Gdzie i jakie informacje wpisujemy do świadectwa pracy

W 2006 r. zatrudnialiśmy pracowników na sezon i każdy z nich korzystał z tygodniowego urlopu bezpłatnego. Wpisałam go w pkt 4 ust. 2 świadectwa pracy, a w ust. 10 wyszczególniłam jako okres nieskładkowy. ZUS natomiast uważa, że w ust. 10 podaje się tylko okresy nieskładkowe spowodowane zwolnieniami lekarskimi. Czy to właściwa interpretacja?

Informację o wykorzystaniu urlopu bezpłatnego wraz z podstawą prawną jego udzielenia pracodawca podaje tylko w pkt 4 ust. 2 świadectwa pracy. Natomiast w pkt 10 formularza wskazuje dane o przypadających w okresie zatrudnienia okresach nieskładkowych określonych w przepisach o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych i dotyczą one otrzymanych przez zatrudnionego zwolnień lekarskich.

Nie można zatem informacji o urlopie bezpłatnym zamieszczać w dwóch miejscach tego dokumentu. Nie wskazuje na to również instrukcja wypełnienia świadectwa zamieszczona w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej rozporządzenie).

Świadectwo pracy nie zawiera właściwej informacji o zasiłku chorobowym pracownika. ZUS zakwestionował je przy obliczaniu tzw. kapitału początkowego. Czy mogę na nim dopisać uzupełnienia?

Nie. W takiej sytuacji należy sporządzić nowe świadectwo i wstawić aktualną datę jego wystawienia. Poprzedni dokument przechowywany w aktach pracownika należy zniszczyć po wydaniu nowego.

W świadectwie sprzed 12 lat w uwagach podano pracownikowi ilość dni zwolnienia lekarskiego, ale nie wskazano ich dat. ZUS chce teraz uzupełnienia tych danych. Jak mamy to sprostować? Czy żądać od pracowników zwrotu wydanych świadectw?

Jeżeli pracodawca ma odpowiednie dokumenty, na podstawie których może uzupełnić świadectwa zatrudnionych, powinien uwzględnić ich prośbę. Aby uzupełnić dane, były podwładny zwraca się z pisemnym wnioskiem do byłego pracodawcy o sprostowanie świadectwa. Ten wydaje nowy dokument z obecną datą. Po otrzymaniu go pracownik powinien zniszczyć poprzednie świadectwo pracy. Podobnie – po wydaniu nowego dokumentu – postępuje pracodawca.

Czy musimy wydać świadectwo pracy temu, kto pracował u nas przed 20 laty, a prosi o to, bo zgubił ten dokument?

Jeżeli z dokumentów firmy wynika, że taka osoba była pracownikiem, nie należy stwarzać przeszkód przy wydaniu jej duplikatu świadectwa. Można też zrobić odpis starego świadectwa, którego egzemplarz pracodawca przechowuje w archiwum. Do utraty tego dokumentu może przecież dojść z przyczyn niezależnych od zatrudnionego, np. pożaru czy zalania jego mieszkania.

W jaki sposób mam wydać pracownikowi duplikat świadectwa pracy sprzed lat, skoro w jego aktach nie ma tego dokumentu?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty załogi związane z zatrudnieniem i to przez kilkadziesiąt lat. Jeśli jednak w aktach osobowych pracownika brakuje kopii świadectwa pracy, były szef może odtworzyć jego treść na podstawie innych dostępnych w firmie dokumentów. Jeśli jednak nie będzie w stanie zrekonstruować danych niezbędnych do wystawienia świadectwa, podwładny może starać się udokumentować okres zatrudnienia przed sądem pracy.

Na jakich drukach wypełnić świadectwo – starych czy nowych? Stare formularze różnią się przecież od wcześniejszych.

Gdy pracownik po latach zwróci się o wystawienie świadectwa pracy, a w aktach osobowych nie ma tego dokumentu i były pracodawca nie może wydać jego odpisu, wystawia świadectwo na obecnym druku. Wypełnia w nim tylko te punkty, co do których ma udokumentowane informacje. Na wystawionym obecnie świadectwie należy zaznaczyć, że jest to duplikat.

Zatrudnialiśmy pracownika od 1 marca do 30 października 2007 r. W świadectwie omyłkowo wpisaliśmy 1 lipca jako początek jego zatrudnienia, natomiast rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych jest od 1 marca. Pracownik zauważył to dopiero niedawno, bo mieszka w innym mieście, a dokument wysłaliśmy na adres stałego zameldowania. Co teraz zrobić?

W tym wypadku nie powinno być większych problemów ze sprostowaniem oczywistej omyłki w okresie zatrudnienia, choć pracownikowi upłynął już termin, w którym mógł wystąpić o poprawienie tego dokumentu. Po wydaniu sprostowanego były pracodawca może zażądać odesłania lub zniszczenia wcześniej wystawionego świadectwa.

Rozwiązaliśmy stosunek pracy z prezesem 30 września 2007 r. W wysłanym świadectwie wpisaliśmy, że wypłaciliśmy mu ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy za lata 2005 i 2006 oraz za 20 dni 2007 r. Zgodnie z regulaminem pracy wynagrodzenia wypłacamy 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego, ale w dniu otrzymania świadectwa prezes nie dostał tych pieniędzy i złożył do prokuratury doniesienie na obecnego szefa, że w ten sposób poświadczył nieprawdę. Co zrobić? Czy musimy prostować świadectwo pracy?

Zgodnie z prawem pracy ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wypłacić najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Postanowienia regulaminu pracy wskazują termin wypłaty wynagrodzenia za pracę i dotyczą tylko zatrudnionych pracowników, a były prezes już do nich nie należy. Zatem powinien otrzymać ekwiwalent za urlop najpóźniej 30 września 2007 r., czyli ostatniego dnia trwania stosunku pracy. Wydane świadectwo czytelnik musi sprostować, bo nie odpowiada wymogom rozporządzenia z 1996 r. Wpisując bowiem dane o urlopie wypoczynkowym, podaje tylko informacje o urlopie za rok, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy, czyli u byłego prezesa za 2007 r.

Przejęliśmy inny zakład, ale spółka – po zmianie nazwy – wystawiła świadectwo pracy załodze tylko za dwa miesiące pracy w niej, przeoczając wcześniejszy okres zatrudnienia w przejętym zakładzie. Czy możemy teraz naprawić swój błąd?

Czytelnik powinien wystawić załodze nowe świadectwa pracy, w których wskaże również poprzednie okresy zatrudnienia.

Pracownica wykonywała pracę w warunkach szczególnych, ale w świadectwie nie ma o tym adnotacji. Na jej prośbę pracodawca po dwóch latach wystawił zaświadczenie, że praca w takich warunkach miała miejsce. Czy ZUS będzie honorował takie pismo przy składaniu przez pracownicę wniosku o przejście z tego tytułu na wcześniejszą emeryturę? Czy musimy wystawić nowe świadectwo?

Pracownica powinna zwrócić się do pracodawcy o sprostowanie wcześniej wydanego świadectwa, wskazując podstawę swojej prośby. Chodzi o to, aby w nowym dokumencie była informacja, że wykonywała pracę w warunkach szczególnych, w jakim okresie i na jakiej podstawie prawnej. Wpisuje się to w pkt 4 ust. 8 formularza.

Pracownik przez lata pracował na stanowisku figurującym w wykazie A prac wykonywanych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, których świadczenie uprawnia do niższego wieku emerytalnego. Tymczasem w świadectwie to stanowisko określono inaczej, co kwalifikuje je do wykazu B, a warunki przejścia na wcześniejszą emeryturę są tam inne. Czy pracownik zdoła uzyskać zmianę świadectwa pracy?

Jeżeli w umowie o pracę pracownik ma wpisane stanowisko pracy z wykazu A i potwierdzają to także dokumenty znajdujące się u pracodawcy, były zatrudniony powinien wystąpić do niego o wydanie sprostowanego dokumentu. Najlepiej zrobić to pisemnie, dołączając kserokopie umów o pracę z zaznaczonym stanowiskiem pracy. Szef potwierdza rzeczywiste zatrudnienie, łącznie z wykonywaniem pracy w warunkach szczególnych oraz wskazaniem, jak długo trwał ten okres.

Rodzaje prac uznanych za pracę w szczególnych warunkach wymieniają załączniki (czyli wykaz A lub B) do rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub charakterze (DzU nr 8, poz. 43 ze zm.). Jeśli szef prawidłowo – zgodnie z dokumentami – poda stanowisko pracy, ZUS powinien zakwalifikować je do odpowiedniej grupy A lub B. To bowiem należy do jego kompetencji. Jeśli natomiast były szef z różnych przyczyn nie będzie w stanie sprostować świadectwa pracy, pracownik może zwrócić się do sądu pracy, aby udokumentować okresy zatrudnienia w szczególnych warunkach.

Po 20 latach pracy pracownik odchodzi z firmy i z jego akt osobowych wynika, że świadczył ją jako elektromechanik. Zatrudniony natomiast utrzymuje, że w latach 90. wykonywał pracę palacza centralnego ogrzewania, bo ma takie uprawnienia i w związku z tym zależy mu na informacji w świadectwie, że była ona świadczona w szczególnych warunkach. Tymczasem nie mamy dokumentów potwierdzających twierdzenia pracownika. Co mamy mu wystawić?

Pracodawca poświadcza tylko to, co wynika z akt osobowych zatrudnionego lub dokumentów, które są w zasobach firmy. Jeśli więc nie ma w nich danych, że pracował on – nawet sezonowo – jako palacz lub szef przenosił go na takie stanowisko, nie wolno tego podać. Jeśli jednak były szef nie dysponuje odpowiednimi dowodami, a ma je pracownik, np. umowę o pracę na sezon czy skierowanie do innej pracy, należy uwzględnić je w świadectwie pracy. Samo posiadanie przez pracownika uprawnień palacza centralnego ogrzewania nie oznacza, że wykonywał taką pracę.

W latach 80. pracownik odbywał praktyczną naukę zawodu i występuje teraz o świadectwo pracy za ten okres, ale firma dysponuje jedynie wpisem w ewidencji byłych uczniów. Wystawiłam mu jedynie zaświadczenie, że odbywał naukę zawodu w tamtym zakładzie i w tamtych latach, ale nie mam żadnych podstaw, aby wydać mu świadectwo. Teraz ta osoba straszy mnie sądem. Czy mam się czego obawiać?