Podatki i dokumentacja kadrowa

Przepisów dotyczących archiwizowania dokumentów księgowych, podatkowych czy rachunkowych a także wyjątków od nich jest bardzo wiele, dziś piszemy tylko o niektórych.

Zobowiązania podatkowe podatnika (także płatnika lub inkasenta) przedawniają się, co do zasady, z upływem pięciu lat od zakończenia roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku.

To w praktyce oznacza, że większość dokumentów trzeba przechowywać przez ponad sześć lat.

Ile lat trwa przechowywanie

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą. I tak przechowuje się:

• księgi rachunkowe pięć lat,

• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż pięć lat,

• dowody księgowe – dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,

• dowody księgowe – dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym – przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i jeszcze przez trzy lata po tym okresie,

• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przez jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

• dokumenty inwentaryzacyjne przez pięć lat,

• pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez pięć lat.

Przykład

Pan Eustachy, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, złożył na początku 2006 r. PIT za 2005 r. Jeżeli za 2005 r. dokonał odliczeń, to faktury dokumentujące poniesienie wydatku musi przechowywać do końca 2011 r. (pięć lat licząc od końca 2006 r.).

Tak więc dopiero od 1 stycznia  2012 może zrezygnować z przechowywania dokumentów z 2005 r.

Natomiast dokumenty istotne dla wypełnienia zeznania podatkowego za 2011 r. będzie musiał przechowywać przez pięć lat od końca 2012 r. (bo wtedy rozliczy się za 2011 r.), czyli do końca 2017 r.

Jakie dokumenty

Ogólną zasadę dotyczącą przechowywania ksiąg podatkowych przewiduje art. 86 ordynacji podatkowej. Przez pięć lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku, trzeba przechowywać:

• księgi podatkowe (m.in. podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję VAT czy rejestr opłat skarbowych) i związane z ich prowadzeniem dokumenty;

• kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki i mających obowiązek ich żądania; zgodnie z art. 88 ordynacji rachunki należy kolejno numerować i przechowywać ich kopie, w kolejności wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

• dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków; po tym czasie poborcy i inkasenci powinni przekazać te dokumenty podatnikom, a jeśli okazałoby się to niemożliwe, to je zniszczyć.

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W razie likwidacji lub rozwiązania na podmiocie dokonującym likwidacji ciąży obowiązek pisemnego zawiadomienia urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg.

VAT-owcy także muszą przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty z tym związane do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To znaczy, że takie faktury muszą być przechowywane przez pięć lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W razie likwidacji lub rozwiązania na podmiocie dokonującym likwidacji czy rozwiązania ciąży tak samo obowiązek zawiadomienia pisemnego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg.

Różne terminy w rachunkowości

Oddzielne zasady dotyczące przechowywania dokumentów przewidziano w ustawie o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w firmie w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w  sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Dokumentację można też przekazać do przechowania jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów, przy zachowaniu warunków określonych w art. 73 ustawy o rachunkowości.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu >patrz ramka.

Pół wieku dla akt pracowniczych

Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne mają obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury czy renty, aż przez  50 lat od dnia zaprzestania przez podatnika pracy u tego płatnika składek.

Ponadto pracodawca powinien przechowywać niektóre dokumenty dotyczące badań lekarskich pracownika. Wynika to m.in. z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.) oraz z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).