Płynność finansowa ma strategiczne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firm. Przeszkodę w jej utrzymaniu mogą stanowić nierzetelni kontrahenci, którzy nie regulują swoich zobowiązań na czas. W jaki sposób przedsiębiorcy mogą radzić sobie z zalegającymi płatnikami?

Kondycja finansowa przedsiębiorstw w dużej mierze zależy od płynnej regulacji własnych płatności w powiązaniu z egzekwowaniem należności od dłużników. Najkorzystniejsza jest sytuacja, kiedy okres spłaty przez partnerów biznesowych jest krótszy od terminów regulacji własnych zobowiązań. Dzięki temu napływające środki pozwalają uregulować zadłużenie firmy bez opóźnień.

W biznesie nie zdarza się to często i w takich wypadkach spółki muszą zwykle posiłkować się dodatkowym finansowaniem, np. kredytem obrotowym. Jest to jednak kolejne zobowiązanie, które również trzeba spłacić.

Na straży faktur

Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach, spółka powinna samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową i właściwie zidentyfikować potrzeby w zestawieniu z bieżącymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa.

Warto wdrożyć w firmie wewnętrzne procedury zarządzania należnościami. Nawet najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty, dlatego warto reagować na opóźnienia. W przypadku dużych spółek dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności.

Głównym zadaniem pracownika pełniącego tę funkcję musi być bezpośredni kontakt z dłużnikiem. Powinien on charakteryzować się odpowiednimi cechami osobowymi, jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu. W praktyce wygląda to tak, że gdy zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o zadłużeniu w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mejlową.

Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł twierdzić, że nieumyślnie przeoczył termin płatności i nie dojdzie do sytuacji wydłużania terminu zapłaty. Monitoring pozwala zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak i na motywowanie dłużnika do ich regulowania. W  tym celu przedsiębiorstwo może posłużyć się zachętą w postaci opustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego.

Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie oraz kary za przekroczenie. Zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, bo oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową. Ponadto jasno zdefiniowane warunki współpracy są korzystne dla obu stron, zwłaszcza w przypadku długotrwałej współpracy.

Wszczęcie procedur

Jeśli kontrahent nadal uchyla się od zapłaty, można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur, które mogą obejmować:

• wstrzymanie dostaw lub świadczenia usług,

• rozpoczęcie naliczania odsetek od należności,

• zgłoszenie do Krajowego Rejestru Długów.

Wstrzymanie dostaw jest dosyć skutecznym sposobem skłaniającym dłużnika do zapłaty. Jeżeli w trakcie składania zamówienia okaże się, że poziom zadłużenia kontrahenta jest wysoki, wówczas jego realizacja zostanie automatycznie wstrzymana. Dzięki temu nie dochodzi do wzrostu należności.

Dodatkowym czynnikiem motywującym do terminowej zapłaty będzie naliczanie odsetek. Ich wysokość może zostać wcześniej określona w umowie, wówczas nie będzie przeszkód, by się na nią powołać. W przeciwnym razie można zastosować stawkę w wysokości odsetek ustawowych (13 proc.).

Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych, ale również uniemożliwia pozyskanie nowych partnerów biznesowych.

Jeśli te procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak: negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.

W wyniku negocjacji

Jeśli dłużnik ma znaczącą pozycję na rynku i zależy nam na utrzymaniu z nim dobrych relacji, można podjąć z nim negocjacje dotyczące sposobu spłaty zaległej należności. Należy jednak pamiętać o wypracowaniu kompromisu, który określi możliwe do spełnienia warunki spłaty. W wyniku negocjacji powinno nastąpić porozumienie co do terminu i formy zapłaty, wysokości ewentualnych rat i należnych odsetek.

W przypadku rozliczeń można uzgodnić wzajemną rekompensatę należności, precyzując, których faktur będzie ona dotyczyć. Jeśli z różnych powodów negocjacje nie kończą się sukcesem, niezbędny może okazać się udział osób trzecich i próba osiągnięcia konsensusu na drodze mediacji, która uregulowana jest w przepisach kodeksu postępowania cywilnego.

Metoda ta ma charakter dobrowolny a w procesie uczestniczy bezstronny mediator. Prowadzona jest na podstawie umowy o mediację, ale również sąd ma prawo ją zalecić stronom sporu. Co ważne ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd ma moc prawną.

Dzięki temu sposobowi rozwiązywania sporów możliwe jest szybsze odzyskanie długu bez potrzeby regulowania opłat związanych z postępowaniem sądowym. Zwykle koszt mediacji waha się od 1 do 3 proc. wartości przedmiotu sporu, chyba że mediator zrzeka się wynagrodzenia. Jeśli ta forma odzyskania wierzytelności okaże się bezskuteczna, można wówczas skorzystać z  usług profesjonalnych firm windykacyjnych.

Zgodnie z art. 509 k.p.c. wierzytelność może być bez zgody dłużnika przeniesiona na osobę trzecią, chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania.

Korzystając z firm windykacyjnych, firma szybko uwolni się od nierzetelnego kontrahenta, ale musi się liczyć z wysokimi kosztami sprzedaży wierzytelności. Zazwyczaj jednak jej wartość jest indywidualnie negocjowana. Firmy windykacyjne świadczą również usługi związane z odzyskiwaniem należności jeszcze przed  wstąpieniem na drogę sądową. Skuteczność windykacji zależy m.in. od metod egzekwowania należności oraz doświadczenia firmy.

Na drodze sądowej

Gdy wyczerpią się wszystkie możliwości polubownego porozumienia z dłużnikiem, pozostaje dochodzenie należności na drodze sądowej w postępowaniu nakazowym bądź upominawczym. Zgodnie z art. 485 k.p.c. w pierwszym przypadku sąd wydaje nakaz zapłaty roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, jeżeli żądania poszkodowanego poparte są dołączonym do pozwu:

• dokumentem urzędowym,

• zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem,

• wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,

• zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i niezapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.

Uwaga!

Ważne jest, by prawidłowo udokumentować podstawę roszczenia, w przeciwnym razie pozew zostanie oddalony. Wydając nakaz zapłaty, sąd orzeka, że pozwany ma w ciągu dwóch tygodni od dnia doręczenia mu nakazu zaspokoić roszczenie w całości wraz z kosztami lub wnieść w tym terminie zarzuty. Co ważne nakaz, przeciw któremu nie wniesiono zarzutów, ma moc prawomocnego wyroku.

Nakaz zapłaty

Warto wiedzieć, że gdy firma dochodzi roszczenia pieniężnego, może to robić w postępowaniu upominawczym. Wierzyciel ma szansę szybko uzyskać w takim postępowaniu nakaz zapłaty przeciwko dłużnikowi. Sąd ocenia wówczas zasadność roszczenia na podstawie przedstawionych przez powoda dowodów, np. faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem.

W przypadku uzasadnionych podstaw wydany zostanie z urzędu nakaz zapłaty. Następnie w ciągu dwóch tygodni od jego doręczenia pozwany musi zaspokoić roszczenie powoda w całości lub w tym terminie wnieść do sądu sprzeciw. Jeśli dłużnik nie zdecyduje się na ten krok, nakaz zapłaty staje się prawomocny i może stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Należy się jednak liczyć z kosztami, które w tej sytuacji zależą od przedmiotu sporu i szacowane są jako jedna czwarta 5 proc. jego wartości. Jeżeli rozprawa zakończy się po myśli wierzyciela, należy złożyć wniosek do komornika o dokonanie egzekucji należności.

Bieżące śledzenie jego pracy i ewentualna pomoc we wskazaniu majątku dłużnika może znacząco wpłynąć na jej skuteczność. W przypadku pomyślnej egzekucji komornik ma obowiązek w terminie czterech dni przekazać uprawnionemu wyegzekwowane zadłużenie.

Pozwany, który nie zgadza się z decyzją sądu i nie zamierza uregulować roszczenia, może zgodnie z art. 483 k.p.c. wnieść do sądu pismo zawierające zarzuty. Wskazuje w nim wówczas, czy zaskarża nakaz w całości, czy w części. Przedstawia zarzuty a także wszystkie okoliczności i dowody na ich potwierdzenie.

Może to doprowadzić do wyznaczenia rozprawy i znacząco wydłużyć okres dochodzenia należności. Sąd może orzec utrzymanie nakazu zapłaty w całości lub w części, uchylić nakaz i orzec o żądaniu pozwu lub odrzucić pozew bądź umorzyć postępowanie.

Komentuje Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland

Nie trzeba tłumaczyć, jak ważna dla firmy jest jej płynność finansowa ani jak trudną sytuację może wywołać brak możliwości odzyskania przez nią istotnych należności. Niemal każda spółka miała w praktyce do czynienia z niesolidnym kontrahentem i problemem w postaci niezapłaconych jej należności.

Nieregulowanie ich bywa szczególnie trudne dla mniejszych spółek lub takich, które współpracująz niewielką liczbą partnerów handlowych. W skrajnych przypadkach takie sytuacje mogą prowadzić do utraty płynności.

Ostatnio takie problemy odczuwała szczególnie branża budowlana, ale nie tylko. Z danych GUS wynika wzrost wartości niezapłaconych należności wśród firm zatrudniających 50 i więcej osób. Firmy starają się poprawić swoją sytuację, korzystając m.in. z usług faktoringu, ale nie w każdym przypadku jest to możliwe.

Często spółki muszą wypracować własne rozwiązania i procedury związane z zarządzaniem należnościami. Najważniejsze jest, aby nie doprowadzać do powstawania zaległości w płatnościach, bo wkraczanie na kolejne szczeble procesu ich odzyskiwania zawsze staje się coraz bardziej kosztowne.