Pracownikowi w podróży należy się zwrot wydatków wolny od podatku

Zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.

- [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990)[/link], dalej rozporządzenie w sprawie delegacji krajowych,

- [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.)[/link], dalej rozporządzenie w sprawie delegacji zagranicznych.

Tak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT.

Pracownik musi faktycznie odbyć podróż służbową, inaczej zwolnienie nie ma zastosowania (zob. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 3 listopada 2008 r., ITPB2/415-799/08/ MK[/b]). Musi też pokryć wydatki z własnych środków. Jeżeli wydatki związane z delegacją są ponoszone bezpośrednio z rachunku pracodawcy, nie ma podstaw do ich zwrotu pracownikowi. Jednocześnie nie powstaje u niego przychód, gdyż wydatki ponoszone przez pracodawcę są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownika (tak [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 24 października 2008 r., IBPB2/415-1293/08/ BJ[/b]).

[srodtytul]Korzystniejsze warunki podróży[/srodtytul]

Pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej mogą sami ustalać wysokość diety i innych należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Taką możliwość daje im art. 77[sup]5[/sup] § 3 kodeksu pracy. Z tym że dieta za dobę krajowej lub zagranicznej podróży służbowej nie może być niższa od diety należnej pracownikowi państwowej lub samorządowej sfery budżetowej (art. 775 § 4 kodeksu pracy).

Jednak zapewnione na tej podstawie wyższe diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie korzystają w całości ze zwolnienia z podatku. Nadwyżka ponad limity obowiązujące pracowników państwowej lub samorządowej sfery budżetowej jest dla pracownika przychodem do opodatkowania (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 4 listopada 2008 r., IPPB2/415-1176/08-4/SP)[/b]. Na pracodawcy jako płatniku ciąży obowiązek poboru zaliczki na PIT od tych nadwyżek.

Przy czym dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów będzie cała wartość świadczeń z tego tytułu (z zastrzeżeniem wydatków objętych tzw. kilometrówką).

Jeżeli wewnętrzne regulacje tej grupy pracodawców nie regulują warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, pracownikom przy- sługują one w takiej wysokości, jak w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej (art. 77[sup]5[/sup] § 5 kodeksu pracy).

[srodtytul]Kiedy mamy do czynienia z delegacją...[/srodtytul]

Ustawa o PIT nie definiuje, co należy rozumieć przez podróż służbową pracownika. Trzeba się zatem posiłkować przepisami prawa pracy. W ich świetle podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego (art. 77[sup]5[/sup] § 1 kodeksu pracy).

Miejsce wykonywania pracy powinna określać umowa o pracę (zob. art. 29 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). Organy podatkowe – kierując się orzecznictwem dotyczącym prawa pracy – przyjmują, że pod pojęciem „miejsce wykonywania pracy” rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca (np. teren gminy, powiatu lub województwa). Nie musi się ono pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame (zob. [b]interpretacja Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego z 7 grudnia 2006 r., RO/415-22/06[/b]).

Duże trudności sprawia kwalifikacja podróży pracownika zatrudnionego jako kierowca, którego charakter pracy wymusza ciągłe wyjazdy. Zdania w tym zakresie są podzielone. Ostatnio [b]Sąd Najwyższy w uchwale z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08)[/b] orzekł, że kierowcy transportu międzynarodowego, odbywając kursy w ramach wykonywania pracy, nie są w podróży służbowej. Wyklucza to zwolnienie z opodatkowania wypłacanych im z tego tytułu diet i innych należności.

To pracodawca decyduje o konieczności odbycia podróży służbowej przez pracownika i określa jej cel, czas i miejsce. Oddelegowanie pracownika wymaga odpowiedniego udokumentowania. Takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja).

[srodtytul]...a kiedy ze zmianą miejsca wykonywania pracy[/srodtytul]

Udanie się w podróż służbową nie wymaga zmiany dotychczasowych postanowień umowy o pracę.

Jeżeli, przez zmianę umowy o pracę, pracownik zostaje oddelegowany do miejsca pracy położonego za granicą, jego wyjazd nie jest podróżą służbową i nie dotyczy go zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Gdy podlega on w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, może skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, obejmującego część uzyskanych za granicą przychodów ze stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie delegacji zagranicznych, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy.

Gdyby tak „oddelegowanemu” za granicę pracownikowi przysługiwały jakiekolwiek świadczenia z tym związane (np. zwrot kosztów przejazdu), w całości są przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu, gdyż nie mamy tu do czynienia z podróżą służbową (por.[b] wyrok WSA w Szczecinie z 12 lutego 2009 r., I SA/Sz 629)[/b].

[srodtytul]Koszt u pracodawcy[/srodtytul]

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy na zasadach ogólnych. Delegacja musi mieć jednak związek z działalnością gospodarczą pracodawcy i być należycie udokumentowana. Ograniczenia w tym zakresie dotyczą jedynie wydatków związanych z używaniem podczas podróży służbowej samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku trwałego pracodawcy (np. prywatnego samochodu pracownika).

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Musi być ono wiarygodne (zob. [b]interpretacja Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 22 maja 2007 r., 1472/ROP1/423-107/ 07/KUKM[/b]).

Niekiedy obowiązujące w przedsiębiorstwie przepisy wewnętrzne przewidują pewne uproszczenia w dokumentowaniu przejazdów środkami komunikacji publicznej.

[srodtytul]Gdy brak biletu[/srodtytul]

Chodzi tu o zwrot kosztów przejazdu w wysokości ceny biletu PKP lub PKS, gdy pracownik nie ma biletu. Czy w takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie zwolnienia z opodatkowania, a refundowana kwota jest kosztem dla pracodawcy?

Twierdząco na te pytania odpowiedziała m.in. [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacjach z 19 stycznia 2009 r., ITPB2/415-1027/08/TJ, i z 3 kwietnia 2009 r., ITPB3/423-68/09/AW)[/b].

Także według [b]Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 8 listopada 2006 r., 1401/BP-I/4230Z-105/06/EŻ)[/b] zwrot kosztów związanych z przejazdem w podróży służbowej pracownika na podstawie sporządzonego przez niego rachunku kosztów z dołączonym oświadczeniem o braku biletu, przy posiadaniu innych dowodów potwierdzających delegację pracownika (np. wpisu na delegacji dotyczącego pobytu w danej miejscowości, rachunku za noclegi, dokumentów świadczących o wykonaniu zadania, jak protokoły, raporty, sprawozdania), może być kosztem uzyskania przychodów pracodawcy.

Jednak część organów podatkowych (zob. np. interpretacja Pierwszego Mazowieckiego [b]Urzędu Skarbowego w Warszawie z 20 września 2005 r., 1471/DPF/415-79-1/05/ML)[/b] uznaje, że zwrot kosztów przejazdów podczas podróży służbowej nie może wynikać z oświadczenia, tj. zastępczego dowodu księgowego złożonego przez pracownika, ponieważ:

- zdarzenie gospodarcze dotyczy zakupu opodatkowanego VAT (bilety);

- rozporządzenie w sprawie delegacji krajowych nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów przejazdów w postaci ryczałtu.

Należy więc zachować tu szczególną ostrożność. Zwłaszcza że może być i tak, że pracownik faktycznie nie poniósł kosztu przejazdu, np. podróż odbył ze znajomym jego samochodem.

Problemem są też przejazdy udokumentowane tylko rezerwacjami biletów (np. kolejowych) wydrukowanymi ze strony internetowej. Niektóre organy podatkowe negują możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tak udokumentowanych wydatków na przejazd pracownika (tak [b]interpretacja Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 6 września 2007 r., 1471/DPR1/423/ 74/07/MK)[/b].