Pracodawca pokrywa wszelkie koszty zagranicznego przejazdu, noclegu i wyżywienia. Wielu pracowników traktuje otrzymaną dietę jako dodatkowy zarobek, stąd dochodzi do konfliktów przy rozliczaniu delegacji. Pracownicy wskazując, że nie korzystali z zapewnionych przez szefa posiłków, sprzeciwiają się obniżaniu przyznanej stawki.
Na mocy art. 77
5
§ 1 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej uposażenie ustala
.
Pracodawca prywatny ma w tym zakresie swobodę. Warunki wypłacania należności za podróż służbową szef określa w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie musi ustalać regulaminu wynagradzania. Gdy pracodawca tego nie uregulował, to zgodnie z art. 77
5
§ 5 k.p. zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według wskazanego rozporządzenia. Konflikty z podwładnymi dotyczą właśnie tych pracodawców, którzy w wewnętrznych regulacjach nie rozstrzygnęli zasad zwrotu należności związanych z podróżą.
Zgodnie z § 5 rozporządzenia zasadą jest, że pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25 proc. ustalonej diety. Jej wysokość, w zależności od kraju podróży, określa załącznik do rozporządzenia. Często zdarza się, że delegowany ma zapewnioną jedynie część wyżywienia. W takim wypadku przysługuje mu na: śniadanie 15 proc. diety, obiad 30 proc., kolację 30 proc., a na inne wydatki 25 proc. diety. Natomiast ten, kto otrzymuje na obczyźnie ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, diety nie dostanie.
Przykładowo dieta przy wyjeździe służbowym do Rosji powinna stanowić równowartość 50 USD. Zakładając, że pracownikowi, któremu firma wykupiła nocleg z wyżywieniem (śniadaniem), pracodawca może obniżyć przysługującą dietę o 15 proc. Zatrudnieni nie zgadzają się z takim postępowaniem. Po powrocie składają oświadczenie, że nie korzystali z oferowanych przez hotel śniadań i żądają wypłaty brakującej części diety. Pomocne w tym wypadku okazuje się dla nich pismo Ministerstwa Finansów nr HZ 2-9843/30/87 z 3 sierpnia 1987 r. Resort stwierdza w nim m.in., że „jeżeli delegowany oświadcza na piśmie, że koszt śniadania wyszczególniony w rachunku za hotel – w przypadku rezygnacji z tego posiłku – nie miałby wpływu na wysokość opłaty za nocleg w hotelu, w rozliczeniu nie należało obciążać delegowanego kosztem śniadania, niezależnie od tego, czy koszt ten jest wskazany w odrębnej pozycji, czy łącznie z opłatą hotelową. Wszelkie dodatkowe zamówienia do obowiązkowego zestawu śniadaniowego obciążają delegowanego”.
Nie sposób zgodzić się z tym stanowiskiem. Interpretacja MF prowadzi do jawnych nadużyć ze strony pracowników, a problem jest poważny zwłaszcza przy dłuższych, kilkumiesięcznych wyjazdach. Powszechną praktyką hoteli za granicą jest serwowanie śniadania wszystkim gościom, przy czym jest to posiłek wliczony w cenę noclegu.
Na mocy rozporządzenia pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłek wyjeżdżającym za granicę. Jeżeli pracownik go nie otrzymał, wykupuje go samodzielnie, ale ma zapewnioną dietę. Jej głównym celem jest zrównoważenie poniesionych kosztów związanych z wyżywieniem. Kiedy więc podwładny otrzymuje w hotelu śniadanie, nie powinno mieć dla niego znaczenia, czy cena za śniadanie jest wliczona w nocleg, czy pracodawca był obowiązany do dodatkowej płatności. Odpłatność za zapewnione pracownikowi wyżywienie to wyłączny problem pracodawcy. Może się bowiem zdarzyć, że zapewnione przez hotel śniadanie pracodawca otrzymuje bezpłatnie, dlatego że wielu jego pracowników korzysta z noclegu. W taki sposób hotel udziela rabatu na swoje usługi.
To, że pracodawca zapewnia posiłek, uprawnia go do obniżenia diety pracownika zgodnie ze stawkami określonymi w rozporządzeniu. Nie ma przy tym znaczenia, czy posiłek został wliczony w cenę noclegu, czy nie. Wypełniając swój obowiązek zapewnienia dania, pracodawca nie może oczywiście zmusić pracownika do jego konsumpcji. Niedopuszczalne jest natomiast, żeby pracownik, który nie korzysta z jedzenia, następnie domagał się wypłaty diety. Zazwyczaj hotel serwujący śniadania nie prowadzi ewidencji, który z gości je jadł. Prowadzi to w konsekwencji do karygodnej sytuacji, gdy pracownik skorzystał z zapewnionego przez pracodawcę posiłku, aby następnie po powrocie oświadczyć zupełnie odmiennie.
Mimo naganności takiego postępowania resort finansów w dalszym ciągu podtrzymuje swoje stanowisko z 1987 r. Tak przynajmniej wskazują konsultanci Krajowej Informacji Podatkowej, a więc podmiotu wyrażającego opinię MF.
Autor jest radcą prawnym, współpracuje z Kancelarią Prawniczą Tetkowski i Partner w Warszawie
