[srodtytul]1. Brak dokumentów[/srodtytul]

Aby skutecznie wystartować w przetargu, trzeba spełnić warunki stawiane przez zamawiającego. Najczęściej na potwierdzenie tego trzeba złożyć szereg dokumentów: od zaświadczeń z ZUS czy urzędu skarbowego poprzez informację o niekaralności za niektóre przestępstwa po opinię bankową na temat posiadanych środków lub zdolności kredytowej.

Zgromadźmy je, zanim zdecydujemy się wystartować w przetargu. Nie tylko dlatego, że bez dołączenia ich do oferty nie będziemy mieli żadnych szans na wygraną. Jeszcze gorsze jest to, że ich brak może spowodować utratę wadium.

Przepisy dają firmom szanse na uzupełnienie brakujących lub wadliwych dokumentów. Ten kij ma jednak dwa końce. [b]Jeśli firma na wezwanie zamawiającego nie doniesie papierów na czas, to zostanie jej zatrzymane wadium.[/b] Jedynym sposobem jest udowodnienie, że powodem braku dokumentów były przyczyny nieleżące po stronie wykonawcy. Tyle że w praktyce jest to szalenie trudne.

Tymczasem wielu dokumentów nie da się uzupełnić, jeśli nie miało się ich w momencie składania oferty. Przykładem może być zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Może ono potwierdzać jedynie stan na dzień wydania, a żeby zostało zaakceptowane przez zamawiającego, musiałoby poświadczać niekaralność przed upływem terminu składania ofert.

[srodtytul]2. Oferta niezgodna z wymaganiami[/srodtytul]

Wymagania wobec tego, co zamawiający chce uzyskać, opisywane są szczegółowo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokument ten musimy przeanalizować wnikliwie, zanim zdecydujemy się złożyć swoją ofertę. Może się bowiem okazać, że nie jesteśmy w stanie podołać zamówieniu. Przykładowo sprzęt, który sprzedajemy, chociaż bardzo zbliżony do tego, co chce kupić zamawiający, różni się jednak nieznacznie jednym z parametrów.

Spełnienie warunków wynikających z opisu przedmiotu zamówienia to jednak nie wszystko. [b]Trzeba też zwrócić uwagę, czy sama oferta została prawidłowo skonstruowana. Nie może w niej np. zabraknąć żadnej z pozycji kosztorysu.[/b] Co prawda niektóre mniej istotne omyłki zamawiający może poprawić, jednak zawsze budzi to kontrowersje, których lepiej uniknąć.

[srodtytul]3. Bez pytań nie ma odpowiedzi[/srodtytul]

Specyfikacje powinny w sposób jednoznaczny i dokładny opisywać przedmiot zamówienia. Nie zawsze jednak tak się dzieje. To, co jest oczywiste dla zamawiającego, czasem może być nie do końca zrozumiałe dla wykonawcy.

Po to właśnie przewidziano możliwość zadawania pytań. Niestety, czasem przedsiębiorcy, mimo że jakieś sformułowania są dla nich niejednoznaczne, rezygnują z przysługującemu im prawa i nie domagają się wyjaśnień.

Ten błąd nierzadko powoduje później złożenie oferty niezgodnej z oczekiwaniami zamawiającego i jej odrzucenie.

Jedna z ostatnich nowelizacji ograniczyła czas na zadawanie pytań. Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli firma chce mieć pewność, że zamawiający odpowie na jej pytania, powinna je zadać „nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert”. Jeśli nie zdąży w tym terminie, zamawiający może, ale nie musi, udzielić wyjaśnień. Wszystko wówczas zależy od jego dobrej woli.

[srodtytul]4. Spóźnieni nie mają racji[/srodtytul]

W przetargach wszystkie terminy są określane bądź to ustawowo, bądź to przez zamawiającego. Jeśli któregoś nie dotrzymasz – nie będziemy mieli drugiej szansy. Nie istnieje bowiem tu nic takiego jak przywrócenie terminu.

[b]Co ważne często liczą się nie tylko dni, ale i godziny czy minuty. Na konkretną godzinę jest chociażby wyznaczany termin składania ofert.[/b]

Zdarzało się, że pracownik wiozący kopertę z teczką był już w budynku, ale pomylił klatki i nie dotarł do wyznaczanego pokoju, a oferta była zwracana bez otwierania.

Na jakie jeszcze terminy trzeba zwrócić uwagę?

Przede wszystkim na wskazany wcześniej czas na zadawanie pytań do specyfikacji, termin wygaśnięcia wadium (czasem trzeba go przedłużyć) oraz termin związania ofertą. [b]Jeśli jesteśmy poproszeni o uzupełnienie dokumentów czy złożenie wyjaśnień, to również musimy zrobić to do wyznaczonego momentu.[/b] Ważny też jest termin składania odwołania, gdy chcemy podważyć jakąś decyzję zamawiającego (lub jej brak).

[srodtytul]5. Nie ten podpis[/srodtytul]

Często do złożenia oferty i reprezentowania firmy w przetargu upoważniany jest jeden z jej pracowników. Musi wówczas zostać prawidłowo umocowany. Do oferty trzeba wówczas dołączyć pełnomocnictwo, z którego będzie wynikać zakres upoważnienia.

Warto pamiętać, że ogólne pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu nie pozwala na dokonywanie niektórych czynności. O ile tak umocowana osoba może podpisać ofertę, kontaktować się z zamawiającym (np. wnosząc o wyjaśnienia), to gdyby już chciała złożyć odwołanie, musi mieć dodatkowe pełnomocnictwo (może być wystawione na tym samym dokumencie) do dokonania tej konkretnej czynności.

Jeśli osoba, która podpisała się pod ofertą, nie będzie prawidłowo umocowana, zamawiający odrzuci ją, uznając, że została złożona przez osobę nieuprawnioną.

[srodtytul]6. błędna forma komunikacji[/srodtytul]

To zamawiający wyznacza sposób, w jaki będą przekazywane pisma, oświadczenia i inne dokumenty. Może zgodzić się na faks, może na e-mail, może jednak ograniczyć się wyłącznie do formy pisemnej (ta zawsze jest dopuszczalna). Jest to o tyle istotne, że pismo przesłane [b]w niewłaściwej formie nie będzie brane przez zamawiającego pod uwagę.[/b] A na ponowne jego złożenie w prawidłowy sposób może już nie być czasu.

Przykładowo firma prześle pytania do specyfikacji faksem, zapominając, że zamawiający dopuścił jedynie porozumiewanie się na piśmie. Zanim spostrzeże swój błąd, upłynie już połowa terminu na składanie ofert, a tym samym zamawiający nie będzie musiał odpowiadać na żadne pytania.

[srodtytul]7. Odwołanie od niewłaściwej czynności[/srodtytul]

Po likwidacji protestów firmy, które nie zgadzają się z zamawiającym, muszą od razu składać odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Problem w tym, że poniżej tzw. progów unijnych jest to dopuszczalne tylko w niektórych sytuacjach.

W przetargach o wartości niższej niż w przetargach poniżej tzw. progów unijnych – 125 tys., 193 tys. lub 4,845 mln euro (w zależności od rodzaju zamówienia i tego, kto je ogłasza) – odwołanie może dotyczyć jedynie:

- wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę;

- opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu (z orzecznictwa sądowego, które pozostaje w pełni aktualne, wynika, że również samych warunków);

- wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia;

- odrzucenia oferty odwołującego.

W praktyce nie da się więc np. podważyć poprawności konkurencyjnej oferty. [b]Jedyne, co może wówczas zrobić przedsiębiorca, to przesłać zamawiającemu informację o zaobserwowanych nieprawidłowościach.[/b]

Tyle że ten nie musi w żaden sposób na nią reagować.