– Składając dokumenty rozliczeniowe za maj, popełniliśmy pomyłkę i wykazaliśmy urlop bezpłatny u pracownika, który cały miesiąc pracował. Natomiast nie wykazaliśmy urlopu bezpłatnego pracownika, który faktycznie przez dwa dni 12 i 13 maja przebywał na nim. Raporty ZUS RCA za obu pracowników zostały złożone poprawnie. W jaki sposób powinniśmy skorygować dokumenty? Czy trzeba także poprawiać raporty RCA składane za tych pracowników?
– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Płatnik składek musi złożyć deklarację rozliczeniową korygującą i imienny raport korygujący w formie nowego dokumentu w każdym wypadku, gdy zachodzi konieczność skorygowania danych w imiennym raporcie miesięcznym lub deklaracji rozliczeniowej. Taki sposób postępowania nakazuje art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).
Komplet dokumentów korygujących składa się zawsze z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych. Chodzi zarówno o tych, którzy zostali rozliczeni w poprzednim komplecie dokumentów, jak i o tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące. Imienny raport korygujący powinien być oznaczony tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.
Raporty rozliczeniowe koryguje się w raporcie danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportów świadczeniowych (ZUS RSA) w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczeń.
Przy poprawianiu ZUS RSA, gdy nieprawidłowo został podany okres urlopu bezpłatnego, bo faktycznie pracownik na nim nie był, pracodawca składa ten raport w trybie korekty i podaje ten sam okres 12.05 – 13.05, w pole liczba dni zasiłkowych liczba wypłat wpisuje 0, a w pole kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny). Natomiast w skorygowanym raporcie ZUS RSA za drugiego pracownika należy wykazać okres urlopu bezpłatnego 12.05 – 13.05 oraz kod świadczenia przerwy 111.
Oczywiście oprócz tych dwóch raportów należy złożyć także korektę deklaracji rozliczeniowej, choć dane zawarte w poprzednio złożonej deklaracji po korekcie się nie zmieniają. Wszystkie trzy dokumenty (DRA i dwa RSA) powinny być oznaczone tym samym identyfikatorem raportu, np. 02.05.2008, jeżeli płatnik nie korygował wcześniej tego miesiąca. Nie ma natomiast potrzeby składania w trybie korekty raportów RCA, jeżeli są one poprawne i korekta raportów RSA nie powoduje zmian w raportach RCA składanych za pracowników.
