Rada nadzorcza to organ sprawujący kontrolę nad spółką we wszystkich aspektach jej działalności. Ustawodawca dopuszcza jej ustanowienie w trzech spółkach: akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością i komandytowo-akcyjnej.

Nie zawsze jednak jest to obowiązkowe. W spółce akcyjnej rada nadzorcza być musi, ale już w spółce z o.o. ustanowienie rady nie jest konieczne. Wymóg taki istnieje jedynie wtedy, gdy kapitał zakładowy firmy przekracza 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż 25. Podobne reguły obowiązują w spółce komandytowo-akcyjnej. Tu radę powołać można, trzeba jednak dopiero wtedy, gdy liczba akcjonariuszy przekroczy 25 osób.

Przepisy narzucają właścicielom spółek pewne wymogi, jeśli idzie o liczebność rady. Ciało to powinno liczyć nie mniej niż trzy osoby (a w spółkach publicznych – pięć osób). Nie ma natomiast przeciwwskazań, aby osób tych znalazło się w radzie więcej. Tu wspólnicy i akcjonariusze mają wolną rękę.

Warto przestrzec czytelników, że ustawodawca sprawę powołania rady nadzorczej traktuje bardzo poważnie. Jego troska o należyty poziom kontroli posunięta jest do tego stopnia, że członkowie zarządu spółki ryzykują grzywną, jeśli ich firma przez dłużej niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady w należytym składzie.

[srodtytul]Kompetencje formalne[/srodtytul]

Zadania rady nadzorczej zakreślone zostały dość szeroko. Ustawodawca upoważnił ją bowiem do sprawowania stałego nadzoru nad spółką we wszystkich dziedzinach jej działalności. Innymi słowy, obowiązkiem rady jest czuwanie nad kondycją spółki i działalnością zarządu.

Zadania stojące przed radą nadzorczą można podzielić na takie, które zostały w ustawie wymienione wprost, i pozostałe. Tych pierwszych ustawodawca wymienia jedynie kilka i przyjąć należy, że katalog czynności, które rada powinna wykonać, ma charakter otwarty. To od sytuacji w konkretnej spółce zależy, jak będzie taki nadzór wyglądał.

[wyimek]3 miesiące może maksymalnie trwać okres zawieszenia członka zarządu spółki przez radę nadzorczą[/wyimek]

Wśród obowiązków, które [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0878F97C9B855869DA1A3F9BAD45E3AB?id=133014]kodeks spółek handlowych[/link] określa dokładniej, należy wspomnieć o[b] corocznej ocenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty.[/b] Celem takiej oceny jest dostarczenie wspólnikom i akcjonariuszom informacji o wynikach działalności ich własnej spółki.

Przypomnijmy, że na dorocznym zgromadzeniu wspólników czy walnym zgromadzeniu akcjonariuszy dochodzi na ogół do głosowania nad zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, uchwałą dotyczącą zysku albo straty oraz udzielenia członkom organów tzw. absolutorium. Właściciele spółki nie zawsze mają wiedzę wystarczającą do zweryfikowania dokumentów przedkładanych w tym celu przez zarząd. I tu właśnie otwiera się pole do popisu dla rady. Gremium to zajmuje się bowiem bliżej działalnością spółki, nie mówiąc już o tym, że w jego skład powinni wchodzić fachowcy.

Kodeks wymaga, ażeby oceny sprawozdań zarządu rada dokonała pod kątem zgodności z księgami i dokumentami oraz ze stanem faktycznym. Natomiast przy formułowaniu stanowiska co do propozycji podziału zysku albo pokrycia straty jej członkowie mają wolną rękę. Jeśli uznają np., że lepiej wypracowane zyski zatrzymać w firmie, mają prawo wyrazić takie stanowisko.

Oczywiście ostateczna decyzja należeć będzie do udziałowców. Tak czy inaczej, z wyników całej oceny rada powinna sporządzić swoje sprawozdanie i przedłożyć je – odpowiednio – zgromadzeniu wspólników albo walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy.

Kolejną prerogatywą rady nadzorczej jest [b]prawo zaskarżania uchwał zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia.[/b] Następuje to w drodze wytoczenia powództwa przed sąd. Pozwaną spółkę reprezentuje wówczas zarząd, jeśli właściciele spółki nie powołali w tym celu pełnomocnika.

Rada ma również [b]prawo zwołania zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy[/b]. W spółce z o.o. następuje to wtedy, gdy zarząd nie zwoła zwyczajnego zgromadzenia na czas albo gdy nie zwoła zgromadzenia nadzwyczajnego w ciągu dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę. Również w spółce akcyjnej do zwołania zwyczajnego walnego zgromadzenia wystarczy, że zarząd nie uczyni tego w terminie.

Natomiast walne w trybie nadzwyczajnym rada może zorganizować zawsze, gdy tylko uzna je za wskazane. Nie musi poprzedzać tego stosownym żądaniem adresowanym do zarządu. W tym ostatnim przypadku istnieje więc swoista dwuwładza. Jej skutki mogą się okazać opłakane – zwłaszcza gdy zarząd i rada zwołają zgromadzenia w tym samym terminie, ale w różnych miejscach.

Wśród kompetencji rady nadzorczej w spółce akcyjnej warto wymienić również [b]obowiązek dbania o należytą obsadę stanowisk w zarządzie.[/b] W spółce akcyjnej w razie niemożności sprawowania czynności przez członka zarządu rada powinna niezwłocznie podjąć odpowiednie działania. Ich celem jest dokonanie zmian w składzie zarządu. W spółce z o.o. takiego przepisu nie ma, bo zarząd wybierają sami wspólnicy, a nie rada.

Koniecznie też należy pamiętać, że zarówno umowa spółki z o.o., jak i statut spółki akcyjnej czy komandytowo-akcyjnej mogą rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej. To ważne zwłaszcza tam, gdzie właścicielom zależy na przyznaniu radzie roli swoistego pośrednika między nimi a menedżerami prowadzącymi firmę na co dzień. Wolno bowiem postanowić, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem określonych w statucie czynności.

[ramka][b]Przykład[/b]

Akcjonariusze nie chcą, ażeby zarząd sam, bez żadnej kontroli, podejmował decyzje o zaciąganiu kredytów bankowych. Wprowadzają zatem do statutu przepis, w myśl którego czynności takie wymagają zgody rady nadzorczej.[/ramka]

[b]Uwaga![/b] Niekiedy od rozstrzygnięć rady przysługuje odwołanie. W spółce akcyjnej – jeżeli rada nadzorcza nie wyrazi zgody na dokonanie określonej czynności, zarząd może się zwrócić do walnego zgromadzenia, aby powzięło uchwałę udzielającą zgody na dokonanie tej czynności. Powzięcie takiej uchwały przez walne jest tożsame z anulowaniem rozstrzygnięcia rady.

[ramka][b][link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/pdf/Przykladowy%20regulamin%20rady%20nadzorczej.pdf]Zobacz przykładowy regulamin rady nadzorczej[/link][/b][/ramka]

[srodtytul]Co wolno[/srodtytul]

Aby kompetencje rady nie pozostały na papierze, musi iść za nimi możliwość zapoznania się z działalnością spółki. To dlatego ustawa wyraźnie zastrzega, że organowi temu wolno badać wszystkie dokumenty spółki, domagać się od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.

Kompetencji tych nie można ograniczyć. Zarząd nie może odmówić radzie nadzorczej dostępu do materiałów, nawet gdyby miał uzasadnione podejrzenia, że osoba, która się o taki wgląd ubiega, wykorzysta je sprzecznie z interesami spółki. Warto jednak mieć na uwadze, że w tym ostatnim przypadku ustawodawca chroni interesy spółki inaczej. Przewiduje mianowicie odpowiedzialność karną członka rady nadzorczej, który działa na szkodę spółki.

[wyimek]Zarząd nie może radzie nadzorczej odmówić dostępu do materiałów[/wyimek]

Wspólnikom w spółce z o.o. wolno do pewnego stopnia wpływać na tryb pracy rady nadzorczej. Jak? Otóż każdy jej członek może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru – chyba że umowa stanowi inaczej. Innymi słowy, uprawnienie to wolno wyłączyć. Wtedy nadzór należy bądź do rady działającej gremialnie, bądź do członków tego organu działających w określonych konstelacjach (np. po dwóch, po trzech itd.). Natomiast w spółce akcyjnej z samej ustawy wynika, że rada wykonuje swoje obowiązki kolegialnie.

Należy też pamiętać, że w spółce z o.o. każdemu w zasadzie wspólnikowi służy tzw. prawo indywidualnej kontroli. Jest nim szeroko rozumiana możność sprawdzenia interesów własnej spółki. Obejmuje uprawnienie do przeglądania ksiąg i dokumentów, sporządzania bilansu na własny użytek i żądania wyjaśnień od zarządu.

W przypadku powołania rady nadzorczej tę indywidualną kontrolę można ograniczyć, a nawet wyłączyć, choć nie jest to obligatoryjne. Innymi słowy, w spółce z o.o. może funkcjonować rada, a ponadto jeszcze wielu wspólników uprawnionych do indywidualnej kontroli. Tylko od samych właścicieli zależy, czy regułę tę zmienią. Jeśli dojdą do wniosku, że nie ma sensu dublowanie kompetencji, mogą zdecydować o ograniczeniu przysługujących im uprawnień nadzorczych.

Jeśli tego nie uczynią, trzeba mieć w pamięci jeszcze jedną zasadę. Otóż radzie wolno odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że ten wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki, wyrządzając jej przez to znaczną szkodę.

Czy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością można wyłączyć indywidualną kontrolę członków rady nadzorczej w sytuacji, gdy umowa wyłącza również indywidualną kontrolę wspólników? Jak najbardziej. Wtedy uprawnienia kontrolne przysługują jedynie radzie działającej gremialnie.

Omawiając uprawnienia rady nadzorczej, wspomnieć należy, że poszczególnym członkom rady wolno zasięgać informacji o powiązaniach kapitałowych ich spółki. Można mianowicie zażądać, aby spółka handlowa, która jest w niej wspólnikiem albo akcjonariuszem, udzieliła informacji, czy pozostaje w stosunku dominacji lub zależności wobec określonej spółki handlowej albo spółdzielni będącej wspólnikiem bądź akcjonariuszem w tej samej spółce kapitałowej.

Uprawnionemu wolno się również domagać ujawnienia liczby udziałów lub akcji oraz głosów, jakie spółka handlowa posiada w tej ostatniej spółce – w tym także jako zastawnik, użytkownik lub na podstawie porozumień z innymi osobami. Żądanie udzielenia informacji oraz odpowiedzi powinny być złożone na piśmie.

[srodtytul]Prawo do zawieszenia[/srodtytul]

Niekiedy niezwykle istotnym uprawnieniem rady może się okazać prawo zawieszania członków zarządu. Kodeks nie poświęca skutkom tego wydarzenia zbyt wiele uwagi, ale wydaje się, że bez obaw można przyjąć, iż osoba zawieszona w prawach członka zarządu traci prawo do reprezentowania swojej firmy. Dlatego zawieszeniem należy się posługiwać ostrożnie, kodeks dopuszcza je bowiem w dowolnej konfiguracji – od jednej osoby aż po cały zarząd.

Przepisy o zawieszeniu członków zarządu są stosunkowo najobszerniejsze w przypadku spółki akcyjnej. Od niej zatem zacznijmy. Zabierając się do zawieszania, rada powinna pamiętać, że obowiązują ją pewne ograniczenia. Po pierwsze zawieszenie może nastąpić jedynie z ważnych powodów. Ustawodawca nie precyzuje, co rozumie pod tym pojęciem. Przyjąć zatem należy, że decydują konkretne okoliczności w konkretnej spółce. Po drugie okres zawieszenia jest ograniczony ustawowo i nie może przekroczyć trzech miesięcy.

Nietrudno sobie wyobrazić, że wskutek zawieszenia może dojść do pozbawienia spółki organu kompetentnego do jej reprezentowania. Taki podmiot nie może na dłuższą metę sprawnie działać. To zarząd przecież dokonuje czynności prawnych, choćby takich jak podpisywanie umów. Aby wszystko to nie odbiło się na bieżącej działalności spółki, rada nadzorcza ma jeszcze jeden przywilej.

Otóż wolno jej delegować ze swego składu osoby do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą wykonywać swoich czynności. Delegowanie też jest ograniczone terminem i tak jak zawieszenie nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Siłą rzeczy powiązane jest z okresem zawieszenia. Oznacza to, że z chwilą odwieszenia członka zarządu kończy się delegacja.

Prawo ingerencji rady w działania podmiotów upoważnionych do zarządzania spółką pojawia się nie tylko w spółce akcyjnej. Przewidują je także przepisy o spółce komandytowo-akcyjnej, choć w nieco innej formie.

Tu rada nie jest bowiem upoważniona do zawieszania komplementariuszy, czyli wspólników odpowiadających za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem i podejmujących najważniejsze decyzje jej dotyczące. Jeśli jednak żaden z komplementariuszy uprawnionych do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentowania nie może wykonywać swoich czynności, radzie wolno delegować któregoś ze swych członków do wykonywania czynności komplementariusza.

Jeszcze inaczej sytuacja kształtuje się w spółce z o.o. Tu rada nie ma ani prawa zawieszenia członków zarządu, ani delegowania ze swego grona kogokolwiek do pełnienia ich obowiązków. Regułę tę wolno jednak zmienić, wprowadzając do umowy spółki postanowienie przyznające radzie prawo zawieszania menedżerów. Co ciekawe, ustawodawca nie wspomina wprost o dopuszczalności wyposażenia rady w kompetencję do delegowania jej członków do zarządu.

[srodtytul]Nadzoruje, a nie rządzi[/srodtytul]

Rozszerzając uprawnienia rady nadzorczej, wspólnicy i akcjonariusze powinni pamiętać, żeby nie doprowadziło to do zatarcia różnic między kompetencjami tego organu i zarządu. Rada ma nadzorować, a nie kierować.

[wyimek]Radzie nadzorczej wolno badać wszystkie dokumenty spółki, domagać się od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.[/wyimek]

Należy zwłaszcza mieć na uwadze, że rada nie jest zwierzchnikiem zarządu. To dlatego – niezależnie od tego, czy chodzi o spółkę z o.o. czy akcyjną – rada nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia jej spraw.

[srodtytul]Kto może wchodzić w skład [/srodtytul]

Do rady nadzorczej właścicielom spółki wolno powołać w zasadzie każdego. W skład tego organu mogą wchodzić zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza ich grona. Nie ma przeszkód, ażeby skład wybrać częściowo spośród wspólników, a częściowo spośród innych osób. Od reguły dowolności wyboru jest jednak kilka istotnych wyjątków. Są to te same odstępstwa co opisane w zeszłym tygodniu w tekście o zarządzie.

Po pierwsze do rady nie można powołać osoby niemającej pełnej zdolności do czynności prawnych (a więc nieletniej czy ubezwłasnowolnionej). Po drugie wykluczony został wybór osoby skazanej prawomocnym wyrokiem za niektóre przestępstwa.

Chodzi m.in. o kradzież, fałszowanie dokumentów, działanie na szkodę spółki itp. Zakaz taki trwa pięć lat od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego i nie może się zakończyć przed upływem trzech lat od dnia zakończenia odbywania kary.

Dopuszczalne jest zwolnienie z zakazu albo skrócenie jego okresu. Wystarczy, że skazany w ciągu trzech miesięcy od uprawomocnienia się wyroku złoży stosowny wniosek, który zostanie następnie przez sąd uwzględniony.

Ulga ta dotyczy jednak tylko przestępstw popełnionych nieumyślnie. Z zakazu powołania w skład zarządu osoby skazanej za przestępstwo popełnione umyślnie zwolnić nie sposób. To samo odnosi się do skrócenia terminu.

[srodtytul]Jak wybierać [/srodtytul]

Kodeks nie określa szczegółów głosowania nad uchwałami o wyborze członków rady nadzorczej. Głosować można zatem na różne sposoby i w różnych konfiguracjach – byle w zgodzie ze zdrowym rozsądkiem.

Najprostsze rozwiązanie sprowadza się do głosowania nad uchwałą o wyborze konkretnej osoby do rady. Jeśli opowie się za nią odpowiednia większość, osoba ta wchodzi do rady nadzorczej, w przeciwnym razie zaś oczywiście nie. Nie oznacza to jednak, że głosowanie od razu na kilku kandydatów jest zabronione.

[srodtytul]Tryb pracy[/srodtytul]

Jak była już o tym mowa, w skład rady nadzorczej wchodzą – niezależnie od rodzaju spółki – przynajmniej trzy osoby. Niezbędne jest więc wypracowanie jakiejś procedury wspólnego podejmowania decyzji. Na ogół będzie się to odbywało w drodze głosowania i podejmowania uchwał.

Uchwałę rada nadzorcza może podjąć, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. W niektórych sprawach możliwe jest głosowanie korespondencyjne, a nawet wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej.

Wspominaliśmy już wcześniej, że w spółce z o.o. każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, w spółce akcyjnej zaś rada sprawuje swą funkcję kolegialnie. Dodać wypada, że w spółce akcyjnej radzie wolno delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych.

To ostatnie następuje w drodze podjętej na ogólnych zasadach uchwały. Wyjątkiem jest tu sytuacja, w której rada nadzorcza została wybrana w szczególny sposób, w drodze głosowania oddzielnymi grupami. Wówczas każda grupa ma prawo delegować jednego spośród wybranych przez siebie członków rady nadzorczej do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych.

Członkowie ci mają prawo uczestniczenia w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym. Aby uprawnienie to nie pozostało jedynie na papierze, ustawa nakazuje zarządowi zawiadamiać z wyprzedzeniem takie osoby o każdym swoim posiedzeniu.

[srodtytul]CO WYNIKA Z USTAWY, A CO WARTO REGULOWAĆ[/srodtytul]

[b]Prace rady nadzorczej może znakomicie usprawnić przyjęcie jej regulaminu[/b]

Kodeks nie poświęca temu dokumentowi zbyt wiele uwagi.

Z przepisów wynika przede wszystkim, że regulamin rady nadzorczej może określać jej organizację i sposób wykonywania czynności.

Tryb przyjęcia takich przepisów jest podobny we wszystkich spółkach kapitałowych. W przypadku spółki z o.o. ustawa stanowi, że regulamin uchwala zgromadzenie wspólników – z prawem scedowania tego przywileju na samą radę. Z kolei w spółce akcyjnej regulamin może uchwalić walne zgromadzenie. I tu jednak wolno w statucie przekazać tę kompetencję radzie. To ona określa wówczas, jak zorganizować sobie pracę.

Regulamin rady nadzorczej nie jest może dokumentem zbyt skomplikowanym, ale mimo to jego przygotowanie wymaga staranności. Można tu niemal w niezmienionej postaci powtórzyć uwagi sprzed tygodnia, kiedy zajmowaliśmy się regulaminem zarządu.

Praktyka nie napawa optymizmem. Nawet w poważnych firmach regulaminy ograniczają się często do przepisywania kolejnych artykułów kodeksu spółek handlowych. Określanie minimalnego składu rady i jej kompetencji do sprawowania nadzoru nad działalnością spółki, nakazywanie jej działalności na podstawie prawa itp. postanowienia pojawiają się tam regularnie. Tymczasem są one najzupełniej zbędne. Nie jest to może błąd, ale na takie elaboraty szkoda czasu i pieniędzy.

W regulaminie nie trzeba powtarzać czegoś, co i tak wynika już z ustawy. Ta bowiem obowiązuje niezależnie od tego, czy zostanie przepisana przez spółkę. Nie ma sensu np. wprowadzanie do regulaminu paragrafu, że „rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności”, bo to już zostało przesądzone w art. 219 § 1 i art. 382 § 1 k.s.h.

Podobny skutek odniesie włączenie do regulaminu rady nadzorczej spółki akcyjnej stwierdzenia, że „uchwały rady zapadają bezwzględną większością głosów”. Norma ta wynika od dawna z art. 391 § 1 k.s.h. Przykłady można mnożyć.

Czy zatem wszystko wynika z kodeksu? Wiele spraw, zwłaszcza tych szczegółowych, wcale nie jest w przepisach ujętych. I tu pojawia się pole do popisu dla twórców regulaminu. Przykładowo w regulaminie można określić wiele kompetencji przewodniczącego rady, częstotliwość posiedzeń i treść protokołów z nich sporządzanych, krąg osób spoza grona rady nadzorczej zapraszanych na posiedzenia itp.

[ramka][b][link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/pdf/Przykladowy%20regulamin%20rady%20nadzorczej.pdf]Zobacz przykładowy regulamin rady nadzorczej[/link][/b][/ramka]

[ramka][b]Czytaj o [link=http://www.rp.pl/artykul/72257,522962_Kto_i_jak_rzadzi_w_spolce_kapitalowej.html]zarządzie w spółce z o.o. i akcyjnej[/link][/b][/ramka]