W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że w spółce z o.o. członkowie zarządu mają większe pole do improwizacji niż w akcyjnej. Wszystko dlatego, że przepisy o tej pierwszej dopuszczają jako zasadę samodzielne prowadzenie spraw firmy, podczas gdy w tej drugiej menedżerom narzucony został obowiązek działania wspólnie. Statut może tę zasadę zmienić, ale dopóki akcjonariusze nie zdecydują się na ten krok, dopóty pozostaje ona w mocy.
Na czym polega ów obowiązek wspólnego prowadzenia spraw spółki? Ustawa nie rozstrzyga tego wprost, ale najlepszą formą wydaje się tu podejmowanie przez zarząd uchwał, zanim przystąpi do konkretnych rozstrzygnięć menedżerskich.
Omawiane przepisy nie zawsze przystają do wymogów chwili i w praktyce każdego dnia wielu członków zarządów samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące spółek. Zawsze jednak powinni mieć na uwadze, że z postępowania takiego można im uczynić zarzut. Sprzyjają temu zwłaszcza konflikty między akcjonariuszami.
[b]Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Reguła ta obowiązuje bez wyjątku zarówno w spółce z o.o., jak i akcyjnej. [/b]
Czy po posiedzeniach zarządu powinien pozostać jakiś ślad? Kodeks inaczej podchodzi do kwestii w spółce z o.o., a inaczej w akcyjnej. W tej drugiej przepisy wymagają umieszczenia w protokole każdej powziętej przez zarząd uchwały. Nie jest to tożsame z koniecznością zaprotokołowania całego posiedzenia, ale i nie ma po temu przeciwwskazań.
Natomiast w części poświęconej spółce z o.o. kodeks milczy na temat dokumentacji obrad zarządu. Nie ma nawet wymogu umieszczania uchwał w protokole. Przyjąć zatem należy, że decyzja w tej sprawie należy do samej spółki. Kwestię tę można uregulować w regulaminie zarządu.
[srodtytul]Głosowanie[/srodtytul]
Spółki akcyjne nieco różnią się od spółek z o.o. również regułami podejmowania decyzji. Podobne jest w obu to, że uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów. Innymi słowy, za uchwałą musi wypowiedzieć się ponad połowa członków. Wymóg osiągnięcia takiej większości sprawia, że wstrzymujący się od głosu de facto głosują przeciwko uchwale.
Różnica ujawnia się w dopuszczalności odstępstwa od tej zasady. W spółce z o.o. konieczność osiągnięcia bezwzględnej większości jest regułą niedoznającą wyjątków. Inaczej w spółce akcyjnej. Tu odmienne zasady wolno akcjonariuszom wprowadzić w statucie.
[ramka][b]Przykład[/b]
Akcjonariusze chcą, żeby członkowie zarządu ich spółki mogli wstrzymać się od głosu, co nie byłoby tożsame z zablokowaniem uchwały. Wprowadzają zatem do statutu przepis, w myśl którego uchwały zarządu zapadają zwykłą większością głosów.[/ramka]
[srodtytul]Prawa i obowiązki członków[/srodtytul]
Warto pamiętać, że zarząd jest ciałem dość niezależnym. W zasadzie to jego członkowie ponoszą ryzyko związane z błędami w działalności spółki. Niekiedy muszą się liczyć nawet z sankcjami karnymi. Dlatego osoby wchodzące w skład tego organu nie powinny tłumaczyć się z popełnionych uchybień tym, że „ktoś im kazał”.
Zarząd odpowiada przed zgromadzeniem wspólników (w spółce z o.o.) albo walnym zgromadzeniem akcjonariuszy (w spółce akcyjnej). W tym zakresie nie jest natomiast właściwym organem rada nadzorcza. To dlatego kodeks wprost stanowi, że rada nie ma prawa udzielać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
Z innej jednak strony zgromadzenia właścicielskie to ciała dość nieruchawe. Ich zwołanie wymaga sporego zachodu, pociąga za sobą koszty i choćby dlatego nie może się odbywać zbyt często. Tymczasem spółka działa i pewne decyzje dobrze byłoby na bieżąco konsultować ze wspólnikami czy akcjonariuszami.
Nie dziwi zatem, że w praktyce rada nadzorcza przejmuje często rolę swoistej reprezentacji właścicieli. Radę zwołać łatwiej, bo jest mniej liczna. A ponieważ wchodzą do niej często zaufani ludzie poszczególnych wspólników czy akcjonariuszy, do przejęcia pewnych kompetencji właścicielskich zostaje tylko jeden krok. Kodeks wychodzi zresztą tej tendencji naprzeciw, dopuszczając wprowadzenie do umów i statutów stosowne rozwiązania. Należy z nich jednak korzystać umiejętnie.
[b]Zarówno umowa, jak i statut spółki mogą rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej. W szczególności dopuszczalne jest wprowadzenie wymogu, że zarząd ma obowiązek uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności.[/b]
Kodeks nie określa katalogu tych czynności. Przyjąć zatem należy, że wspólnicy i akcjonariusze mają tu wolną rękę. Mogą przyznać radzie kompetencje do zatwierdzania zarówno operacji bardzo poważnych (nabycie nieruchomości, zaciągnięcie kredytu itp.), jak i najzupełniej błahych.
Powinni jednak mieć na uwadze szczególne zasady rozliczania takich działań. Otóż czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki albo statut, jest ważna. Nie jest natomiast wykluczona odpowiedzialność członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu. Może ona przybrać charakter odszkodowawczy, może też polegać na odwołaniu zarządu albo niektórych jego członków.
[wyimek]Przepisy o spółce z o.o. dopuszczają jako zasadę samodzielne prowadzenie spraw firmy, podczas gdy w akcyjnej menedżerom narzucony został obowiązek działania wspólnie[/wyimek]
Jeśli idzie o wpływ na działalność zarządu, przepisy dają właścicielom spółki swobodę manewru. Mogą oni zarówno przyznać menedżerom dużą samodzielność, jak i niemalże skrępować im ręce. Kodeks stanowi, że wobec spółki członkowie zarządu podlegają ograniczeniom ustanowionym w umowie albo statucie, a także w uchwałach rady nadzorczej i zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia.
W przypadku spółki akcyjnej dodatkowym ograniczeniem wymienionym w ustawie jest jeszcze regulamin zarządu (o czym za chwilę). Z innej strony kodeks wyraźnie zastrzega, że walnemu zgromadzeniu nie wolno wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
[srodtytul]Pożądana drobiazgowość[/srodtytul]
Przepisy nie zawsze z wystarczającą precyzją określają porządek poszczególnych czynności spółki, zwłaszcza tych o charakterze wewnętrznym, jak podejmowanie uchwał, zwoływanie posiedzeń itp. Nie ma w tym zresztą nic dziwnego. Im przepisy bardziej kazuistyczne, tym dłuższe. Drobiazgowe regulowanie tych i im podobnych kwestii w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0878F97C9B855869DA1A3F9BAD45E3AB?id=133014 ]kodeksie spółek handlowych[/link] oznaczałoby, że ustawa ta liczyłaby nie sześćset kilkadziesiąt artykułów, ale grubo ponad tysiąc.
Czasem jednak takiej kazuistyki brakuje. Nie jest to sytuacja pożądana, bo łatwo wówczas o spory. Na szczęście jest i na to sposób. Kodeks pozwala bowiem uregulować takie sprawy w tzw. regulaminach. Są to wewnętrzne dokumenty określające przebieg prac poszczególnych organów spółek. Istnieją zatem regulaminy zarządów, regulaminy rad nadzorczych itd. Tu interesują nas oczywiście te pierwsze.
[srodtytul]Co w regulaminie[/srodtytul]
Zbyt skomplikowanym dokumentem regulamin zarządu może nie jest, ale mimo to jego przygotowanie wymaga pewnej staranności. Zwłaszcza że praktyka nie napawa optymizmem. Nawet w poważnych spółkach regulaminy ograniczają się często do przepisywania artykułów k.s.h. poświęconych zarządowi. Określanie składu zarządu i jego kompetencji do reprezentowania spółki, zakaz działalności konkurencyjnej i podobne postanowienia są tam na porządku dziennym. Tymczasem są one najzupełniej zbędne.
Nie jest to może błąd, ale na takie elaboraty szkoda czasu i pieniędzy. W regulaminie nie trzeba powtarzać czegoś, co i tak wynika już z kodeksu. On bowiem obowiązuje niezależnie od tego, czy zostanie przepisany przez spółkę. Nie ma sensu np. wprowadzanie do regulaminu paragrafu, że „zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją”, bo to już zostało przesądzone w art. 101 § 1 i art. 368 § 1 k.s.h.
Podobny skutek odniesie włączenie stwierdzenia, że „prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych”. Wynika to bowiem od dawna z art. 204 i art. 372 § 1 k.s.h. To samo dotyczy wprowadzania do regulaminu zakazu podejmowania działalności konkurencyjnej przez członków zarządu, wymogu powstrzymania się od działania w razie sprzeczności interesów spółki oraz członka zarządu itd.
Niepotrzebne wydłużanie regulaminu ma również ten skutek, że w razie zmiany przepisów grozi spółce chaosem. Jeśli bowiem ustawa i regulamin brzmią identycznie, a potem dojdzie do nowelizacji tej pierwszej, powstanie pytanie, które normy stosować. Oczywiście od strony teoretycznej odpowiedź jest prosta: przepisy kodeksu.
W praktyce jednak dość łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której dla osoby nieobeznanej z k.s.h., a np. zatrudnionej w spółce czy wręcz wchodzącej w skład zarządu nie będzie to tak klarowne. Nowelizacja pociągałaby też za sobą konieczność jak najszybszej zmiany regulaminu. Pytanie tylko, czy warto tak sobie komplikować życie.
Po co zatem regulamin, skoro wszystko wynika z kodeksu? Otóż wcale nie wszystko. Wiele spraw, zwłaszcza tych szczegółowych, wcale nie jest w przepisach ujętych. I tu właśnie pojawia się pole do popisu dla twórców regulaminu. Przykładowo, w regulaminie można wskazać osobę upoważnioną do przewodniczenia posiedzeniom zarządu, treść protokołów obrad tego organu, częstotliwość posiedzeń, krąg zapraszanych na nie osób spoza grona zarządu itp.
Warto też dbać o odpowiednią szczegółowość tych regulacji, które decydujemy się do regulaminu wprowadzić. Przykładowo, samo wpisanie, że „Posiedzenie zarządu zwołuje i prowadzi prezes, a w razie jego nieobecności wyznaczony przez niego członek zarządu”, czasem może okazać się zbyt lakoniczne. Nie wiadomo bowiem, jak ma wyglądać wskazanie zastępcy przez prezesa.
Tam, gdzie między wspólnikami panuje zgoda, nie będzie to miało większego znaczenia. Jeśli jednak jest inaczej i konflikt właścicielski przeniósł się na zarząd, postanowienie takie stać się może niezwykle ważne.
[ramka][b]Zobacz: [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/wzory/przyklad%20regulaminu%20zarzadu.pdf]PRZYKŁAD PROSTEGO REGULAMINU ZARZĄDU SPÓŁKI Z O.O.[/link][/b] [/ramka]
[srodtytul]Kto uchwala wewnętrzne przepisy[/srodtytul]
Jasne jest, że regulamin musi przyjąć w odpowiednim trybie właściwy organ spółki. Tu również przepisy o spółce z o.o. i o spółce akcyjnej różnią się między sobą. Te pierwsze w ogóle nie wspominają o regulaminie zarządu. Zatem i wskazanie organu kompetentnego do wprowadzenia tego dokumentu wymaga pewnego namysłu.
Wydaje się, że jest nim zgromadzenie wspólników. To sami właściciele powinni bowiem decydować, czy chcą jakoś uporządkować pracę swoich menedżerów, czy też regulacje kodeksowe uważają za wystarczające. Nie jest natomiast – przynajmniej co do zasady – organem właściwym rada nadzorcza. W spółce z o.o. powołanie rady nie jest obowiązkowe. A nie sposób przecież przyznać kompetencji organowi, którego w firmie nie ma.
W spółce akcyjnej przepisy o uchwalaniu regulaminu zarządu są nieco bardziej rozbudowane. Wynika z nich, że jeżeli statut nie przyznaje radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu prawa do uchwalenia lub zatwierdzenia regulaminu zarządu, zarząd może go uchwalić sam.
Czy złamanie regulaminu czymś grozi? Z pewnością tak. Postępując wbrew regulaminowi, członek zarządu naraża się na ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej. Kodeks wymaga od menedżerów profesjonalizmu (art. 293 i art. 483 k.s.h.). Skoro tak, to nie sposób przyjąć, że zawodowa staranność nie obejmuje wewnętrznych przepisów spółki.
[ramka][b]Kim jest prezes[/b]
W polskiej tytulaturze słowo „prezes” zadomowiło się już dawno. Tymczasem poświęcona temu stanowisku regulacja Kodeksu spółek handlowych ma charakter szczątkowy.
Ustawa ta o prezesie wspomina tylko kilka razy. Dwukrotnie (raz w odniesieniu do spółki z o. o., raz do akcyjnej) mowa jest, że w umowie albo statucie spółki można przewidzieć, iż w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu.
Wolno też przyznać mu pewne uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu. Dodatkowo przepisy o spółce akcyjnej pozwalają prezesowi otworzyć obrady walnego zgromadzenia akcjonariuszy pod nieobecność przewodniczącego rady nadzorczej. W pozostałym zakresie k.s.h. traktuje prezesa tak samo jak innych członków zarządu.[/ramka]
[ramka][b]Zobacz: [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/wzory/przyklad%20regulaminu%20zarzadu.pdf]PRZYKŁAD PROSTEGO REGULAMINU ZARZĄDU SPÓŁKI Z O.O.[/link][/b] [/ramka]
[ramka][b]Czytaj o [link=http://www.rp.pl/artykul/114590,526027_Kiedy_i_do_czego_wlascicielom_firmy_przyda_sie_rada_nadzorcza.html]radzie nadzorczej w spółce[/link][/b][/ramka]
