Jakie mogą być tego skutki, najwcześniej przekonają się, gdy w kolejnej firmie będą chcieli udowodnić swój poprzedni staż, aby np. uzyskać wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego. Przydaje się to też przy ustaleniu prawa do nagrody jubileuszowej czy innych uprawnień w konkretnej firmie.

Najpóźniej doświadczą tego tuż przed emeryturą, gdy będą kompletować dokumenty zatrudnieniowe, aby uzyskać jak najwyższy poziom świadczeń przysługujących po zakończeniu kariery zawodowej.

[srodtytul]Wykroczenia szefa[/srodtytul]

Nawet na 30 tys. złotych grzywny naraża się ten pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Tyle też grozi szefowi pozostawiającemu akta załogi w warunkach grożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. To niejedyne ryzyko niefrasobliwego przełożonego.

Musi też pamiętać o gromadzeniu i odpowiednim przechowywaniu teczek personelu na podstawie [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=85B2611442EFE704725DC984B49115E7?id=182006]ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.[/link], dalej ustawa). Za ich umyślne uszkodzenie lub niszczenie może trafić nawet na trzy lata do więzienia (art. 52 ustawy).

[srodtytul]Pół wieku składowania[/srodtytul]

Co jednak ma zrobić pracownik, gdy przy rozstaniu nie odbierze wszystkich swoich dokumentów, a firma zniknie z rynku? To m.in. zmartwienie ok. 4 mln Polaków, którzy nie mają jeszcze ustalonego kapitału początkowego ZUS niezbędnego do wyliczenia podstawy przyszłej emerytury.

Taka osoba jak najszybciej powinna próbować uzyskać zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, aby nie stracić na późniejszych uprawnieniach. Nie musi się obawiać, nawet gdy przedsiębiorca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość. Zgodnie z art. 51p ustawy likwidator lub syndyk musi wskazać, gdzie będą przechowywane dokumenty firmy, w tym te związane z zatrudnieniem (dotyczące składek ZUS, listy płac, teczki personalne).

Podobnie znikający z rynku pracodawca musi wskazać archiwum, któremu przekaże akta do dalszego składowania. To nie wszystko. Ma też zapewnić pieniądze na składowanie danych i to na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu trzymania papierów. Ten długi termin liczy się różnie dla różnych dokumentów. Przy teczkach osobowych od dnia, gdy podwładny zakończy pracę u tego pracodawcy, a przy papierach płacowych od dnia ich wytworzenia.

Podstawowy problem polega więc na ustaleniu, gdzie i komu zlecono przechowanie dokumentów, gdy firma już nie funkcjonuje. Taką informację zainteresowani pracownicy powinni znaleźć w aktach sprawy. A jej podanie należy do obowiązków syndyka czy likwidatora, który przekazuje sądowi sprawozdanie z zakończonej operacji. Nawet gdyby był problem ze wskazaniem miejsca przechowania ksiąg i teczek, musi je oznaczyć sąd rejestrowy.

[srodtytul]Gdzie archiwum[/srodtytul]

Kłopotów z ustaleniem, gdzie są dokumenty płacowo-kadrowe, nie powinni mieć też podwładni pracujący u osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą czy w spółkach cywilnych. Zazwyczaj papiery są trzymane w siedzibie firmy, a zwykle będzie to mieszkanie. Teoretycznie też łatwiej się z takimi osobami skontaktować.

Gdyby taka dokumentacja trafiła do profesjonalnego archiwum, osoba, której akta dotyczą, może za odpłatnością domagać się jej kopii lub odpisu drogą pocztową lub w inny wskazany przez żądającego sposób, pod wskazany przez nią adres. Ma także prawo wglądu w swoją dokumentację w miejscu znajdującym się w Polsce. Zapewnia jej to art. 51 ustawy.

[ramka][b]Komentuje Marcin Wojewódka radca prawny [/b]

Nawet pracownicy firmy, która już nie działa, nie powinni obawiać się utraty swoich dokumentów. Jeśli nie zostały one odpowiednio zabezpieczone, a zachodzi ryzyko ich bezpowrotnego zniszczenia np. wskutek złego przechowywania, szczególne uprawnienia ma naczelny dyrektor Archiwów Państwowych.

Może on nakazać złożenie teczek i akt, które należały do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej. Tak samo stanie się, gdy dokumenty narażone są na bezprawne działania innych osób lub gdy nie ma podstaw do przekazania ich do dalszego przechowania. Decyzja nakazująca złożenie papierów we wskazanym archiwum państwowym musi być natychmiast wykonana.[/ramka]