Nasz czytelnik wysłał swojego pracownika w podróż służbową. Zgodził się, aby podwładny dojechał do celu własnym samochodem. Po odbyciu podróży pracownik przedstawił mu faktury za paliwo. Pracodawca się zastanawia, czy rozliczając delegację, ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez pracownika na zakup paliwa.
Odpowiadając na to pytanie, warto pamiętać, że zgodnie z kodeksem pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy, który nie jest państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej, muszą być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Można też tego typu zapisy umieścić w umowie o pracę. Zgodnie z art. 77[sup]5[/sup] § 3 k.p. będzie to możliwe wówczas, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
[srodtytul]Układowe zapisy[/srodtytul]
Zatem warto zwrócić uwagę na to, jakie regulacje zawarte są we wspomnianych aktach wewnątrzzakładowych. Jeżeli ustalono w nich, że pracodawca zwraca pracownikowi koszty poniesione na zakup paliwa w związku z odbywaną podróżą służbową i co więcej – określono maksymalną wysokość, jaka podlega zwrotowi, albo sposób jej ustalania, wówczas szef, rozliczając się z podwładnym, musi zrefundować mu poniesione koszty.
Inaczej jednak będzie w sytuacji, gdy nie określono ani maksymalnej wysokości zwrotu, ani sposobu jej ustalania, wskazano jedynie, że zwrot następuje na podstawie przedłożonych faktur. Wówczas pracodawca ma prawo kwestionować zarówno wysokość kosztów poniesionych na paliwo, jak i liczbę przejechanych kilometrów. Szczególnie gdy wyraźnie są one zawyżone. Jeżeli z przedstawionych faktur wynika, że zużycie paliwa zostało zawyżone, pracodawca mógłby to skutecznie kwestionować, a ciężar dowodu w tym zakresie spoczywałby na pracowniku. To on musiałby wykazać, z czego wynikło większe niż normalnie (na danej trasie) zużycie paliwa. Pracodawca bowiem ma zwrócić koszty zakupu paliwa potrzebnego na odbycie podróży służbowej.
