Skanowanie poufnych materiałów pod kontrolą

Co zrobić, aby uniknąć naruszeń bezpieczeństwa w czasie drukowania? Przede wszystkim należy zabezpieczyć urządzenie tak, aby nikt niepowołany nie miał dostępu do treści druków i do danych zapisanych w pamięci drukarki. Należy też wyeliminować możliwość kopiowania i skanowania druków poufnych.

Dokumenty powinny być bezpieczne również w momencie przesyłania ich poprzez sieć z komputera do urządzenia drukującego. Dlatego warto pomyśleć o szyfrowaniu danych.

– W 99 firmach na 100 komunikacja między komputerem użytkownika a drukarką odbywa się „otwartym tekstem”. Transmisja między stacją roboczą a urządzeniem drukującym nie jest w żaden sposób szyfrowana – mówi Michał Karłowicz z Ricoh.

– Tymczasem za pomocą ogólnie dostępnych, darmowych, niewymagających zaawansowanej wiedzy narzędzi można podsłuchiwać transmisję pomiędzy dowolnymi urządzeniami znajdującymi się w sieci opartej na protokole IP.

Z raportu agencji ENISA (The European Network and Information Security Agency) z 2008 r. wynika, że tylko 53 proc. europejskich firm wprowadziło systemy uwierzytelniania pracowników korzystających z drukarek.

System uwierzytelniania sprawia, że dokument nie zostanie wydrukowany, dopóki nie odbierze go osobiście upoważniona osoba. Jest to możliwe dzięki funkcji druku poufnego. Proces drukowania zostaje uruchomiony dopiero po wprowadzeniu unikalnego kodu.

Pracownik musi wstukać na klawiaturze drukarki PIN albo zbliżyć do czytnika kartę (w systemach biometrycznych identyfikacja jest dokonywana na podstawie linii papilarnych) i dopiero wtedy uzyskuje dostęp do swoich dokumentów wysłanych do druku. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest to, że wydruk wędruje za pracownikiem. Dokument można wydrukować na dowolnym urządzeniu w firmie, logując się do niego za pomocą swojego unikalnego kodu. Funkcje drukowania na hasło ma większość sieciowych urządzeń wielofunkcyjnych.

Zwiększenie kontroli nad danymi zapewniają także inne zaawansowane funkcje. Użytkownik ma m.in. możliwość tworzenia dokumentów w formacie PDF. Minimalizuje to ryzyko manipulowania danymi, gdyż w pliku PDF nie można już wprowadzić zmian.

Nie zostawiajmy wydrukowanych stron przy drukarkach. Z badań przeprowadzonych w 2009 r. przez firmę Samsung wynika, że aż 64 proc. polskich pracowników poznało poufne informacje z dokumentów pozostawionych na drukarce.

– Nie możemy zapominać o zwykłym dokumencie papierowym, który również może się stać przedmiotem pożądania dla naszego konkurenta. Ważna dokumentacja może być skopiowana przy użyciu zwykłej biurowej kopiarki i wyniesiona z firmy – zauważa Michał Karłowicz z Ricoh.

Jeśli drukowany jest materiał zawierający poufne dane (np. z działu kadr, finansowego czy marketingu), powinien być specjalnie oznaczony. Metody są bardzo różne. Może to być technologia pozwalająca na nadruk znaków widocznych tylko w promieniowaniu UV lub czytelnych jedynie w paśmie podczerwieni. Jednym z częściej stosowanych sposobów jest mikrodruk.

Rozdzielczość dzisiejszych drukarek laserowych jest duża, co pozwala na użycie znaków, które są ledwo dostrzegalne i podczas kopiowania ulegają zatarciu. Bardzo mały rozmiar czcionki (wielkość nie przekracza 0,3 mm) uniemożliwia skopiowanie tekstu metodą kserograficzną lub zeskanowanie z użyciem biurowych skanerów.

W niektórych dokumentach stosuje się technikę oznaczania egzemplarzy z użyciem rastra. Dokument jest drukowany w taki sposób, że ukryta wiadomość ujawnia się po nałożeniu przezroczystego, drukowanego rastra. Może nią być seria, numer dokumentu, a także dowolna treść. Metoda ta jest powszechnie stosowana w przypadku opakowań produktów medycznych i tytoniowych.

Do blokady kopiowania służy tez cyfrowy znak wodny. Jest to tekst lub obraz wyświetlany w tle dokumentu. Często zwiększa on atrakcyjność druku lub określa jego stan; może służyć do oznaczenia dokumentu adnotacjami typu: wersja robocza, poufne itp.

[ramka][b]Co pracownicy robią z wydrukami[/b]

- pozostawiają dokumenty zawierające poufne informacje o firmie bądź pracownikach w pojemnikach przy drukarkach – 49 proc.

- trzymają poufne dokumenty na biurkach – 25 proc.

- przeglądają wydruki znajdujące się w pojemnikach przy drukarkach należące do innych pracowników – 8 proc.

- zamiast niszczyć poufne dokumenty, wkładają je pod inne papiery na biurku – 7 proc.

[i]Źródło: Lexmark na podstawie wyników badań[/i][/ramka]

[ramka][b]Zabezpieczanie papierowych dokumentów[/b]

[b]- Glossmark[/b]

Technologia ta jest oparta na zmianie stopnia wybłyszczenia małych elementów. Uzyskuje się efekt innego kąta załamania światła na wybranych fragmentach obrazu. Do odczytania informacji nie są potrzebne dodatkowe narzędzia. Zapisana tak informacja nie może zostać powielona za pomocą kopiarek lub skanerów.

[b]- Fluorescent[/b]

Technologia ta pozwala ukryć na wydrukach znaki widoczne w promieniach UV.

[b]- IR[/b]

Jest to technologia wykorzystująca zmianę kąta załamania światła. Służy do zapisu ukrytego obrazu, który jest widoczny i może być odczytany tylko w paśmie podczerwonym (IR).

[b]- Microtext[/b]

Technologia mikrodruku pozwalająca czytelnie wydrukować znaki tekstowe o wielkości 0,8 pkt (0,3 mm). Bardzo mały rozmiar czcionki uniemożliwia skopiowanie tekstu metodą kserograficzną oraz zeskanowanie go z użyciem biurowych skanerów.

[b]- Correlation Mark[/b]

Druk jest zabezpieczany przez naniesienie na arkusz rastra (symulacja obrazu wielotonalnego za pomocą obrazu jednotonalnego w postaci drobnego wzoru), który można odczytać, wykorzystując klucz drukowany na folii. Doskonała metoda zabezpieczania biletów czy informacji o kodach PIN.

[i]Źródło: na przykładzie produktów Xerox [/i][/ramka]