Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli każde, które nie ma zwyczajnego charakteru, zwołuje się w przypadkach określonych w kodeksie spółek handlowych (w dziale poświęconym sp. z o.o.) lub umowie podmiotu, a także gdy organy bądź osoby uprawnione do zwoływania zebrań udziałowców uznają taką konieczność.
Co do zasady z inicjatywą odbycia zgromadzenia wspólników (zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego) występuje zarząd. Następuje to zazwyczaj w drodze uchwały podjętej, w przypadku braku odmiennych uregulowań umownych, bezwzględną większością głosów.
Tak też uznał Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 21 listopada 2006 r., I ACa 713/06, podnosząc, że „Inicjatywa zwołania walnego zgromadzenia spółki kapitałowej winna pochodzić od zarządu (jako organu) i przybrać formę uchwały (art. 235 § 1 kodeksu spółek handlowych)”. Przy czym brak jest przeszkód, aby samo zaproszenie na zebranie udziałowców podpisała tylko jedna osoba wchodząca w jego skład (przy założeniu, że organ ten jest wieloosobowy).
Uwaga!
Członkowie zarządu, którzy wbrew obowiązkowi nie zwołują zgromadzenia wspólników narażają się na solidarną odpowiedzialność odszkodowawczą określoną w art. 293 i 294 ksh. Mogą ją ponieść, jeżeli wskutek zaniechania zaistnieje w spółce szkoda oraz zostanie wykazana ich wina i związek przyczynowy między szkodą a opisanym zachowaniem. Ponadto podlegają oni grzywnie do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.
Uprawnienie rady nadzorczej
Od wspomnianej ogólnej reguły zwoływania zgromadzeń wspólników przez zarząd są jednak wyjątki. Rada nadzorcza, względnie komisja rewizyjna mogą bowiem skorzystać z prawa zwołania nadzwyczajnego zebrania udziałowców, jeżeli jego odbycie uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła owego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez wymienione gremia.
Przy czym umowa spółki może przyznać opisywane uprawnienie także innym osobom (określonemu wspólnikowi, grupie 10 pracowników), w tym – z zewnątrz (związkowi zawodowemu, organowi związanemu z przedmiotem działalności spółki).
Przykład 1
Pan Patryk, pełnomocnik P sp. z o.o. mimo braku odpowiedniego zapisu umowy spółki, 2 listopada 2011 r. skierował do zarządu pismo, w którym zażądał zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników 2 grudnia 2011 r.
Jako uzasadnienie wskazał, że konieczne jest podjęcie uchwały o odwołaniu pana Janusza z funkcji wiceprezesa zarządu, który – w jego ocenie – podjął działania na niekorzyść podmiotu (dwukrotnie zgodził się na zakup nieruchomości dla spółki po zawyżonej cenie). Przedmiotowe pismo wpłynęło do P sp. z o.o. 3 listopada 2011 r. Pozostało bez odpowiedzi. Pan Patryk nie może jednak wysłać do udziałowców zaproszeń na nadzwyczajne zgromadzenie. Umowa P sp. z o.o. nie przyznaje bowiem pełnomocnikowi podmiotu takiego uprawnienia.
Gdyby przedmiotowy kontrakt zawierał takie postanowienie, wówczas pan Patryk mógłby najpóźniej 18 listopada wystosować do wspólników zaproszenie na ich nadzwyczajne zebranie 2 grudnia 2011 r. (musiałoby być wysłane minimum na dwa tygodnie przed datą zgromadzenia) zawierające szczegółowy porządek obrad oraz ewentualnie załączyć projekty uchwał.
Uwaga!
Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, względnie inna osoba (jeżeli takie rozwiązanie dopuszcza umowa spółki) mają prawo zwołania zwyczajnego zebrania udziałowców, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie wynikającym z ustawy bądź umowy podmiotu.
Prawo wspólników
Czym innym niż prawo zwoływania zgromadzeń jest uprawnienie do żądania zwołania zebrania wspólników przysługujące: radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej (po upływie czasu na jego zwołanie przez zarząd), osobom wyliczonym w umowie spółki (uwaga – jak wyżej) oraz udziałowcom.
Przy czym tym ostatnim należy się jedynie prawo do domagania się odbycia ich nadzwyczajnego zebrania. Warunkiem jest jednak, że z roszczeniem tym – wobec zarządu – wystąpią na piśmie udziałowcy reprezentujący minimum 10 proc. kapitału zakładowego.
Co najmniej jedna dziesiąta owego kapitału może także – w tej samej formie – domagać się umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego – zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego – ich zgromadzenia. Może to zrobić na maksymalnie miesiąc przed proponowaną datą zgromadzenia. Po bezskutecznym upływie zakreślonego terminu zarząd nie jest zobowiązany do uwzględnienia nadprogramowych punktów porządku obrad.
Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce, gdy udziałowcy nie zachowają pisemnej formy żądania wprowadzenia do porządku obrad dodatkowych spraw bądź gdy nie zostanie ono skierowane do zarządu, tylko do innego organu spółki - patrz przykłady 2 i 3.
Przyjąć należy, że owo pisemne żądanie jest skutecznie złożone już wobec jednego członka tego gremium. Wykluczone jest, aby jego adresatami byli pełnomocnicy i prokurenci, chyba że dysponują prawem zwoływania zgromadzeń.
Przykład 2
Pan Michał, udziałowiec N sp. z o.o. reprezentujący 20 proc. kapitału zakładowego spółki 10 listopada 2011 r. złożył wobec pana Krzysztofa, prezesa zarządu, pisemne żądanie zwołania 10 grudnia 2011r. nadzwyczajnego zebrania wspólników.
W piśmie przedstawił harmonogram obrad oraz załączył projekty uchwał. W odpowiedzi zarząd stwierdził, że z uwagi na to, iż zostało ono skierowane tylko do jednego, a nie wszystkich jego członków, nie ma obowiązku jego zwołania. Stanowisko zarządu nie jest zasadne.
Oświadczenie to mogło być złożone wobec jednej tylko osoby wchodzącej w skład zarządu. W tej sytuacji pan Michał może 25 listopada wystąpić do sądu rejestrowego o upoważnienie np. jego do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Przykład 3
Pani Dominika, wspólniczka M sp. z o.o., reprezentująca 25 proc. kapitału zakładowego, dwa tygodnie przed datą nadzwyczajnego zgromadzenia udziałowców zgłosiła telefonicznie panu Ksaweremu, wiceprezesowi zarządu, dodatkowe punkty porządku obrad.
Odmówił on jednak ich uwzględnienia. podnosząc, że nie został zachowany termin na ich przedstawienie (powinny być zgłoszone najpóźniej na miesiąc przed datą zgromadzenia) ani forma pisemna.
Pan Ksawery ma rację. W takiej sytuacji nie musi poszerzać agendy obrad nadzwyczajnego zebrania.
Na podstawie orzeczenia sądu
Jeżeli zarząd w ciągu dwóch tygodni od dnia przedstawienia pisemnego żądania nie zwoła nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, sąd rejestrowy fakultatywnie – po wezwaniu gremium – do złożenia oświadczenia upoważnia do jego zwołania wspólników, którzy się tego domagają. Przy czym w razie zmian personalnych nie ma przeszkód, aby sąd upoważnił do zwołania tego nadzwyczajnego zebrania również innych wspólników, a w szczególności nabywców udziałów.
Sąd wyznacza przewodniczącego zgromadzenia, natomiast „Wyznaczenie przez sąd osoby do przewodniczenia zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. jest wiążące i osoba ta nie może ustanowić pełnomocnika do tego przewodniczenia.” (wyrok Sądu Najwyższego z 27 października 2010 r., V CSK 110/ 10).
Udziałowcy podejmują na tak zwołanym zgromadzeniu uchwałę rozstrzygającą, czy koszty zwołania i odbycia zgromadzenia ma ponieść spółka. Kosztami można obciążyć np. zarząd - patrz wzór wniosku o upoważnienie wspólników do zwołania nadzwyczajnego zebrania udziałowców.
Wzór wniosku o upoważnienie wspólników do zwołania nadzwyczajnego zebrania udziałowców
Płock, 24.11.2011
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie
XIV Wydział Gospodarczy KRS
Wnioskodawca:
Weronika Malinowska
– Wspólnik GH sp. z o.o. z/s w Płocku
ul. Portowa 34, 09-400 Płock
zam. Kominowa 21, 09-400 Płock;
Uczestnik:
GH sp. z o.o. z/s w Płocku
ul. Portowa 34, 09-400 Płock
repr. przez Apolonię Kowalczyk – Prezesa Zarządu.
Opłata stała 40 zł
Wniosek
o upoważnienie wspólnika do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników
spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
W imieniu własnym, na podstawie art. 237 § 1 ksh, wnoszę o:
upoważnienie wnioskodawczyni do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników
GH spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z/s w Płocku, ul. Portowa 34, 09-400 Płock, zarejestrowanej w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy KRS pod nr KRS: 0000012345.
Uzasadnienie
Wnioskodawczyni jest jednym z trzech wspólników GH sp. z o.o. z/s w Płocku. Reprezentuje 45 proc. kapitału zakładowego spółki.
Dowód:
aktualny odpis z KRS GH sp. z o.o.
W dniu 7.11.2011 r. wnioskodawczyni skierowała do pani Apolonii Kowalczyk, prezesa Zarządu GH sp. z o.o. pisemne żądanie zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia udziałowców na 6.12.2011 r. o godz. 15.00 w siedzibie spółki. Pismo to zawierające szczegółowy porządek obrad oraz opatrzone załącznikiem w postaci projektu Uchwały NZW GH sp. z o.o. Nr 3/2011
w sprawie odwołania wiceprezesa zarządu zostało doręczone do spółki 7.11.2011 r. przez kuriera za potwierdzeniem odbioru.
Dowód: pismo z dnia 7.11.2011 r. wraz z potwierdzeniem odbioru.
Do 21.11.2011 r. zarząd nie uczynił jednak zadość temu żądaniu i nie zwołał nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki na dzień wskazany w ww. piśmie.
Z uwagi na powyższe wnoszę o upoważnienie wnioskodawczyni do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników GH sp. z o.o. z takim porządkiem obrad jak podany w piśmie
z 7.11 br., a nadto o wyznaczenie na przewodniczącego tego zgromadzenia pana Marcela Słowika, prokurenta GH sp. z o.o., zam. ul. Kolejowa 58, 09-400 Płock.
Weronika Malinowska
W załączeniu:
– dowód uiszczenia opłaty sądowej od wniosku,
– 1 odpis wniosku,
– dokumenty z poz. „Dowód”.
W zawiadomieniach o zwołaniu takiego zgromadzenia podpisanych przez wszystkich żądających albo upoważnionych wysłanych na minimum dwa tygodnie przed dniem zgromadzenia oprócz porządku obrad (powinien być on zgodny z tym wyliczonym w żądaniu, ale można dodać nowe kwestie w zależności od okoliczności, które zaistniały po zgłoszeniu żądania) należy zawrzeć informację o trybie, w jakim osoby upoważnione uzyskały umocowanie, a nadto powołać się na postanowienie sądu rejestrowego, podając sygnaturę akt i datę wydania orzeczenia.
Wzór zaproszenia nr 1
Płock, 22.11.2011
Pani Paulina Wiśniewska
K sp. z o.o. ul. Finansowa 23,
09-400 Płock
wspólnik L sp. z o.o. z/s w Płocku
ul. Idylliczna 7,
09-400 Płock
ZAPROSZENIE
Gabriela Nowak, wspólnik L sp. z o.o., zaprasza Panią na Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników L sp. z o.o., które wyznaczono na dzień 7.12.2011 r. o godz. 12.00 w siedzibie
L sp. z o.o. w Płocku przy ul. Idyllicznej 7 z następującym porządkiem obrad:
1. Otwarcie Zgromadzenia.
2. Sporządzenie listy obecności.
3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
4. Przyjęcie porządku obrad.
5. Podjęcie Uchwały Nr 10/2011 ws. zmiany umowy spółki.
6. Podjęcie Uchwały Nr 11/2011 ws. ustalenia tekstu jednolitego umowy spółki.
7. Podjęcie Uchwały Nr 12/2011 ws. obciążenia spółki kosztami zwołania i odbycia Zgromadzenia.
8. Zamknięcie Zgromadzenia.
Gabriela Nowak, wspólnik L sp. z o.o., została upoważniona do zwołania Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników L sp. z o.o. z/s w Płocku na podstawie prawomocnego postanowienia Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy KRS z dnia 4.11.2011 r., wydanego w sprawie o sygn. akt: WA.XIV NS- REJ. KRS/001122/11/564 w oparciu o treść art. 237 § 1 k.s.h.
Sąd wyznaczył na przewodniczącego Zgromadzenia Sylwię Kołek, pełnomocnika L sp. z o.o.
W załączeniu:
– postanowienie Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS z 4.11.2011 r. w sprawie o sygn. akt: WA.XIV NS- REJ. KRS/001122/11/564,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników L sp. z o.o. Nr 9/2011 ws. zatwierdzenia porządku obrad,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników L sp. z o.o. Nr 10/2011 ws. zmiany umowy spółki,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników L sp. z o.o. Nr 11/2011 ws. ustalenia tekstu jednolitego umowy spółki,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników L sp. z o.o. Nr 12/2011 ws. obciążenia spółki kosztami zwołania i odbycia Zgromadzenia.
Gabriela Nowak (wspólnik L sp. z o.o.)
Notatka
Zaproszenie wraz z projektami uchwał i kserokopią ww. postanowienia Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy KRS wysłano do pani Pauliny Wiśniewskiej w dniu 22.11.2011 r. kurierem za potwierdzeniem odbioru.
Notatkę sporządziła:
Agata Zetowska, asystentka Gabrieli Nowak, wspólnika L sp. z o.o.
Protokół z ww. zgromadzenia wspólników obligatoryjnie sporządza notariusz, dotyczy ono bowiem zmian w umowie sp. z o.o.
W zawiadomieniach o zwołaniu takiego zgromadzenia podpisanych przez wszystkich żądających albo upoważnionych wysłanych na minimum dwa tygodnie przed dniem zgromadzenia oprócz porządku obrad (powinien być on zgodny z tym wyliczonym w żądaniu, ale można dodać nowe kwestie w zależności od okoliczności, które zaistniały po zgłoszeniu żądania) należy zawrzeć informację o trybie, w jakim osoby upoważnione uzyskały umocowanie, a nadto powołać się na postanowienie sądu rejestrowego, podając sygnaturę akt i datę wydania orzeczenia >patrz wzór zaproszenia na NZW nr 1.
W świetle wyroku Sądu Najwyższego z 27 października 2004 r., IV CK 116/04, „jeżeli w sentencji postanowienia w przedmiocie upoważnienia wspólnika do zwołania zgromadzenia sąd orzekający zakreślił termin na jego zwołanie, to uchwały podjęte przez zgromadzenie wspólników sp. z o.o. zwołane po upływie terminu oznaczonego przez sąd w postanowieniu wydanym na podstawie art. 237 § 1 ksh. są nieważne”.
W sytuacji zaś, w której sąd nie upoważni wspólników, a mniejszość zwoła zgromadzenie, jest ono dokonane wadliwie i stanowi podstawę do wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności uch-wały (art. 252 ksh).
Brzmienie art. 237 § 3 ksh nastręcza trudności, czy mimo braku formalnego zawiadomienia nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może ważnie obradować. Wydaje się, że jeżeli zostaną podjęte wszelkie czynności zmierzające do odbycia tego zgromadzenia, a upoważnieni żądający sprawią, że cały kapitał zakładowy będzie reprezentowany i nikt z obecnych nie sprzeciwi się jego odbyciu, to na zasadzie art. 240 ksh uchwały mogą zapaść.
Umowa spółki może również przyznać uprawnienie do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wprowadzenia poszczególnych kwestii do porządku obrad najbliższego zgromadzenia udziałowców także mniejszej niż jedna dziesiąta liczbie reprezentantów kapitału zakładowego. Oznacza to, że norma art. 236 § 1 ksh wyznacza stronom pewne ramy postepowania (umowa może przewidywać korzystniejsze niż ustawa uregulowania).
Sposób zwoływania
Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską (niekoniecznie za potwierdzeniem odbioru), wysłanych równocześnie (dla zachowania równych szans) do wszystkich udziałowców co najmniej dwa tygodnie przed terminem zebrania.
Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno wpłynąć. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych modyfikacji.
Wzór zaproszenia nr 2
Płock, 21.11.2011
Pani Klaudia Iksińska
ABC sp. z o.o. ul. Bukowa 4,
09-400 Płock
wspólnik DEF sp. z o.o. z/s w Płocku
ul. Portowa 56,
09-400 Płock
ZAPROSZENIE
Zarząd DEF sp. z o.o. z/s w Płocku zaprasza Panią na Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników DEF sp. z o.o., które wyznaczono na dzień 6.12.2011 r. o godz. 13.00 w siedzibie DEF sp. z o.o. w Płocku przy ul. Portowej 56 z następującym porządkiem obrad:
1. Otwarcie Zgromadzenia.
2. Wybór Przewodniczącego Zgromadzenia.
3. Sporządzenie listy obecności.
4. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
5. Przyjęcie porządku obrad.
6. Podjęcie Uchwały Nr 5/2011 ws. zmiany umowy spółki.
7. Podjęcie Uchwały Nr 6/2011 ws. ustalenia tekstu jednolitego umowy spółki.
8. Zamknięcie Zgromadzenia.
W załączeniu:
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 7/2011 ws. wyboru Przewodniczącego,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 8/2011 ws. zatwierdzenia porządku obrad,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 9/2011 ws. zmiany umowy spółki,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 10/2011 ws. ustalenia tekstu jednolitego umowy spółki.
Paweł Igrekowski
(prezes Zarządu DEF sp. z o.o.)
Notatka
Zaproszenie wraz z projektami uchwał wysłano do pani Klaudii Iksińskiej 21.11.2011 r. na następujący adres mailowy: klaudia.iksinska@wp.pl. Odbiór wiadomości nastąpił 21.11.2011 r. o godz. 14.35 (w załączeniu wydruk komputerowy). W dniu 2.11.2011 r. wpłynęło do DEF sp. z o.o. pismo, w którym pani Klaudia Iksińska oświadczyła, iż wyraża zgodę na przesyłanie zaproszeń na wszelkie zgromadzenia wspólników na ww. adres mailowy.
Pismo to znajduje się w Księdze Protokołów Zgromadzeń Wspólników DEF sp. z o.o.
Notatkę sporządziła: Iga Kowalska – asystentka Pawła Igrekowskiego – Prezesa Zarządu DEF sp. z o.o.
Protokół z ww. zgromadzenia wspólników obligatoryjnie sporządza notariusz, dotyczy ono bowiem zmian w umowie sp. z o.o.
„Przewidziany w art. 238 § 1 ksh minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników”. (wyrok Sądu Najwyższego z 8 lutego 2008 r., I CSK 399/07).
Uwaga!
Powyższy sposób zwołania jest aktualny w sytuacji, w której nie znajduje zastosowania art. 240 ksh dotyczący nieformalnego zwołania zebrania udziałowców, co ma miejsce, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Podstawa prawna:
- art. 20, art. 205 § 2, art. 208 § 1 i 5, art. 232, art. 235 – 238, art. 240, art. 252 oraz 594 § 1 pkt 3 i § 4 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych(DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.)
- art. 23 pkt 1 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych(DzU z 2005 nr 167, poz. 1398 ze zm.)
Autorka jest adwokatem, prowadzi własną kancelarię w Płocku
Czytaj także w serwisach:
»
»
»
»
»
»
