Wykonawca, który złożył ofertę zwycięską w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w którym przewidziano zamówienia uzupełniające, powinien wiedzieć, jaki jest rzeczywisty zakres wiążących zobowiązań finansowych zamawiającego, a ile zależy od powstania innych czynników.
Zamówień uzupełniających na usługi lub roboty budowlane można udzielić w okresie trzech lat od udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu wykonawcy, jeżeli stanowią one nie więcej niż 50 proc. wartości zamówienia podstawowego i polegają na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Uzupełniające z oszczędności
W czasach dużych skoków cen i niepewnych budżetów niektórzy zamawiający wypracowali pewną technikę postępowania uwzględniającą możliwość zastosowania zamówień uzupełniających. W postępowaniach, w których spodziewają się, że wartość zamówienia, jaką obliczyli, będzie wyższa od cen składanych ofert, zamawiający przewidują zamówienia uzupełniające nawet wtedy, gdy nie mają zagwarantowanych dodatkowych środków na ich sfinansowanie.
Jeżeli ceny ofert będą zgodne z oczekiwaniami zamawiającego, tj. niższe od wartości szacunkowej zamówienia, zamawiający ma do dyspozycji „oszczędzoną” kwotę na sfinansowanie zamówień uzupełniających. Taka praktyka jest w pełni zgodna z prawem zamówień publicznych, które nie reguluje zasad pozyskiwania środków na sfinansowanie zamówienia a sposób pozyskania środków pozostawia zamawiającemu. Orzecznictwo KIO również całkowicie akceptuje tego typu podejście (wyrok KIO z 31 marca 2010, KIO/UZP 315/10).
Przykład
