Świadectwo pracy: firma zapłaci za brak dowodu zatrudnienia

Do wydania pracownikowi świadectwa pracy powinno zasadniczo dojść w dniu, w którym rozwiązuje się lub wygasa stosunek pracy. Jeśli jednak podwładny był zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, dokumentu na potwierdzenie okresu zatrudnienia nie trzeba wydawać po każdym zakończonym okresie pracy.

Wówczas konieczne jest wydawanie „zbiorczych” świadectw pracy po kolejnych 24 miesiącach pracy, licząc od zawarcia pierwszej z tych umów (art. 97 § 11 kodeksu pracy).

W takim wypadku świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu dwuletniego terminu. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy trzeba wydać w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.

Pracownik zatrudniony na podstawie tych umów terminowych może jednak w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w tym przepisie. Może też żądać wystawienia świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca musi ten wniosek uwzględnić i wydać świadectwo w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia pisma w tej sprawie.

Jak doręczyć

Pracodawca spełni swój obowiązek wydania świadectwa pracy, jeżeli wręczy je bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez niego do odbioru. Gdyby wydanie dokumentu w taki sposób nie było możliwe, trzeba to świadectwo przesłać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem poczty lub doręczyć je w inny sposób, np. przez posłańca. Z tego obowiązku musi się wywiązać w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy.

Gdyby okazało się, że adres byłego pracownika jest nieaktualny, pracodawca nie ma obowiązku rozpoczynania poszukiwań jego obecnego adresu. Zwróconą przez pocztę przesyłkę wraz ze świadectwem pracy powinien wówczas złożyć w aktach osobowych tej osoby.

Rekompensata straty

Niewywiązanie się przez pracodawcę z powyższych obowiązków – przez niewydanie świadectwa pracy lub wydanie go o niewłaściwej treści – może skutkować obowiązkiem wypłaty pracownikowi odszkodowania, jeżeli ten poniósł z tego powodu szkodę. Stanowi o tym art. 99 k.p., w myśl którego zatrudnionemu przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę ze wskazanych powodów.

Były pracownik może domagać się wówczas odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak za okres nie dłuższy niż sześć tygodni.

Ciężar dowodu

W takiej sytuacji pracownik może zatem dochodzić przed sądem pracy nie tylko wydania mu świadectwa pracy zgodnego z prawdą, ale i rekompensaty, jeśli poniósł szkodę. W szczególności chodzi tu o stratę polegającą na niemożności podjęcia nowego zatrudnienia.

Przy czym to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że faktycznie poniósł szkodę z tego powodu. Musi zatem wykazać, że nie mógł podjąć pracy właśnie z powodu braku tego świadectwa lub dlatego że zawierało ono dane niezgodne z rzeczywistością (np. co do sposobu rozwiązania stosunku pracy).

Przykład

Pracownik przez ostatnie pięć lat był zatrudniony na stanowisku głównego technologa. Z powodu niewydania w terminie świadectwa pracy, poszukując nowego zatrudnienia, nie mógł wykazać posiadanego doświadczenia na tym stanowisku, co było podstawowym kryterium wyboru kandydatów do pracy.

Dlatego, po otrzymaniu pisma z firmy, w której złożył podanie o pracę, z informacją o odmowie zatrudnienia, wystąpił do sądu pracy o zasądzenie odszkodowania od byłego pracodawcy.

Ten w odpowiedzi na pozew podniósł, że wskutek zmian organizacyjnych zaginęły mu dokumenty tego pracownika i nie mógł wydać mu świadectwa pracy.

Sąd zasądził od niego odszkodowanie na rzecz byłego pracownika.

Dowodzenie okoliczności uzasadniających wypłatę odszkodowania może być w praktyce dość utrudnione. Na poparcie swoich twierdzeń pracownik powinien jednak, oprócz słownego wyrażenia racji, wskazać także np. świadków lub dokumenty je potwierdzające.

Maksymalna wysokość odszkodowania to równowartość wynagrodzenia za sześć tygodni. Zatem, nawet w przypadku gdyby pracownik zdołał wykazać, że z powodu niewydania mu świadectwa był bez pracy przez dłuższy okres, to i tak odszkodowanie otrzyma za półtora miesiąca.