Wydanie świadectwa pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikający z art. 97 kodeksu pracy. Szef wręcza je pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie w miejscu zatrudnienia. Oznacza to, że podwładny powinien je otrzymać bezpośrednio do rąk własnych. Dodatkowo w czasie i miejscu, gdzie pozostaje on do dyspozycji pracodawcy. Dlatego też świadectwo pracy przekazujemy zatrudnionemu na jego stanowisko pracy lub zawiadamiamy go, że może je odebrać w dziale kadr. Zdaniem Sądu Najwyższego zakład powinien wręczyć świadectwo w miejscu jego dotychczasowego zatrudnienia, a gdy jest to niemożliwe lub utrudnione – przesłać do znanego mu miejsca pobytu pracownika jak najszybciej. SN stwierdził tak w uchwale z 28 września 1976 r. (I PZP 41/76).
Nie wszystkie obowiązki firmy związane z wydaniem świadectw pracy wynikają z kodeksu pracy. Reguluje je jeszcze rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.). Według rozporządzenia pracownik może upoważnić inną osobę do odebrania jego świadectwa pracy. Upoważnienie musi mieć formę pisemną. Upoważnić wolno każdą osobę mającą zdolność do czynności prawnych. W grę wchodzą zatem krewni czy znajomi podwładnego lub nawet osoby mu obce.
Gdy wydanie świadectwa pracy zatrudnionemu albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, przesyłamy świadectwo pocztą lub doręczamy inaczej nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy. Skorzystanie z usług poczty to jednak z pozoru dobre rozwiązanie. Nie ma problemu, jeśli dysponujemy aktualnym adresem zamieszkania pracownika lub do korespondencji. Wówczas najlepiej jest przekazać świadectwo listem poleconym najpierw pod ten drugi adres, a jeśli wróci nieodebrane – pod drugi. W razie braku jakiegokolwiek aktualnego adresu pracownika obowiązek dostarczenia świadectwa pracy uznajemy za spełniony po bezskutecznej próbie wysłania pod ostatnio wskazany przez byłego pracownika adres. Nie trzeba wówczas rozpoczynać poszukiwań jego obecnego adresu. Wystarczy zwrócone przez pocztę świadectwo złożyć w aktach osobowych. Pracodawcy często korzystają z różnych form dostarczania podwładnym dokumentów czy korespondencji, np. przez firmę kurierską, posłańca czy oddelegowanego innego pracownika. Wszystkie te sposoby są dopuszczalne i nie stanowią naruszenia przepisów.
Kopie wydanych świadectw pracy przechowujemy w trzeciej części akt osobowych. Wynika tak z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Tam też trzymamy nieodebrany oryginał. Pracodawcy, który nie wydał świadectwa pracy, grozi grzywna od 1 do 30 tys. zł. Sankcji tej nie dostaniemy jednak za samo opóźnienie w wydaniu dokumentu choćby zawinione.