Jak określić moment wygaśnięcia mandatu w spółce kapitałowej

Kodeks spółek handlowych nie definiuje pojęć „kadencja” i „mandat”. Uznać jednak należy, iż „mandat członka organu” to posiadanie statusu członka organu menedżerskiego spółki kapitałowej oraz związane z tym uprawnienia i obowiązki. Z kolei „kadencja” to okres, na który powołano członka organu. Pojęcia nie są tożsame, co znalazło potwierdzenie w [b]wyroku Sądu Najwyższego z 10 listopada. 2006 r. (I CSK 246/06, OSNC 2007/7-8/124)[/b]: „mandat członka zarządu spółki akcyjnej jest uprawnieniem do sprawowania funkcji piastuna organu osoby prawnej, natomiast kadencja wyznacza okres pełnienia funkcji w zarządzie”.

[srodtytul]Rok, czyli dwa lata[/srodtytul]

Zakładając, iż nie nastąpią żadne nadzwyczajne okoliczności (rezygnacja, śmierć, odwołanie członka z organu spółki czy zaistnienie ustawowo przewidzianej przeszkody prawnej w pełnieniu funkcji) mandat członka organu menedżerskiego spółki wygasa wskutek upływu czasu, na jaki został powołany, tj. upływu kadencji. Okres kadencji w organie spółki uzależniony jest w pierwszej kolejności od postanowień umowy (statutu), a jedynie w razie braku odpowiednich uregulowań – od przepisów ksh.

Jeśli umowa spółki (statut) nie stanowi inaczej – w tym także milczy – mandat członka organu menedżerskiego spółki powołanego, co należy podkreślić, na jeden rok wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (będący jednocześnie ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji). Ze względu na to, iż rozpoczęcie kadencji następuje zazwyczaj już w trakcie trwania roku obrotowego, pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest rok, w trakcie którego kadencja wygasa. Jednakże mandat członka organu wygaśnie w roku następnym (w którym odbędzie się zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za rok, w którym kadencja wygasa). Tak więc urzędowanie osoby powołanej na rok trwać będzie de facto nawet ponad dwa lata.

Natomiast gdy członek organu został powołany na okres dłuższy niż rok (tj. na wieloletnią kadencję) – jeśli umowa spółki (statut) określa kadencję na dłużej niż rok – jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji (art. 202 § 2, art. 218 § 2, art. 369 § 4 i art. 386 § 2 w zw. z art. 369 § 4 ksh). I tu zaczynają się schody

[srodtytul]Skrócić czy wydłużyć[/srodtytul]

W praktyce istnieją bardzo poważne wątpliwości co do tego, jak należy rozumieć pojęcie „ostatni pełny rok obrotowy”. Sporne jest też, czy okres pełnienia funkcji należy przedłużać, czy też skracać, a literalna wykładnia przepisów odnoszących się do określenia momentu wygaśnięcia mandatów zdaje się zezwalać na oba te zabiegi.

Rozstrzygnięcie tego zagadnienia ma niebagatelne znaczenie praktyczne. Przyjmując bowiem, iż wykładnia ksh przemawia za uznaniem „teorii skracania mandatu”, zdarzyć się może, iż mandaty członków organów menedżerskich spółki wygasają wraz z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, a nowi członkowie nie zostają powołani (gdyż np. spółka zastosowała – bez głębszej refleksji – „teorię przedłużenia mandatu”) i wtedy od tego momentu spółka nie ma umocowanego do działania organu.

Stan taki mógłby implikować daleko idące konsekwencje na gruncie prawa cywilnego, bądź podatkowego i to zarówno dla spółki, jak i jej kontrahentów. Mógłby też mieć poważne konsekwencje dla członków zarządu spółki ponoszących poważną odpowiedzialność finansową za bezczynność w sytuacji, w której rada nadzorcza spółki przez ponad trzy miesiące pozostaje w nienależytym składzie (art. 594 § 2 w zw. z art. 594 § 1 ksh).

Naszym zdaniem podzielić należy pogląd, iż ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka organu menedżerskiego spółki kapitałowej oznacza cały rok kalendarzowy, w którym ta osoba w sposób nieprzerwany sprawowała swą funkcję. Rok, w którym osobie tej wygasł mandat wskutek zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie spełnia więc tego wymogu, gdyż nie jest on verba legis pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji, oczywiście przy założeniu, że nie został on ponownie powołany do organu. Z kolei pierwszym rokiem obrotowym jest rok, w którym dana osoba została powołana do zarządu lub rady nadzorczej (a nie dopiero pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji, jak – naszym zdaniem zupełnie nietrafnie – uważają niektórzy).

Warto tu posłużyć się przykładem: A został powołany 30 marca 2005 r. uchwałą walnego zgromadzenia do pełnienia funkcji członka rady nadzorczej spółki na cztery lata (a rok obrotowy tej spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Jego mandat wygaśnie (naszym zdaniem) z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2008 r., tj. w pierwszej połowie 2009 r. Od tego dnia w radzie nadzorczej tej spółki jest wakat, który powinien być uzupełniony. Dbać o to powinien zarząd spółki, w przeciwnym razie jego członkom grozi odpowiedzialność karna (art. 594 § 2 w zw. z art. 594 § 1 ksh).