Umowy w językach obcych:trzeba przetłumaczyć

Sporządzanie dokumentów w języku obcym wynika głównie z powiązań kapitałowych pracodawcy z podmiotami, które mają siedzibę za granicą. Dodatkowo w takich firmach część kadry zarządzającej stanowią cudzoziemcy nieznający polskiego. Dlatego dokumentacja sporządzana w języku obcym, najczęściej angielskim, umożliwia im wykonywanie powierzonych zadań.

Trzy grupy

Dokumenty, które mogą stanowić ważny dowód w postępowaniu sądowym w sprawach z zakresu prawa pracy, można podzielić na trzy grupy.

Pierwsze

to te dotyczące pracownika znajdujące się w jego aktach osobowych.

Drugie

to wewnętrzne przepisy obowiązujące w zakładzie, np. regulaminy, statuty, układy zbiorowe pracy, zarządzenia czy postanowienia, z reguły obejmują wszystkich pracowników lub ściśle oznaczoną grupę podwładnych. Choć te dokumenty mają charakter ogólny, mogą okazać się przydatne w udowadnianiu roszczeń pracownika.

Wreszcie trzecia kategoria to różne dokumenty, których treści i formy nie określają przepisy, np. lista obecności, protokoły wydania rzeczy czy coraz częściej spotykane komunikaty i informacje kierowane do ogółu pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej na ich skrzynki firmowe.

Wszystkie te dokumenty powinny być sporządzane w języku polskim. Wynika to z ustawy z 7 października 1999 o języku polskim (DzU z 2011 r. nr 43, poz. 224, dalej ustawa). Na  podstawie jej art. 7 ust. 1 na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium RP w chwili zawarcia umowy i  umowa ma być wykonywana na tym obszarze.

Ponadto na mocy ust. 3 art. 7 ustawę stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów.

Są wyjątki

Ustawa przewiduje wyjątki od tych zasad. Na mocy jej art. 8 wszystkie te dokumenty mogą być sporządzone jednocześnie w formie obcojęzycznej. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli świadczący pracę jest obywatelem polskim. Dodatkowo angaż lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być przygotowane w języku obcym przy jednoczesnym spełnieniu poniższych warunków:

- sporządzenie dokumentu następuje na wniosek osoby świadczącej pracę,

- osoba włada tym językiem, w którym ma być sporządzony dokument,

- osoba ta nie jest obywatelem polskim,

- osoba została uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.

Dwie i jedna wersja

Jeśli istnieją dokumenty w dwóch wersjach językowych, decyduje treść tego przygotowanego po polsku. Sytuacja komplikuje się, gdy jest tylko jedna odsłona, np. po niemiecku, nawet podpisana przez pracownika, który zaaprobował jej treść.

Oczywiście w postępowaniu sąd zarządzi przetłumaczenie dokumentu na język polski przez tłumacza przysięgłego. Powstaje pytanie, czy taki dokument jest pełnoprawnym dowodem w postępowaniu sądowym, który może stanowić podstawę rozstrzygnięcia sprawy. Tak, choć ten sam dokument może wywoływać różne skutki dla pracownika i pracodawcy.

Wynikający z ustawy wymóg sporządzania dokumentacji pracowniczej po polsku jest skierowany do pracodawcy, który przecież przygotowuje, gromadzi i przechowuje ją. Zatem to, że dokument przygotowano jedynie w języku obcym, nie może być w żadnym razie wykorzystywane przeciwko podwładnemu. W takiej sytuacji wszelkie uchybienia obciążają pracodawcę. Ten z faktu, że nie wykonuje wymogów ciążących na nim zgodnie z przepisami, nie może wyciągać dla siebie korzystnych ustaleń, które naruszałyby istotne uprawnienia pracownika.

Pracodawca powołujący się na dokument sporządzony wyłącznie w języku obcym nie może zatem liczyć na przychylność sądu. Bez znaczenia jest tu argument, że podwładny rozumie tę mowę, a przy zatrudnianiu przedstawił szefowi udokumentowaną certyfikatem dobrą jej znajomość.

W zupełnie innej sytuacji jest natomiast pracownik, który może wskazywać dokumenty, które co prawda zostały wystawione niezgodnie z ustawą, ale są dla niego korzystne. Podwładny nie miał bowiem wpływu na to, że papieru nie sporządzono prawidłowo.

Ochronna funkcja prawa pracy wymaga, aby umożliwić pracownikowi powoływanie się na korzystną dla niego dokumentację bez względu na język, w jakim została opracowana.

Grzywna dla firmy

Pracodawca, który nie sporządza dokumentów we właściwej formie językowej, musi liczyć się z grzywną do 5 tys. zł.