Zarząd to organ, który nie tylko odpowiada za codzienną działalność spółki, lecz także reprezentuje ją wobec osób trzecich.
On zatem dokonuje w jej imieniu czynności prawnych – zawiera umowy, prowadzi rachunkowość itd. I nie zmienia tego fakt, że do poszczególnych zadań można dobierać sobie specjalistów – prawników, księgowych, handlowców. Wobec właścicieli spółki za rezultaty ich pracy ręczy zarząd.
[srodtytul]Kiedy trzeba, a kiedy tylko można[/srodtytul]
Powołanie zarządu jest konieczne w każdej bez wyjątku spółce kapitałowej. Sporadycznie jednak może on też pojawiać się w spółkach osobowych, a konkretnie – w spółkach partnerskich. Przepisy dopuszczają bowiem taką sytuację. Partnerom wolno zrezygnować z osobistego zarządzania spółką i powierzyć je profesjonalnym menedżerom. Do takiego zarządu stosuje się wówczas odpowiednio regulacje dotyczące spółki z o.o.
[srodtytul]Kogo można powołać[/srodtytul]
Do zarządu wolno powołać w zasadzie każdego. W skład tego organu mogą wchodzić zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza ich grona. Nie ma przeszkód, żeby powołać i tych, i tych.
[ramka][b]Przykład[/b]
W spółce jest sześciu wspólników. Wszyscy są osobami fizycznymi. Do zarządu zostaje powołanych dwóch wspólników oraz trzy osoby niemające w niej żadnych udziałów. [/ramka]
Dowolność wyboru jest ogólną regułą, od której przepisy przewidują jednak kilka istotnych wyjątków.
[b]Po pierwsze, do zarządu nie można powołać osoby niemającej pełnej zdolności do czynności prawnych[/b] (a więc nieletnich czy ubezwłasnowolnionych).
[b]Po drugie, wykluczony został wybór osoby skazanej prawomocnym wyrokiem za niektóre przestępstwa.[/b]
Chodzi m.in. o kradzież, fałszowanie dokumentów, działanie na szkodę spółki itp. Zakaz taki trwa pięć lat od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego i nie może zakończyć się przed upływem trzech lat od dnia zakończenia odbywania kary.
Warto pamiętać, że skazanie nie jest tożsame z orzeczeniem kary czy pozbawieniem wolności. Bywa i tak, że sąd oskarżonego skazuje, odstępując jednak od wymierzenia kary. Poza tym dopuszczalne jest zwolnienie z opisanego tu zakazu albo skrócenie jego okresu.
Wystarczy, że skazany w ciągu trzech miesięcy od uprawomocnienia się wyroku złoży stosowny wniosek, który zostanie następnie przez sąd uwzględniony. Ulga ta dotyczy jednak tylko przestępstw popełnionych nieumyślnie. Z zakazu powołania w skład zarządu osoby skazanej za przestępstwo popełnione umyślnie zwolnić nie sposób. To samo odnosi się do skrócenia terminu.
[srodtytul]Jak wybierać [/srodtytul]
Zasadą jest wyłanianie zarządu w drodze uchwały. Podejmują ją różne organy w zależności od rodzaju spółki. W spółce z o.o. jest to na ogół zgromadzenie wspólników. W umowie można jednak przekazać tę kompetencję np. radzie nadzorczej.
W spółce akcyjnej sytuacja jest niejako odwrócona: zarząd wybierany jest uchwałą rady nadzorczej, a w statucie wolno tę regułę zmienić, przyznając przywilej powołania zarządu np. walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy.
Kodeks nie rozstrzyga kwestii tak podstawowej, jak zgoda samego zainteresowanego na wybór do zarządu. Nie wiadomo do końca, czy w ogóle jest ona potrzebna, a jeśli tak, to kiedy należy ją wyrazić. Aby uniknąć takich wątpliwości, najlepiej nie powoływać do zarządu osób, o których nie wiadomo, czy są objęciem takiej funkcji zainteresowane.
W spółkach jednoosobowych rolę zgromadzenia udziałowców pełni jedyny udziałowiec. Do wyboru członka zarządu stosowane są wówczas odpowiednio przepisy o zgromadzeniu wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Wydaje się, że oświadczenie jedynego właściciela powinno przyjąć wówczas formę pisemną. W spółce akcyjnej konieczny będzie dodatkowo udział notariusza.
Omówienie procedury wyboru zarządu nie byłoby pełne bez przytoczenia jeszcze jednego sposobu powołania jego członków. Otóż zarówno w spółce z o.o., jak i akcyjnej kodeks dopuszcza przyznawanie niektórym udziałom czy akcjom szczególnych uprawnień. Ich zakres może być bardzo różny i generalnie zależy od pomysłowości właścicieli danej firmy.
Może polegać na przyznaniu większej liczby głosów, uprawnieniu do wyższej dywidendy itp. Tu jednak szczególnie interesujące jest wprowadzenie uprzywilejowania w formie wyboru jednego członka zarządu. Kodeks nie wspomina o takiej możliwości wprost, ale w literaturze przedmiotu jest ona dopuszczana.
Dodać należy, że w spółce akcyjnej uprawnienie do powołania „swojego” członka zarządu nie musi być związane z konkretną akcją. Kodeks dopuszcza bowiem również przyznanie w statucie osobistych uprawnień indywidualnie oznaczonemu akcjonariuszowi. Tym razem przepis stanowi wprost, że w szczególności mogą one dotyczyć właśnie powoływania lub odwoływania członków zarządu. Nie ma zatem żadnych wątpliwości, że rozwiązanie takie jest dopuszczalne.
Ustawodawca nie rozstrzyga wprost, w jaki sposób dochodzi do wyłonienia dodatkowego członka zarządu. Wydaje się jednak, że obowiązują tu ogólne reguły składania spółce oświadczeń woli. Wystarczy zatem, że uprzywilejowany oznajmi któremuś z członków zarządu swoją decyzję co do wyboru bądź odwołania oznaczonej osoby do albo z zarządu.
[srodtytul]Można zawiesić[/srodtytul]
Należy zwrócić uwagę na możliwość zawieszenia członka zarządu. Kodeks dopuszcza je w dowolnej konfiguracji – od jednej osoby aż po cały zarząd. Wolno to uczynić zarówno w spółce akcyjnej, jak i z o.o. Zacznijmy od tej pierwszej.
W spółce akcyjnej zawieszenie zostało do pewnego stopnia ograniczone. Po pierwsze, może nastąpić jedynie z ważnych powodów. Ustawodawca nie precyzuje, co rozumie pod tym pojęciem, pozostawiając wyjaśnienie praktyce.
Wydaje się, że przykładem takich ważnych powodów może się okazać popełnienie przestępstwa, podjęcie działalności konkurencyjnej, wykazanie się brakiem kompetencji (zwłaszcza jeśli naraziło to firmę na straty) itp. Po drugie, okres zawieszenia jest ograniczony ustawowo i nie może przekroczyć trzech miesięcy.
Ustawodawca nie rozwija kwestii skutków zawieszenia, ale wydaje się, że bez obaw można przyjąć, iż [b]osoba zawieszona w prawach członka zarządu traci prawo do reprezentowania spółki[/b]. Aby nie odbiło się to na bieżącej działalności, radę nadzorczą wyposażono w jeszcze jeden przywilej.
Ma ona mianowicie prawo delegowania osób wchodzących w jej skład do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności. Delegowanie też jest ograniczone terminem i tak jak zawieszenie nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Siłą rzeczy powiązane jest z okresem zawieszenia. Oznacza to, że z chwilą odwieszenia członka zarządu kończy się delegacja dla zastępującej go osoby.
Czy w spółce z o.o. członków zarządu zawieszać nie wolno? Wolno, ale tylko gdy zawczasu zadbają o to udziałowcy. Kodeks dopuszcza bowiem wprowadzenie do umowy spółki paragrafu przekazującego radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków zarządu. Jeśli takiego postanowienia w umowie zabraknie, rada będzie bezsilna.
To pierwsza różnica w porównaniu ze spółką akcyjną. Druga jest taka, że ustawa nie narzuca odgórnie terminu, na jaki wolno członka zarządu zawiesić. Teoretycznie okres ten może więc trwać bardzo długo i być mierzony w latach, a nie w miesiącach – choć sytuacje takie należy chyba uznać za wyjątki. Podobnie natomiast jak w spółce akcyjnej, tak i w spółce z o.o. do zawieszenia może dojść jedynie z ważnych powodów.
[srodtytul]Tryb pracy[/srodtytul]
W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że w spółce z o.o. członkowie zarządu mają większe pole do improwizacji niż w akcyjnej. Wszystko dlatego, że przepisy o tej pierwszej dopuszczają jako zasadę samodzielne prowadzenie spraw firmy, podczas gdy w tej drugiej menedżerom narzucony został obowiązek działania wspólnie. Statut może tę zasadę zmienić, ale dopóki akcjonariusze nie zdecydują się na ten krok, dopóty pozostaje ona w mocy.
Na czym polega ów obowiązek wspólnego prowadzenia spraw spółki? Ustawa nie rozstrzyga tego wprost, ale najlepszą formą wydaje się tu podejmowanie przez zarząd uchwał, zanim przystąpi do konkretnych rozstrzygnięć menedżerskich.
Omawiane przepisy nie zawsze przystają do wymogów chwili i w praktyce każdego dnia wielu członków zarządów samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące spółek. Zawsze jednak powinni mieć na uwadze, że z postępowania takiego można im uczynić zarzut. Sprzyjają temu zwłaszcza konflikty między akcjonariuszami.
[b]Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Reguła ta obowiązuje bez wyjątku zarówno w spółce z o.o., jak i akcyjnej. [/b]
Czy po posiedzeniach zarządu powinien pozostać jakiś ślad? Kodeks inaczej podchodzi do kwestii w spółce z o.o., a inaczej w akcyjnej. W tej drugiej przepisy wymagają umieszczenia w protokole każdej powziętej przez zarząd uchwały. Nie jest to tożsame z koniecznością zaprotokołowania całego posiedzenia, ale i nie ma po temu przeciwwskazań.
Natomiast w części poświęconej spółce z o.o. kodeks milczy na temat dokumentacji obrad zarządu. Nie ma nawet wymogu umieszczania uchwał w protokole. Przyjąć zatem należy, że decyzja w tej sprawie należy do samej spółki. Kwestię tę można uregulować w regulaminie zarządu.
[srodtytul]Głosowanie[/srodtytul]
Spółki akcyjne nieco różnią się od spółek z o.o. również regułami podejmowania decyzji. Podobne jest w obu to, że uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów. Innymi słowy, za uchwałą musi wypowiedzieć się ponad połowa członków. Wymóg osiągnięcia takiej większości sprawia, że wstrzymujący się od głosu de facto głosują przeciwko uchwale.
Różnica ujawnia się w dopuszczalności odstępstwa od tej zasady. W spółce z o.o. konieczność osiągnięcia bezwzględnej większości jest regułą niedoznającą wyjątków. Inaczej w spółce akcyjnej. Tu odmienne zasady wolno akcjonariuszom wprowadzić w statucie.
[ramka][b]Przykład[/b]
Akcjonariusze chcą, żeby członkowie zarządu ich spółki mogli wstrzymać się od głosu, co nie byłoby tożsame z zablokowaniem uchwały. Wprowadzają zatem do statutu przepis, w myśl którego uchwały zarządu zapadają zwykłą większością głosów.[/ramka]
[srodtytul]Prawa i obowiązki członków[/srodtytul]
Warto pamiętać, że zarząd jest ciałem dość niezależnym. W zasadzie to jego członkowie ponoszą ryzyko związane z błędami w działalności spółki. Niekiedy muszą się liczyć nawet z sankcjami karnymi. Dlatego osoby wchodzące w skład tego organu nie powinny tłumaczyć się z popełnionych uchybień tym, że „ktoś im kazał”.
Zarząd odpowiada przed zgromadzeniem wspólników (w spółce z o.o.) albo walnym zgromadzeniem akcjonariuszy (w spółce akcyjnej). W tym zakresie nie jest natomiast właściwym organem rada nadzorcza. To dlatego kodeks wprost stanowi, że rada nie ma prawa udzielać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
Z innej jednak strony zgromadzenia właścicielskie to ciała dość nieruchawe. Ich zwołanie wymaga sporego zachodu, pociąga za sobą koszty i choćby dlatego nie może się odbywać zbyt często. Tymczasem spółka działa i pewne decyzje dobrze byłoby na bieżąco konsultować ze wspólnikami czy akcjonariuszami.
Nie dziwi zatem, że w praktyce rada nadzorcza przejmuje często rolę swoistej reprezentacji właścicieli. Radę zwołać łatwiej, bo jest mniej liczna. A ponieważ wchodzą do niej często zaufani ludzie poszczególnych wspólników czy akcjonariuszy, do przejęcia pewnych kompetencji właścicielskich zostaje tylko jeden krok. Kodeks wychodzi zresztą tej tendencji naprzeciw, dopuszczając wprowadzenie do umów i statutów stosowne rozwiązania. Należy z nich jednak korzystać umiejętnie.
[b]Zarówno umowa, jak i statut spółki mogą rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej. W szczególności dopuszczalne jest wprowadzenie wymogu, że zarząd ma obowiązek uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności.[/b]
Kodeks nie określa katalogu tych czynności. Przyjąć zatem należy, że wspólnicy i akcjonariusze mają tu wolną rękę. Mogą przyznać radzie kompetencje do zatwierdzania zarówno operacji bardzo poważnych (nabycie nieruchomości, zaciągnięcie kredytu itp.), jak i najzupełniej błahych.
Powinni jednak mieć na uwadze szczególne zasady rozliczania takich działań. Otóż czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki albo statut, jest ważna. Nie jest natomiast wykluczona odpowiedzialność członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu. Może ona przybrać charakter odszkodowawczy, może też polegać na odwołaniu zarządu albo niektórych jego członków.
[wyimek]Przepisy o spółce z o.o. dopuszczają jako zasadę samodzielne prowadzenie spraw firmy, podczas gdy w akcyjnej menedżerom narzucony został obowiązek działania wspólnie[/wyimek]
Jeśli idzie o wpływ na działalność zarządu, przepisy dają właścicielom spółki swobodę manewru. Mogą oni zarówno przyznać menedżerom dużą samodzielność, jak i niemalże skrępować im ręce. Kodeks stanowi, że wobec spółki członkowie zarządu podlegają ograniczeniom ustanowionym w umowie albo statucie, a także w uchwałach rady nadzorczej i zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia.
W przypadku spółki akcyjnej dodatkowym ograniczeniem wymienionym w ustawie jest jeszcze regulamin zarządu (o czym za chwilę). Z innej strony kodeks wyraźnie zastrzega, że walnemu zgromadzeniu nie wolno wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
[srodtytul]Pożądana drobiazgowość[/srodtytul]
Przepisy nie zawsze z wystarczającą precyzją określają porządek poszczególnych czynności spółki, zwłaszcza tych o charakterze wewnętrznym, jak podejmowanie uchwał, zwoływanie posiedzeń itp. Nie ma w tym zresztą nic dziwnego. Im przepisy bardziej kazuistyczne, tym dłuższe. Drobiazgowe regulowanie tych i im podobnych kwestii w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0878F97C9B855869DA1A3F9BAD45E3AB?id=133014 ]kodeksie spółek handlowych[/link] oznaczałoby, że ustawa ta liczyłaby nie sześćset kilkadziesiąt artykułów, ale grubo ponad tysiąc.
Czasem jednak takiej kazuistyki brakuje. Nie jest to sytuacja pożądana, bo łatwo wówczas o spory. Na szczęście jest i na to sposób. Kodeks pozwala bowiem uregulować takie sprawy w tzw. regulaminach. Są to wewnętrzne dokumenty określające przebieg prac poszczególnych organów spółek. Istnieją zatem regulaminy zarządów, regulaminy rad nadzorczych itd. Tu interesują nas oczywiście te pierwsze.
[srodtytul]Co w regulaminie[/srodtytul]
Zbyt skomplikowanym dokumentem regulamin zarządu może nie jest, ale mimo to jego przygotowanie wymaga pewnej staranności. Zwłaszcza że praktyka nie napawa optymizmem. Nawet w poważnych spółkach regulaminy ograniczają się często do przepisywania artykułów k.s.h. poświęconych zarządowi. Określanie składu zarządu i jego kompetencji do reprezentowania spółki, zakaz działalności konkurencyjnej i podobne postanowienia są tam na porządku dziennym. Tymczasem są one najzupełniej zbędne.
Nie jest to może błąd, ale na takie elaboraty szkoda czasu i pieniędzy. W regulaminie nie trzeba powtarzać czegoś, co i tak wynika już z kodeksu. On bowiem obowiązuje niezależnie od tego, czy zostanie przepisany przez spółkę. Nie ma sensu np. wprowadzanie do regulaminu paragrafu, że „zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją”, bo to już zostało przesądzone w art. 101 § 1 i art. 368 § 1 k.s.h.
Podobny skutek odniesie włączenie stwierdzenia, że „prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych”. Wynika to bowiem od dawna z art. 204 i art. 372 § 1 k.s.h. To samo dotyczy wprowadzania do regulaminu zakazu podejmowania działalności konkurencyjnej przez członków zarządu, wymogu powstrzymania się od działania w razie sprzeczności interesów spółki oraz członka zarządu itd.
Niepotrzebne wydłużanie regulaminu ma również ten skutek, że w razie zmiany przepisów grozi spółce chaosem. Jeśli bowiem ustawa i regulamin brzmią identycznie, a potem dojdzie do nowelizacji tej pierwszej, powstanie pytanie, które normy stosować. Oczywiście od strony teoretycznej odpowiedź jest prosta: przepisy kodeksu.
W praktyce jednak dość łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której dla osoby nieobeznanej z k.s.h., a np. zatrudnionej w spółce czy wręcz wchodzącej w skład zarządu nie będzie to tak klarowne. Nowelizacja pociągałaby też za sobą konieczność jak najszybszej zmiany regulaminu. Pytanie tylko, czy warto tak sobie komplikować życie.
Po co zatem regulamin, skoro wszystko wynika z kodeksu? Otóż wcale nie wszystko. Wiele spraw, zwłaszcza tych szczegółowych, wcale nie jest w przepisach ujętych. I tu właśnie pojawia się pole do popisu dla twórców regulaminu. Przykładowo, w regulaminie można wskazać osobę upoważnioną do przewodniczenia posiedzeniom zarządu, treść protokołów obrad tego organu, częstotliwość posiedzeń, krąg zapraszanych na nie osób spoza grona zarządu itp.
Warto też dbać o odpowiednią szczegółowość tych regulacji, które decydujemy się do regulaminu wprowadzić. Przykładowo, samo wpisanie, że „Posiedzenie zarządu zwołuje i prowadzi prezes, a w razie jego nieobecności wyznaczony przez niego członek zarządu”, czasem może okazać się zbyt lakoniczne. Nie wiadomo bowiem, jak ma wyglądać wskazanie zastępcy przez prezesa.
Tam, gdzie między wspólnikami panuje zgoda, nie będzie to miało większego znaczenia. Jeśli jednak jest inaczej i konflikt właścicielski przeniósł się na zarząd, postanowienie takie stać się może niezwykle ważne.
[ramka][b]Zobacz: [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/wzory/przyklad%20regulaminu%20zarzadu.pdf]PRZYKŁAD PROSTEGO REGULAMINU ZARZĄDU SPÓŁKI Z O.O.[/link][/b] [/ramka]
[srodtytul]Kto uchwala wewnętrzne przepisy[/srodtytul]
Jasne jest, że regulamin musi przyjąć w odpowiednim trybie właściwy organ spółki. Tu również przepisy o spółce z o.o. i o spółce akcyjnej różnią się między sobą. Te pierwsze w ogóle nie wspominają o regulaminie zarządu. Zatem i wskazanie organu kompetentnego do wprowadzenia tego dokumentu wymaga pewnego namysłu.
Wydaje się, że jest nim zgromadzenie wspólników. To sami właściciele powinni bowiem decydować, czy chcą jakoś uporządkować pracę swoich menedżerów, czy też regulacje kodeksowe uważają za wystarczające. Nie jest natomiast – przynajmniej co do zasady – organem właściwym rada nadzorcza. W spółce z o.o. powołanie rady nie jest obowiązkowe. A nie sposób przecież przyznać kompetencji organowi, którego w firmie nie ma.
W spółce akcyjnej przepisy o uchwalaniu regulaminu zarządu są nieco bardziej rozbudowane. Wynika z nich, że jeżeli statut nie przyznaje radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu prawa do uchwalenia lub zatwierdzenia regulaminu zarządu, zarząd może go uchwalić sam.
Czy złamanie regulaminu czymś grozi? Z pewnością tak. Postępując wbrew regulaminowi, członek zarządu naraża się na ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej. Kodeks wymaga od menedżerów profesjonalizmu (art. 293 i art. 483 k.s.h.). Skoro tak, to nie sposób przyjąć, że zawodowa staranność nie obejmuje wewnętrznych przepisów spółki.
[ramka][b]Kim jest prezes[/b]
W polskiej tytulaturze słowo „prezes” zadomowiło się już dawno. Tymczasem poświęcona temu stanowisku regulacja Kodeksu spółek handlowych ma charakter szczątkowy.
Ustawa ta o prezesie wspomina tylko kilka razy. Dwukrotnie (raz w odniesieniu do spółki z o. o., raz do akcyjnej) mowa jest, że w umowie albo statucie spółki można przewidzieć, iż w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu.
Wolno też przyznać mu pewne uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu. Dodatkowo przepisy o spółce akcyjnej pozwalają prezesowi otworzyć obrady walnego zgromadzenia akcjonariuszy pod nieobecność przewodniczącego rady nadzorczej. W pozostałym zakresie k.s.h. traktuje prezesa tak samo jak innych członków zarządu.[/ramka]
[ramka][b]Zobacz: [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/wzory/przyklad%20regulaminu%20zarzadu.pdf]PRZYKŁAD PROSTEGO REGULAMINU ZARZĄDU SPÓŁKI Z O.O.[/link][/b] [/ramka]
[ramka][b]Czytaj o [link=http://www.rp.pl/artykul/114590,526027_Kiedy_i_do_czego_wlascicielom_firmy_przyda_sie_rada_nadzorcza.html]radzie nadzorczej w spółce[/link][/b][/ramka]