[b]– Pracownik otrzymuje dietę w wysokości 23 zł. Chcemy ją zwiększyć do 100 zł. Czy od kwoty 100 zł należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i podatek, czy może tylko od różnicy 77 zł? – pyta czytelnik.[/b]

Jeśli chodzi o dietę z tytułu wyjazdów krajowych, to podatek dochodowy oraz składki na ZUS trzeba pobrać tylko od różnicy między kwotą diety ustaloną przez pracodawcę a kwotą diety zwolnionej, tj. od 77 zł.

[srodtytul]W swoich dokumentach[/srodtytul]

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77[sup]5[/sup] § 1 kodeksu pracy). Warunki ich wypłacania pracodawca spoza sfery budżetowej określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania (gdy nie ma układu) albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania.

Jednak postanowienia zawarte w tych dokumentach nie mogą wyznaczać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej, określona dla pracowników budżetówki.

[srodtytul]Albo według rozporządzeń[/srodtytul]

Podmioty sfery budżetowej obowiązują w tym zakresie dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.

- [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1190 ze zm.[/link]), które ustala dietę na poziomie 23 zł,

- [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236 poz. 1991 ze zm.[/link]), dalej rozporządzenie o zagranicznych podróżach służbowych.

Pracodawca, który nie uregulował u siebie rozliczania i opłacania wyjazdów firmowych, stosuje przepisy tych dwóch rozporządzeń.

[srodtytul]Będą skutki finansowe[/srodtytul]

Pracodawca ma prawo podnieść kwotę diety z 23 zł do 100 zł. Jednak musi wprowadzić odpowiedni zapis do dokumentów płacowych, które u niego regulują należności za podróże służbowe. I oczywiście zwiększenie to wywoła u pracownika konsekwencje podatkowo-składkowe.

Zwolnienie krajowych diet z obciążeń podatkowo-składkowych jest limitowane do 23 zł .[ramka]

[b]Przykład[/b]

Dieta za dobę podróży do Niemiec wynosi 42 euro, tj. 177,36 zł (42 x 4,2228 zł – przyjęty kurs średni NBP). Jeśli firma ustaliła kwotę zagranicznej diety na 100 zł, to pozostanie ona zwolniona zarówno z podatku PIT, jak i składek na ZUS. Gdyby to było 200 zł, to od nadwyżki 22,64 zł należałoby już pobrać zaliczkę na podatek oraz składki.[/ramka]

Nadwyżka ponad tę granicę, a więc 77 zł, podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych, czyli tak jak pozostałe elementy płacowe stanowiące przychód ze stosunku pracy.

Jeśli chodzi o diety pokrywające koszty wyżywienia w czasie podróży zagranicznych, to ich wysokość w walutach obcych dla poszczególnych państw docelowych jest podana w załączniku do rozporządzenia o tych podróżach. I w tych wysokościach są one zwolnione z obciążeń składkowo-podatkowych. Aby sprawdzić, czy dieta zagraniczna ustanowiona przez pracodawcę we własnym zakresie podlega zwolnieniu z podatku i składek w całości, czy będzie ono ograniczone, należy dokonać przeliczenia diety z rozporządzenia na złote i porównać z kwotą diety przysługującą pracownikowi w danej firmie.

[ramka][b]Uważaj na limity[/b]

Z podatku dochodowego oraz składek na ZUS zwolnione są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach, wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tak stanowi:

- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F2E887FE086DC1759E63324E65DE1105?id=80474]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)[/link] oraz

- § 2 ust. 1 pkt 15 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link].

Diety w krajowych podróżach służbowych są więc zwolnione do wysokości 23 zł, a w zagranicznych do wysokości określonych w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. [/ramka]