Świadczenie pracy niekoniecznie musi być związane z miejscem na terenie Polski. W wielu przypadkach zagraniczne, służbowe wyjazdy to codzienność. Bywa też tak, że potrzeba wyjazdu pojawia się niespodziewanie.

Podróże do krajów Unii Europejskiej nie stanowią większego problemu, bo do przekroczenia granicy wystarczy dowód osobisty. Jednak eskapady do innych państw wymagają paszportu, a niekiedy również wizy. Odpowiedzialność pracownika za brak dokumentu uprawniającego do wjazdu na ich teren może kształtować się w różny sposób.

W najtrudniejszej sytuacji znajdzie się pracownik, który w ramach wykonywania zadań służbowych stale wyjeżdża za granicę, np. raz czy dwa razy w miesiącu.

Przykład 1

Pan Jacek przez ostatnie trzy lata pracy w spółce z o.o. zwykle raz w miesiącu wyjeżdżał do Rosji. Nie zauważył jednak, że z końcem sierpnia 2011 kończy się ważność jego paszportu.

Tymczasem na 10 września miał zaplanowane ważne spotkanie w Sankt Petersburgu. Mimo złożenia na początku września wniosku o nowy paszport, nie było szans, aby dokument został wydany jeszcze przed wylotem.

Szef może w takiej sytuacji rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę za wypowiedzeniem, wskazując jako przyczynę brak możliwości wykonywania zadań służbowych.

Jeżeli wyjazd miał duże znaczenie dla firmy, np. miało dojść do podpisania ważnej umowy, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, wskazując na ciężkie naruszenie przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych.

Przypisanie winy

To rozwiązanie jest z pewnością dopuszczalne, kiedy chociażby w umowie o pracę lub innym dokumencie nałożono na podwładnego obowiązek posiadania ważnego paszportu.

Z kolei wątpliwe wydaje się powołanie jako przyczyny rozstania zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (art. 52 § 1 pkt 3 kodeksu pracy). Brak aktualnego paszportu przez kilka czy kilkanaście dni nie może być bowiem uznany za utratę uprawnień.

O zawinionej utracie uprawnień będzie można mówić wtedy, gdy podwładny nie ma możliwości ubiegania się o paszport lub wykorzystywania tego dokumentu.

Może to nastąpić np. w razie popełnienia przestępstwa, nawet niezwiązanego z pracą, gdy prokurator prowadzący postępowanie przygotowawcze (lub sąd w postępowaniu sądowym) zastosował środek zapobiegawczy w postaci zakazu opuszczania kraju przez oskarżonego, połączonego z zatrzymaniem mu paszportu lub innego dokumentu uprawniającego do przekroczenia granicy albo z zakazem wydania takiego dokumentu (art. 277 § 1 k.p.k.).

W tej sytuacji można mówić o utracie uprawnienia.

Pracownik może mieć również problemy, gdy dany kraj odmówi wydania wizy wjazdowej.

Przykład 2

Firma, w której pracuje pani Anna, sprowadza towary z USA. Stąd konieczność wyjazdów do tego kraju.

Pani Anna złożyła wniosek o przyznanie wizy, jednak otrzymała decyzję odmowną. Po dwóch miesiącach ponowiła wniosek, ale stanowisko konsula się nie  zmieniło.

W tym wypadku również może dojść do pożegnania z pracą. Pracodawca może zwolnić pracownika, który nie jest w stanie wykonywać nałożonych na niego obowiązków.

W przypadkach gdy do wyjazdu potrzebny jest sam paszport, ważne jest jednak, aby podwładny z racji dotychczas wykonywanych zadań czy też zapisów umowy o pracę mógł się spodziewać konieczności posiadania tego dokumentu.

Informacja z wyprzedzeniem

Pracownik nie powinien natomiast spotkać się z żadnymi konsekwencjami braku paszportu, gdy w umowie o pracę czy w przepisach wewnątrzzakładowych nie było zapisu o obowiązku jego posiadania, a dotychczas wykonywana praca w żaden sposób nie wskazywała na taką konieczność. Nie można w takiej sytuacji postawić podwładnemu żadnego zarzutu.

Przykład 3

Pan Rafał jest przedstawicielem handlowym. Swoje obowiązki wykonuje na terenie województwa mazowieckiego. 25 września br. dowiedział się od szefa, że będzie uczestniczył w spotkaniu z kontrahentem z Ukrainy.

Spotkanie miało się odbyć 4 października w Kijowie. Pan Rafał oświadczył, że w spotkaniu nie weźmie udziału, bo nie ma paszportu.

Inaczej by rzecz się miała, gdyby szef poinformował takiego podwładnego o wyjeździe z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by ten mógł swobodnie uzyskać paszport, jeśli go nie miał. Zwłoka pracownika w złożeniu wniosku o paszport, która uniemożliwi mu wyjazd, może stać się wówczas przyczyną rozwiązania umowy o pracę.

Potrącone kieszonkowe

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o kosztach niezrealizowanej podróży pracownika w związku z brakiem paszportu. Na podstawie art. 114 k.p. pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną.

Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Z poniesieniem kosztów z pewnością może liczyć się pan Jacek z przykładu 1. Żadnych roszczeń nie można mieć do pani Anny z przykładu 2 ani pana Rafała z przykładu 3.

Koszty biletów lotniczych czy rezerwacji hotelu obciążają pracodawcę. Pracownik poniesie je tylko wtedy, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku z jego winy (a więc nie zawsze). Nie ma tu znaczenia, czy jest to wina umyślna czy nieumyślna.

W przykładzie 1 pracownikowi można zarzucić niedbalstwo, czyli rodzaj winy nieumyślnej. W przykładach 2 i 3 nie może być mowy o jakiejkolwiek winie pracownika, w konsekwencji nie można go obciążyć tymi kosztami.

Autor jest adwokatem, współpracuje z Legal & Strategic Support Team LSST.pl