Urlop na żądanie: z puli bieżącego czy zaległego

Pierwszy kwartał roku to dla pracodawców okres, w którym powinni rozplanować pracownikom cały zaległy urlop, jeśli nie chcą ryzykować mandatu od inspektora PIP. Z wyłączenia korzysta w tym wypadku jedynie niewykorzystana część urlopu udzielanego na żądanie pracownika, który zgodnie z art. 168 w zw. z art. 167

2

kodeksu pracy

traci żądaniowy charakter, stając się zwykłym urlopem.

Takie wnioski płyną również ze stanowiska Departamentu Prawnego GIP z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE).

Urząd podkreślił tu, że urlop na żądanie przysługuje na rok kalendarzowy i z jego upływem traci swój szczególny charakter, lecz nie staje się urlopem zaległym.

Wątpliwość pojawia się w przypadku, gdy w pierwszym kwartale roku pracownik mający kilka dni urlopu zaległego i prawo do nowej puli urlopu za dany rok wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie urlopu na żądanie.

Z jednej strony każdy pracodawca dąży do pozbycia się bagażu kilku lub nawet kilkunastu dni zaległego urlopu, mając w pamięci odpowiedzialność wynikającą z art. 282 § 1 pkt 2 k.p.

Z drugiej – urlop na żądanie przysługuje w wymiarze czterech dni w każdym roku kalendarzowym, co jednoznacznie wskazuje, że jego niewykorzystanie w tym czasie powoduje utratę tej wyjątkowej cechy. Staje się on wtedy zwykłym urlopem wypoczynkowym.

Z początkiem nowego roku kalendarzowego pracownik uzyskuje prawo do nowej puli urlopu na żądanie. To, w powiązaniu z kolejnym pakietem urlopu wypoczynkowego, sugeruje, że powinien być odliczany od puli urlopu bieżącego. Tyle że powstaje konflikt interesów. Wola pracodawcy, aby szybko udzielić całości urlopu zaległego, poparta art. 168 k.p., napotyka przeszkodę.

Jest nią wykładnia przepisów regulujących udzielanie urlopu na żądanie, z których pośrednio wynika, że zawsze będzie to urlop bieżący. Problem podsyca fakt, że część funkcjonujących na rynku programów kadrowych automatycznie udziela pracownikom urlopów, zaczynając chronologicznie od najstarszego urlopu, przy czym ich użytkownik rzadko ma jakikolwiek wpływ na tę funkcjonalność.

Przykład

Dział kadr jednej z dużych firm rozlicza urlopy za pomocą programu, który informuje operatora o liczbie zaległych dni urlopowych, proponuje sposób jego naliczania i automatycznie zdejmuje dni urlopu po wprowadzeniu i zatwierdzeniu wniosku pracownika. Program ma również funkcję, że zawsze udziela urlopów od najstarszego.

W lutym 2011 r. jeden z pracowników zażądał udzielenia dnia urlopu na żądanie, a pracodawca uwzględnił ten wniosek. Jako że pracownik dysponował jeszcze ośmioma dniami urlopu zaległego, program automatycznie pominął urlop za 2011 r., udzielając dnia z zaległej części.

Jeżeli zaakceptujemy fakt udzielenia urlopu na żądanie z puli urlopu zaległego, pracownik nadal zachowa pełen wymiar urlopu bieżącego, przy jednoczesnym ograniczeniu dostępnych mu dni urlopu na żądanie do trzech.

W skrajnym przypadku możliwe jest więc, że w okresie styczeń – marzec pracownik wykorzysta cztery dni urlopu na żądanie przysługującego mu w danym roku, a pula jego urlopu zaległego nie zmniejszy się w ogóle. Cały urlop zostanie bowiem udzielony z puli bieżącego urlopu.

W efekcie zaległy wypoczynek wciąż będzie do wykorzystania, a bieżący zmniejszy się do 22 dni. Aby uniknąć tego problemu, pracodawca może – zamiast udzielać pracownikowi urlopu na żądanie – uzgodnić z nim, że mimo późnego terminu zgłoszenia wniosku urlopowego akceptuje go i daje zwykły urlop.

W tych okolicznościach zaakceptowany wniosek pracownika należy zakwalifikować jako zwykły urlop zaległy, który nie zmniejszy puli czterech dni urlopu na żądanie, przysługującej na dany rok.

O zajęcie stanowiska w opisanej sprawie wystąpiliśmy do inspekcji pracy

Czytaj też

:

Zobacz też »