Wykorzystuję w firmie samochód osobowy swoich rodziców. Nic im za to nie płacę. Czy mogę wydatki na benzynę zaliczyć do kosztów?
TAK. Pod warunkiem że auto jest faktycznie wykorzystywane w celach firmowych, a wydatki na benzynę są udokumentowane fakturami. Ale koszty nie mogą przekraczać limitu kilometrówki, czyli iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu (określa je rozporządzenie ministra infrastruktury).
Służbowe przejazdy muszą być wykazane w ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.
Gdzie można jechać służbowo? Do kontrahenta, banku, urzędu. To wszystko powinno wynikać z ewidencji. Jak bowiem stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 kwietnia 1998 r. (III SA 868/97): "Podatnik w prowadzonej przez siebie ewidencji przebiegu pojazdu ma obowiązek ścisłego określenia celu wyjazdu, który winien być oceniony w kategoriach, czy był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu". Na rozliczenie kosztów nie ma wpływu to, że czytelnik używa auta "za darmo". Nieodpłatne świadczenia otrzymane od członków najbliższej rodziny są bowiem zwolnione z podatku. Z pytania wynika, że pojazd jest własnością rodziców czytelnika.
Wprawdzie można się spotkać z poglądem, że wydatki na takie auto jako związane z przychodem zwolnionym z podatku nie są kosztem (więcej A. Biedacha, "Przychód wolny od podatku, a co z wydatkami", DF z 28 lutego br.), ale organy podatkowe zajmują w tej sprawie korzystne dla przedsiębiorców stanowisko. Przykładowo w interpretacji Urzędu Skarbowego w Pabianicach z 28 marca br. (USIA/415-7/2007) czytamy: "Podatnik, korzystając z użyczonego samochodu, ponosi pewne nakłady związane z jego utrzymaniem, typu zakup paliwa, wymiana zużytych części itp. Są to wydatki związane z bieżącą eksploatacją używanego samochodu, są niezbędne, aby samochód mógł być wykorzystywany dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto wydatki takie przyczyniają się do osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza, a to z kolei pozwala zakwalifikować je do kosztów uzyskania przychodu. Opisane wydatki, nakłady na używany samochód nie są w żaden sposób związane z przychodem z tytułu otrzymania bezpłatnego świadczenia".
