W firmach zatrudniających co najmniej 20 pracowników zagadnienia związane z organizacją i porządkiem określa regulamin pracy. Według art. 104
1
§ 1
regulamin musi określać przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez zatrudnionych przybycia i obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu, muszą, zgodnie z art. 29 § 3 pkt 5 k.p., poinformować każdego nowo zatrudnionego m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Informacja na ten temat musi być przekazana w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę.
Druczek w recepcji
Prawo nie określa ani formy, ani treści rubryk tworzących listę obecności. Pracodawca może ją sporządzić samodzielnie albo kupić gotowe druki. Lista ma pozwalać na stwierdzenie, czy dana osoba pojawiła się w firmie danego dnia, dlatego na druku powinny się znaleźć imiona i nazwiska pracowników, nazwy ich komórek organizacyjnych, a także miesiąc i rok, w którym potwierdzane są obecności.
Na papierowych listach obecność potwierdzana jest własnoręcznym podpisem. Lista ma być wyłożona w stałym, znanym miejscu, np. na portierni czy w recepcji. Pracodawca albo upoważniona osoba może potwierdzać, czy podpisany faktycznie jest w pracy.
Uwaga z elektroniką
Większe czy bogatsze firmy mogą zainwestować w elektroniczne formy potwierdzania obecności. Nie ma przeszkód, by pracodawca zrezygnował z papierowej listy i zastąpił ją elektronicznymi kartami przypisanymi do każdego indywidualnie, zbliżanymi do czytników znajdujących się przy wejściu do firmy lub przy stanowisku pracy.
Są też inne nowoczesne systemy pozwalające identyfikować ludzi i potwierdzać obecność na podstawie linii papilarnych, skanu tęczówki czy danych biometrycznych. Taki sposób potwierdzania jest jednak niezgodny z obowiązującym prawem. Stanowisko w tej sprawie zajął główny inspektor ochrony danych osobowych.
Jego zdaniem pracodawca nie może pobierać ani przetwarzać odcisków linii papilarnych zatrudnionych w celu rejestracji godzin ich przyjścia i wyjścia z zakładu. GIODO uważa, że czas pracy można kontrolować za pośrednictwem innych środków, mniej ingerujących w prywatność.
Bez podstawy
W razie pozyskiwania danych osobowych pracownika innych niż określone w kodeksie pracy, m.in. linii papilarnych, nie można się powoływać na jego zgodę jako podstawę prawną. Aby bowiem mogła być uznana za taką podstawę, musi być wyrażona w sposób dobrowolny. Tymczasem w relacji pracodawca – pracownik trudno mówić o dobrowolności, bo brak tu równowagi podmiotowej (stosunek nadrzędności i podrzędności podmiotów), co może sprzyjać wymuszaniu zgody.
Stanowisko GIODO poparł także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 r. (sygn. I OSK 249/09).
Opinia: Katarzyna Sarek, prawnik w kancelarii Raczkowski i współpracownicy
Pracownik nie może mieć wątpliwości co do tego, jakie są zasady podpisywania i uzupełniania listy obecności. Należy pamiętać, że praktyka dotycząca podpisywania listy nie powinna odbiegać od tego, co jest zapisane w regulaminie. Oczywiście, jeżeli w firmie jest lista obecności, to pracownik musi ją podpisywać. Ignorowanie tego dokumentu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, za które przełożony może nałożyć karę porządkową upomnienia lub nagany. W skrajnych wypadkach lekceważenie listy może być podstawą uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.
masz pytanie, wyślij e-mail do autora t.zalewski@rp.pl
Czytaj też:
Informacje o pracowniku podlegają ochronie
Więcej w serwisie:
»
