Czytelniczkę poproszono o odpis świadectwa pracy.

W komentarzu do [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Rozporzadzenia/1996/DU1996Nr%2060poz%20282.asp]rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.)[/link] pisaliśmy, że to wierne odbicie oryginału.

Choć sprawa wydaje się błaha, to w praktyce budzi wiele wątpliwości. Co to znaczy wierne odbicie oryginału: czy świadectwo pracy trzeba przepisać, opisać, a może skopiować? Poza tym co zrobić, gdy oryginału nie da się odtworzyć, bo np. podpisana na nim osoba już nie pracuje?

Dziś kilka informacji praktycznych oraz przykładowy duplikat świadectwa pracy. Pamiętajmy też, że zakład pracy to nie urząd. Dlatego nie próbujmy pobierać opłat za wystawienie odpisu.

[srodtytul]Kiedy wydać i ile[/srodtytul]

Odpis świadectwa pracy wydajemy w uzasadnionych przypadkach. Wręczamy go bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Tak stanowi § 4 rozporządzenia o świadectwie pracy. Ustawodawca nie wyjaśnia, co należy rozumieć przez uzasadnione przypadki.

Tym samym ich katalog może być bardzo szeroki. Jednak najczęstsze powody wydawania odpisów świadectwa pracy wiążą się ze sprawami losowymi, tak prozaicznymi jak zagubienie, zniszczenie czy kradzież.

Czy wniosek o wydanie odpisu ma być pisemny? Z przepisów nic takiego nie wynika. Nie ma też ograniczenia co do liczby duplikatów. Jeżeli wniosek o ich wydanie jest uzasadniony, to pracodawca nie może odmówić, nawet jeśli już któryś raz tworzy odpis.

Jeśli chodzi natomiast o to, jak odpis ma wyglądać, to rozporządzenie o świadectwie pracy tego nie reguluje, zresztą tak samo jak [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/1900_89/DU1964Nr%2043poz%20296a.asp]kodeks postępowania cywilnego[/link]. Ogólną definicję odpisu podaje słownik język polskiego, zgodnie z którym jest to przepisany tekst oryginalnego dokumentu.

Potwierdza to także [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2004/DU2004Nr161poz1688.asp]ustawa z 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (DzU z 2004 r. nr 161, poz. 1688 ze zm.)[/link]. Posługuje się ona dwoma rodzajami odpisów: zupełnym i skróconym. Za zupełny uważa dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego wraz ze wszystkimi dodatkowymi wzmiankami.

[ramka][b]Zobacz wzór [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/swiadectwo_pracy_duplikat.pdf]Duplikat świadectwa pracy[/link] [/b][/ramka]

[srodtytul]Żadnych fotokopii [/srodtytul]

To wszystko dowodzi, że sporządzając duplikat świadectwa pracy, powinniśmy postąpić następująco.

[b]Krok 1.[/b] Odnaleźć w aktach osobowych kopię świadectwa.

[b]Krok 2.[/b] Czysty druk świadectwa wypełnić wiernie z kopią.

[b]Krok 3.[/b] Odpis świadectwa pracy oznaczyć informacją „duplikat”, a na dole zamieścić datę jego sporządzenia oraz imię i nazwisko osoby, która tego dokonała.

Problem może być tylko wtedy, gdy podpis na pierwotnym dokumencie jest nieczytelny, a osoba, która się podpisała, już nie pracuje. Wtedy jego odtworzenie może być fizycznie utrudnione.

W takiej sytuacji, jeśli znamy imię i nazwisko osoby sporządzającej, powinniśmy je wpisać. W przeciwnym razie pomijamy. Pamiętajmy też o poprawnym datowaniu. Na odpisie muszą się znaleźć dwie daty: pierwotna, tj. dzień wystawienia świadectwa pracy, oraz bieżąca, tj. dzień wystawienia odpisu.

[b]Uwaga! [/b]Ksero świadectwa pracy nie będzie prawidłowym odpisem, nawet gdy zostanie opatrzone informacją o zgodności z oryginałem.

[ramka][b]Komentuje Izabela Zawacka, radca prawny w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy[/b]

Na podstawie kopii świadectwa pracy sporządza się jego duplikat (czyli odpis).

Kopia (tzw. kserówka) jest potrzebna właśnie do przepisania na nowym formularzu świadectwa pracy tego wszystkiego, co było na pierwotnej wersji i z zachowaniem oryginalnej pisowni.

W miejscu, gdzie jest podpis pierwotny, powinno się wpisać po prostu imię i nazwisko pracownika, który je wtedy podpisał, oraz wskazaną przez niego datę – jeżeli była inna niż data wystawienia świadectwa figurująca na górze dokumentu (nie należy więc robić fotokopii podpisu).

Na samym dole duplikatu należy umieścić oryginalny podpis wraz z datą i postawić pieczątkę. Duplikat powinna oczywiście wystawić i podpisać osoba mająca upoważnienie do działania w imieniu pracodawcy.[/ramka]