My natomiast będziemy mogli zaliczyć do kosztów wydatki związane z eksploatacją samochodu.
Przy umowach najmu długoterminowego (zawieranych z reguły na dwa – cztery lata) firma wynajmująca zapewnia użytkownikowi np. karty paliwowe oraz ponosi określone koszty napraw, chyba że konieczność ich dokonania wynika z niewłaściwego używania pojazdu.
Przy najmie korzystający zwykle nie ma jednak prawa do nabycia przedmiotu umowy po jej zakończeniu na warunkach znacznie korzystniejszych niż rynkowe (jak to jest w leasingu operacyjnym). Jednak w umowach najmu zakres czynności związanych z obsługą samochodu (często wraz z zarządzaniem flotą samochodową) jest znacznie szerszy niż w umowach leasingu. Umowy tego typu mogą zawierać prawo pierwokupu samochodu przez korzystającego (ale po wartości zbliżonej do rynkowej).
Należy zwrócić uwagę, że umowy najmu mogą spełniać definicję umowy leasingu w rozumieniu ustaw o podatkach dochodowych, jeżeli zawarte są na czas określony co najmniej dwóch lat i suma opłat określonych w umowie (wraz z ceną określoną w opcji nabycia, jeżeli taka została w umowie ustalona) wynosi co najmniej równowartość wartości początkowej przedmiotu najmu. W takim wypadku koszty czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, napraw oraz inne wydatki będą kosztem uzyskania przychodu u najemcy w pełnej wysokości.
Gdy umowa nie spełni tych warunków, wydatki mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu tylko do określonego limitu.
Zasadą jest, że wydatki związane z używaniem samochodu osobowego niebędącego własnością podatnika zaliczane są do kosztów do wysokości limitu, na podstawie ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km ustalonej w odrębnych przepisach, aktualizowanej okresowo. Aby zaliczyć wydatek do kosztów, użytkownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jest to konieczny warunek. Jak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 marca 2002 r. (SA/Sz 1952/00), ewidencji nie można zastąpić innymi środkami dowodowymi.
Stawki za kilometr przebiegu określa rozporządzenie ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z 25 marca 2002 r. Wynoszą one:
- dla pojazdów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 0,8358 zł.
Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez użytkującego samochód i potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Piotr Trybała jest doradcą podatkowym, partnerem w KPT Doradcy Podatkowi
Agata Łapińska jest konsultantką w tej firmie
