Nasz czytelnik wysłał swojego pracownika w podróż służbową. Zgodził się, aby podwładny dojechał do celu własnym samochodem. Po odbyciu podróży pracownik przedstawił mu faktury za paliwo. Pracodawca się zastanawia, czy rozliczając delegację, ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez pracownika na zakup paliwa.

Odpowiadając na to pytanie, warto pamiętać, że zgodnie z kodeksem pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy, który nie jest państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej, muszą być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Można też tego typu zapisy umieścić w umowie o pracę. Zgodnie z art. 77[sup]5[/sup] § 3 k.p. będzie to możliwe wówczas, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

[srodtytul]Układowe zapisy[/srodtytul]

Zatem warto zwrócić uwagę na to, jakie regulacje zawarte są we wspomnianych aktach wewnątrzzakładowych. Jeżeli ustalono w nich, że pracodawca zwraca pracownikowi koszty poniesione na zakup paliwa w związku z odbywaną podróżą służbową i co więcej – określono maksymalną wysokość, jaka podlega zwrotowi, albo sposób jej ustalania, wówczas szef, rozliczając się z podwładnym, musi zrefundować mu poniesione koszty.

Inaczej jednak będzie w sytuacji, gdy nie określono ani maksymalnej wysokości zwrotu, ani sposobu jej ustalania, wskazano jedynie, że zwrot następuje na podstawie przedłożonych faktur. Wówczas pracodawca ma prawo kwestionować zarówno wysokość kosztów poniesionych na paliwo, jak i liczbę przejechanych kilometrów. Szczególnie gdy wyraźnie są one zawyżone. Jeżeli z przedstawionych faktur wynika, że zużycie paliwa zostało zawyżone, pracodawca mógłby to skutecznie kwestionować, a ciężar dowodu w tym zakresie spoczywałby na pracowniku. To on musiałby wykazać, z czego wynikło większe niż normalnie (na danej trasie) zużycie paliwa. Pracodawca bowiem ma zwrócić koszty zakupu paliwa potrzebnego na odbycie podróży służbowej.

[b]Nie ma on obowiązku zwrotu kosztów związanych z zakupem paliwa w sytuacji, gdy akty wewnątrzzakładowe ani umowa nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.[/b] W takiej sytuacji pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=90205D5AE0367598FC885CF684C73885?id=167998](DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.)[/link] lub poza granicami [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=29EAD327F9E7975B0F94AB538B230D43?id=167999](DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.)[/link].

[srodtytul]Nie ma druku[/srodtytul]

Nasz czytelnik zastanawiał się także, czy można dokonać zwrotu kosztów dojazdu pracownikowi będącemu w delegacji, który nie posiada druku delegacji. Jak już wspomnieliśmy, o tym, czy pracodawca zwróci pracownikowi koszty dojazdu samochodem w podróży służbowej, zadecyduje pracodawca. Może więc zwrócić mu takie koszty na podstawie potwierdzonej ewidencji pojazdu, chyba że zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi wyznaczone są inne środki lokomocji do odbywania podróży służbowych. W takim przypadku jednak pracodawca może wyrazić zgodę na wyjazd pracownika własnym środkiem transportu zamiast komunikacją publiczną.

Przypominamy, że druk delegacji natomiast potrzebny jest do celów dowodowych. Może się jednak zdarzyć tak, że pracownik wyjedzie w podróż służbową na podstawie ustnego polecenia szefa. Jest to możliwe i zgodne z prawem, ponieważ przepisy nie wskazują, w jakiej formie ma być wydane takie polecenie. Warto jednak, właśnie na wypadek ewentualnych sporów, wydać pracownikowi wspomniany druk delegacji. Powinno na nim widnieć m.in. imię i nazwisko pracownika; czas trwania podróży służbowej (od do); miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży; środek transportu, jakim będzie się poruszał pracownik (np. pociąg, autobus, samolot, samochód prywatny lub służbowy, albo inny, a także podpis osoby kierującej zatrudnionego w podróż służbową (pracodawca, przełożony lub kierownik jednostki).

[ramka][b]Uwaga [/b]

Jeżeli pracownik za zgodą pracodawcy uda się w delegację samochodem prywatnym, zwrot kosztów nastąpi na podstawie rozliczenia stanowiącego iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr.[/ramka]

[ramka][b]Jazda bez zgody[/b]

Jeśli pracownik na polecenie pracodawcy udałby się w podróż służbową samochodem prywatnym bez zgody i wcześniejszych ustaleń z szefem, a ten określiłby, że środkiem transportu będzie pociąg, wówczas nie jest zobligowany do zwrotu pracownikowi kosztów podróży samochodem prywatnym. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podwładny mógłby wiarygodnie uzasadnić, dlaczego zmienił środek transportu.[/ramka]

[i]Podstawa prawna: art. 77[sup]5[/sup] § 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C7698E0D9728F2A5793229AC5E565D75?id=76037]kodeksu pracy (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)[/link][/i]