Każda firma, niezależnie o tego, ile osób zatrudnia, musi gromadzić dane o swoich pracownikach. Chodzi tu zarówno o dane osobowe w ścisłym tego słowa znaczeniu, jak i inne związane z osobami zatrudnionymi, a wymagane ze względu na zajmowane przez pracownika stanowisko. Dane mają charakter poufny i nie mogą być ujawniane osobom trzecim.

[srodtytul]Zgodnie z przepisami[/srodtytul]

Przy zatrudnianiu pracowników pracodawcy wolno żądać danych osobowych obejmujących imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pozwala na to art. 22 [sup]1[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link].

Przepis ten nie daje podstaw, aby pracodawca żądał od kandydata pełnego życiorysu czy listu intencyjnego, które bywają składane przez osoby poszukujące pracy, co nie oznacza zakazu ich złożenia pracodawcy.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto dostarczyć pracodawcy dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy ze wszystkich wcześniejszych miejsc pracy czy też dokumenty, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

A co z zaświadczeniem o niekaralności? Pracodawca może zażądać go tylko wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z przepisów.

[ramka][b]Przykład[/b]

Właściciel sklepu spożywczego chce zatrudnić kasjerów. Planuje, że ci pracownicy podpiszą umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pracodawca nie może wystąpić do rejestru karnego, żeby sprawdzić, czy te osoby nie były karane, ani zażądać takiego zaświadczenia, ponieważ przy zatrudnieniu na tym stanowisku nie ma wymogu niekaralności wynikającego z obowiązujących przepisów.[/ramka]

[srodtytul]Po rekrutacji[/srodtytul]

Z kolei od osoby, z którą pracodawca nawiązał już umowę o pracę, może żądać także innych danych, m.in. imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci (jeżeli pracownik zamierza korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem) oraz numeru PESEL pracownika.

Takie dane kandydat do pracy lub pracownik udostępnia pracodawcy w formie oświadczenia (np. w kwestionariuszu osobowym). Ten ma z kolei prawo żądać ich udokumentowania. Pracodawca może także domagać się podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów.

Przy zatrudnianiu pracodawca może wejść w posiadanie tzw. wrażliwych danych, do których zalicza się np. pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym.

Co do zasady przetwarzanie tych danych jest zabronione. Dopuszczalne będzie tylko wówczas, gdy ich zakres wynika z ustaw i gdy będzie to niezbędne do wykonania zadań związanych z zatrudnieniem.

[srodtytul]Administrator danych[/srodtytul]

Materiały gromadzone w formie akt, w tym akta osobowe pracowników i inne zawierające dane osobowe, są zbiorem danych w rozumieniu art. 7 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=56A072F876D1F39B6BFF7CB8AB31B160?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link]. Podlegają ochronie przewidzianej w tej ustawie.

Przy czym przepisy ustawy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie wobec danych dotyczących zatrudnienia tylko w zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy. Zgodnie bowiem z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Natomiast zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Potwierdził to [b]Sąd Najwyższy w postanowieniu z 16 marca 2000 r. (I PKN 672/99)[/b].

[b]Uwaga! Pracodawca jako administrator danych osobowych może zbierać tylko takie informacje, na jakie zezwalają przepisy, i ujawniać je jedynie w przypadkach w przepisach określonych. [/b]

Zdarza się, że pracodawcy żądają od podwładnych noszenia identyfikatorów zawierających m.in. ich imię i nazwisko. Czy mogą?

Jeśli obowiązek ujawniania w tej postaci danych osobowych wynika z wewnętrznych przepisów obowiązujących w zakładzie pracy (np. z regulaminu pracy), nie jest sprzeczny z ustawą o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z wyjaśnieniami zamieszczonymi na stronie internetowej generalnego inspektora ochrony danych osobowych, regulamin ustala organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników.

Służyć ma on porządkowi i sprawności w załatwianiu spraw w zakładzie pracy. Obowiązek ujawniania w tej postaci swoich danych osobowych jest dopuszczalny.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Obowiązek ujawniania w tej postaci swoich danych osobowych, jeżeli wynika z wewnętrznych przepisów obowiązujących w zakładzie pracy, nie jest sprzeczny z ustawą o ochronie danych osobowych. [/ramka]