Archiwizacja dokumentacji: Biuro nie przechowa dokumentów byłego klienta

Biura rachunkowe mają często problem z przechowywaniem archiwalnych dokumentów klientów. Chodzi  zarówno o dokumenty kadrowo-płacowe (pracownicze) z okresem przechowywania 50 lat, jak również o dokumenty księgowe.

Dotyka to większości biur rachunkowych.  Po zakończeniu świadczenia usług na rzecz danego klienta pozostają one z całą masą dokumentów, które nie zawsze są odbierane przez właścicieli.

Dodatkowo problem pogłębia się,  gdy biura rachunkowe zmieniają swoje siedziby i w związku z tym robią porządki. Muszą wtedy zdecydować, co jest dla nich ważne, co powinny zabrać do nowej siedziby, a czego nie.

Zastanawiają się np., czy w tej sytuacji mają obowiązek archiwizowania dokumentów należących do tych podmiotów, które już nie korzystają z ich usług. Często nie wiedzą też, czy muszą szukać podmiotów, z którymi nie ma już kontaktu. Mają także pytania, czy po upływie okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych mogą zniszczyć archiwalne dokumenty.

Wezwanie do odbioru

Jak zatem postępować? Piotr Mrowiec, LL.M., radca prawny w Roedl, Majchrowicz-Bączyk Kancelaria prawna sp.k., ocenia, że najpierw trzeba byłego klienta wezwać do odbioru dokumentów, dając mu na to na przykład miesiąc. Takie pismo najlepiej jest wysłać na aktualny adres korespondencyjny klienta. Ale skąd go wziąć? Nie zawsze ten, kto biuro posiada, jest przecież ważny.

Dziś niezawodny   stanie się w tej sytuacji Internet. Spółka może na przykład mieć swoją stronę internetową. Tam też biuro znajdzie jej adres. Pomóc może także wyszukiwarka internetowa.

Zdarzyć się jednak może i tak, że spółka znajduje się w likwidacji albo w upadłości. Co wtedy? Wezwanie powinien otrzymać likwidator albo syndyk.

A co, gdy spółka nie znajduje się ani w likwidacji, ani w upadłości, a biuro nie zna aktualnego adresu korespondencyjnego?  – Proponuję wysłać wezwanie na wszelkie znane adresy tej spółki, ewentualnie do  spółki matki, wspólników, podmiotów powiązanych – podpowiada mec. Mrowiec. Skąd takie rozwiązanie?

Biuro rachunkowe powinno bowiem zabezpieczyć się na wypadek sytuacji, w której po zniszczeniu dokumentów spółka jednak zwróciłaby się do niego po ich odbiór.  – Istotne jest, aby biuro rachunkowe potrafiło wykazać, że dochowało należytej staranności w poszukiwaniu byłego partnera umownego – tłumaczy prawnik.

Wtedy sprawa staje się prosta. Skoro przedsiębiorca mimo podjęcia prób nie mógł znaleźć byłego klienta, a i ten przez kilka lat się nie odzywał po odbiór dokumentów, to dokumenty zniszczył.

Mec. Mrowiec podpowiada, aby do sprawy podejść racjonalnie. – Nie chodzi przecież o wysyłanie wezwań do wszystkich spółek na całym świecie, które potencjalnie mogą być powiązane z daną spółką, ale tylko do wąskiego grona, np. dwóch, trzech spółek lub osób, o których wiemy, na przykład z posiadanych przez nas dokumentów, że są faktycznie powiązane – dodaje.

Dokumenty pracownicze

Często wśród posiadanych przez biuro dokumentów znajduje się dokumentacja pracownicza. Obowiązek jej archiwizowania zasadniczo ciąży na pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy pracodawca musi przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zatem to nie biuro rachunkowe, a pracodawca musi je trzymać. Jeśli jednak takie dokumenty trafiają do firmy zewnętrznej, czyli właśnie do biura rachunkowego,  nie powinno ono ich niszczyć.

– Te dokumenty są zobowiązani przyjąć likwidatorzy albo syndyk, albo wskazane przez nie osoby – wyjaśnia Piotr Mrowiec.

Jego zdaniem w przypadku dokumentacji pracowniczej w niektórych sytuacjach biuro może też zwrócić się do naczelnego dyrektora archiwów państwowych o wydanie decyzji nakazującej złożenie papierów, które należały do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, a to na podstawie art. 51z ustawy z 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.).

Biuro będzie musiało przy tym wykazać, że spółka nie odebrała dokumentacji pracowniczej i nie jest zobowiązana do jej przechowywania. Ale skoro przechowanie nie jest za darmo, to kto za to zapłaci?

Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 51 ust. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zmiana siedziby

Trzeba jeszcze pamiętać, że decyzja naczelnego dyrektora archiwów państwowych nakazująca złożenie dokumentacji do archiwum państwowego może zostać wydana, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Jak wskazuje mec. Mrowiec, w celu wykazania, że ta przesłanka została spełniona, biuro rachunkowe, które przenosi się do innego miejsca, może po prostu wskazać, że w związku ze zmianą siedziby i brakiem prawnego obowiązku przechowywania dokumentów nie będzie ich zabierało do nowej siedziby. A to wiąże się z ryzykiem ich zniszczenia.

kiedy do kosza

Dokumenty niepracownicze, po które klient mimo wezwań się nie zgłasza i których okres przechowywania minął, biuro będzie mogło zniszczyć.