Zima zwiększa ilość obowiązków szefa

Gdy za oknem śnieg i temperatura niepokojąco spada, obowiązki pracodawcy wobec załogi podlegają pewnym zmianom.

Już nie wystarczy zapewnienie w miejscu pracy odpowiedniej temperatury, bo to trzeba gwarantować niezależnie od pory roku. W okresie zimowym dochodzą jeszcze m.in. posiłki regeneracyjne, dodatkowe przerwy w pracy czy też wyposażenie pracownika w odzież ochronną.

[srodtytul]Musi być ciepło[/srodtytul]

Minimalną temperaturę w pomieszczeniach pracy określa [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=DF7F4F2B23BFDFD5C30DE81BA3C8B575?id=170775]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.[/link]; dalej rozporządzenie bhp).

Powinna ona być odpowiednia do rodzaju wykonywanej pracy, jednak nie niższa niż 140 C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają, np. przy pracy w chłodniach (§ 30 rozporządzenia bhp). Ale w pomieszczeniach, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna, i w pomieszczeniach biurowych nie może być niższa niż 180 C.

W myśl § 44 rozporządzenia bhp przy pracach wykonywanych na otwartej przestrzeni lub w nieogrzewanych miejscach szef musi zapewnić pracownikom w pobliżu pomieszczenia umożliwiające im schronienie się przed opadami atmosferycznymi, ogrzanie się i zmianę odzieży.

Powinien także zaopatrzyć je w urządzenia do podgrzewania posiłków i zadbać, by temperatura wynosiła co najmniej 160 C. Nie wolno mu też zapominać, że na każdego pracownika najliczniejszej zmiany powinno przypadać co najmniej 0,1 m2 powierzchni, przy czym całkowita powierzchnia pomieszczenia nie może być mniejsza niż 8 m2.

Gdy pracodawca nie jest w stanie zorganizować pomieszczenia do ogrzania się (np. ze względu na rodzaj prac wykonywanych na otwartej przestrzeni w okresie zimowym), musi przygotować załodze w pobliżu miejsca jej pracy odpowiednio urządzone źródła ciepła, przy jednoczesnym zachowaniu zasad ochrony przeciwpożarowej.

Takie rozwiązanie powoduje, że ma również obowiązek zapewnienia pracownikom dodatkowych krótkich przerw, wliczanych do czasu pracy, niezbędnych dla ogrzania się czy wysuszenia odzieży.

Uwaga! Jeśli szef zatrudnia podwładnych przy pracach na zewnątrz, według rozporządzenia bhp, musi im zapewnić środki ochrony indywidualnej. Chodzi o odzież ochronną: kombinezony, kurtki, płaszcze, nakrycia głowy (czapki, kaptury), rękawice oraz odpowiednie obuwie. Wszystko po to, aby pracownicy byli chronieni przed deszczem, śniegiem, mrozem czy chłodem.

Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mogą wymagać od pracodawcy nieodpłatnych posiłków i napojów bezalkoholowych (art. 232 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]).

[srodtytul]Coś do picia i jedzenia[/srodtytul]

Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakim powinny odpowiadać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B39B9814EC2BABF5DC1BCF5D404FD325?id=73956]rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279[/link]; dalej rozporządzenie o posiłkach).

Według jego przepisów szef ma obowiązek zapewnić podwładnym zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie jedno danie gorące o odpowiedniej kaloryczności, tj. ok. 1000 kcal.

Za warunki wyjątkowo uciążliwe można uznać m.in. prace związane ze szczególnym wysiłkiem fizycznym. Są to np. prace powodujące w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, dodatkowo wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym.

Pracownikom zatrudnionym m.in. przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 100 C pracodawca musi także zagwarantować ciepłe napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników.

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Gdy nie ma związków, określa je po uzyskaniu opinii odpowiednich przedstawicieli pracowników.

Jeżeli pracodawca nie jest w stanie sam wydawać posiłków ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub z powodów organizacyjnych, może w tym celu

- skorzystać z punktów gastronomicznych lub

- umożliwić przyrządzanie posiłków przez podwładnego we własnym zakresie z dostarczonych przez firmę produktów, z zachowaniem odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych.

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje. Mogą natomiast żądać od pracodawcy zwrotu poniesionych na nie wydatków, w sytuacji gdy ten, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, im ich nie dostarczył.

Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, po trzech – czterech godzinach pracy. Natomiast napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

[ramka][b]Co korzysta ze zwolnienia podatkowego[/b]

Wartość posiłków i napojów profilaktycznych, jako wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp, wolna jest od podatku dochodowego.

Ten przywilej dotyczy także wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów, posiłków i artykułów spożywczych, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów.

Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11b [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 307 ze zm.)[/link].

Zdarza się, że pracownicy sami kupują produkty niezbędne do przygotowania posiłków profilaktycznych, a szef zwraca im koszty na podstawie faktur zakupowych. W takim razie zwrot kosztów będzie podlegał zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych tylko wówczas, gdy podwładni będą działali na rzecz i w imieniu pracodawcy, tj. gdy faktury zakupowe będą wystawiane na pracodawcę.

Skorzystanie ze zwolnienia jest natomiast wykluczone, jeżeli faktury zakupowe będą wystawiane na pracowników[b] (wyrok WSA w Warszawie z 17 lutego 2009 r., III SA/Wa 2839/08)[/b].

Wydatki, jakie ponosi pracodawca na zapewnienie posiłków i napojów na zasadach i w granicach, jakie określa rozporządzenie o posiłkach, są w całości kosztem uzyskania przychodu ([b]stanowisko dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 września 2009 r., IPPB5/423-468/09-4/JC)[/b].[/ramka]

[i]Bogumiła Ożarska-Karbowiak jest radcą prawnym, a Edyta Krukowska-Szczerba młodszym prawnikiem w kancelarii K&L Gates Jamka sp.k.[/i]

[i] [b]Czytaj więcej w serwisach:[/b]

[link=http://www.rp.pl/temat/67268.html]PIT i CIT » Koszty » Co można wrzucić w koszty » Ubiór[/link],