Chodzi przede wszystkim o spółki z o.o. i akcyjne oraz spółki cywilne, jawne i osoby fizyczne o obrotach przekraczających 1200 tys. euro. Takie ułatwienie przewiduje dla nich nowela z 10 października 2008 r. ustawy o rachunkowości. Prezydent podpisał nowelę 13 listopada br. Wejdzie w życie właśnie od nowego roku.
Obecnie listy płac, podobnie jak dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości czy powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, muszą one przechowywać w formie papierowej. To poważny problem, tym bardziej że listy płac nie wolno zniszczyć aż przez 50 lat. Powoduje to znaczne koszty związane z gromadzeniem ogromnej liczby papierowych dokumentów.
[b]Od 1 stycznia 2009 r. firmy te mogą uniknąć tego obowiązku. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść list płac przeniosą na nośniki danych pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Zgodnie z ustawą o rachunkowości warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.[/b]
Pojawia się jednak pytanie – czy dzięki nowym rozwiązaniom firmy mogą zupełnie zrezygnować z drukowania list płac?
– Niestety, nie. Z brzmienia przepisu wynika wyraźnie, że dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Dzięki nowym rozwiązaniom firmy będą więc mogły zaoszczędzić na kosztach związanych z przechowywaniem list płac, ale nie z ich drukiem – wyjaśnia Anna Kozber, biegły rewident w PricewaterhouseCoopers.
