
W kąt poszły więc tłumaczenia prawników, którzy – zanim pojawiły się wyjaśnienia urzędów – próbowali zinterpretować nowy przepis ustawy deregulacyjnej. Ich zdaniem, gdyby przyjąć, że wydłużony okres wybrania wakacji dotyczy urlopu nabytego w 2011 r., łamałoby to zasadę, że prawo nie działa wstecz. Do urlopu nabytego w 2011 r. należało zatem stosować art. 168 k.p. w brzmieniu obowiązującym w dacie jego nabywania, czyli ten o marcowym terminie wybrania zaległości.
Inni podchodzili bardziej pragmatycznie. Skoro sama ustawa deregulacyjna nie wskazała, co zrobić w takiej sytuacji, to albo zupełnie nikt jej nie przewidział, albo nie ma powodu rozpatrywać takich wątpliwości, bo sprawa jest banalna.
Tłumaczyli, że nie ma podstaw, aby komplikować przepis. Obowiązuje on od początku tego roku i bez względu na to, czy chodzi o urlop z 2011 r., czy nieprzedawnione wakacje sprzed kilku lat, można je wybrać przez dziewięć miesięcy 2012 r.
Taką opinię potwierdziły też oba urzędy:
Nie przeocz pozostałych regulacji
- Dając urlop, pracodawcy nie mogą zapominać o tym, że zawsze przypada on na dni robocze i to w takim wymiarze, jaki wynika z grafiku wypoczywającego (art. 1542 k.p.). To szczególnie ważne u tych, którzy pracują np. w równoważnym systemie. Nie zawsze ich dniówka liczy osiem godzin, czasami będą to tylko cztery godziny na dobę, a innym razem 12 godzin. Temu, kto w takim dniu wypoczywa, trzeba więc odpowiednio ująć z puli urlopowej cztery lub 12 godzin.
- Nie wolno pomniejszyć wakacji temu, kto pojawia się w firmie po zakończeniu nauki czy innej pracy. Te okresy też wpływają na uprawnienia urlopowe.
- Choć urlop to podstawowe uprawnienie pracownika, to o jego dacie nie może decydować samodzielnie. Robi to w porozumieniu z pracodawcą lub wybiera się na niego w terminie wynikającym z planu urlopów. Co do zasady taki grafik, jeśli dotyczy 12 miesięcy, powinien objąć pełne wakacje, niemal wszystkie dni, poza tymi na żądanie (cztery dni w roku w myśl art. 1672 k.p.). Gdy firma tworzy plan na krótsze okresy, może wymagać od załogi wskazania proporcjonalnie krótszych odcinków urlopu. Jeśli jednak grafik obejmuje 22 lub 16 dni, to zgodnie z art. 162 k.p. co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
To zaś oznacza, że pracownik w terminarzu zaznacza właśnie tyle dni jako należne mu nieprzerwane wakacje.
- Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z każdego wypoczynku, także z tego na żądanie, choć tu powody muszą być bardziej istotne niż przy wezwaniu ze zwykłego urlopu. Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę jest dopuszczalne tylko wskutek szczególnych jego potrzeb, jeżeli nieobecność podwładnego spowodowałaby zakłócenie toku pracy (art. 164 § 2 k.p.). Ponadto trzeba przesunąć urlop, gdy podwładny nie może go rozpocząć z powodu własnej choroby czy urlopu macierzyńskiego. Takiego przywileju zatrudniony nie ma już, gdy choruje jego dziecko czy matka.
- Spore problemy mogą mieć ci szefowie, których pracownicy nie pojawili się w firmie przez kilka tygodni lub miesięcy.
Jeśli ich nieobecność spowodowana np. urlopem bezpłatnym, wychowawczym czy inną nieusprawiedliwioną przyczyną przekracza miesiąc, muszą proporcjonalnie obniżyć im wakacje. Ale taka decyzja nie obejmie tego, kto już nie wraca do firmy z dłuższej absencji, np. gdy dostał dyscyplinarkę za nieusprawiedliwoną, kilkumiesięczną nieobecność. Nie wolno mu więc uszczuplić ekwiwalentu za niewykorzystane wakacje. A ten trzeba wypłacić zawsze wtedy, gdy zrealizowanie urlopu w naturze nie jest możliwe z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 k.p.).
Czytaj również:
