Z początkiem przyszłego roku nadejdzie moment, na który wielu pracodawców czeka z dużymi nadziejami. Na 1  stycznia 2019 r. zaplanowano bowiem wejście w życie nowelizacji kodeksu pracy, wprowadzonej ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Nowelizacja ta przewiduje możliwość prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, w formie elektronicznej. Będzie ona równoważna formie papierowej.

Czytaj także: Zasady tworzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Papier czy elektronika

W nowym roku każdy pracodawca będzie mógł zdecydować, czy nadal chce prowadzić dokumentację pracowniczą w tradycyjnej papierowej formie, czy woli formę elektroniczną. Nie będzie to jednak decyzja nieodwracalna. Będzie można zmienić zdanie i wrócić z formy elektronicznej na papierową lub odwrotnie. Konieczne jednak będzie zachowanie wymogów postawionych przez ustawodawcę.

W przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną – co będzie dotyczyło wszystkich pracodawców, którzy postanowią skorzystać z nowych przepisów – pracodawca będzie musiał sporządzić odwzorowanie cyfrowe tej dokumentacji, np. zeskanować ją, a następnie opatrzyć każdy taki skan:

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub

- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Natomiast w razie przejścia z elektroniki na papier wystarczające będzie sporządzenie wydruków wszystkich dokumentów i opatrzenie ich (każdego dokumentu!) podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Do wiedzy załogi

O każdej zmianie formy prowadzenia akt osobowych pracodawca będzie musiał informować pracowników w sposób u niego przyjęty, np. w formie ogłoszenia na tablicy informacyjnej. Taka wiadomość powinna obejmować również zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej prowadzonej w poprzedniej postaci w ciągu 30 dni od dnia przekazania informacji.

W odniesieniu do byłych pracowników konieczne będzie indywidualne zawiadomienie ich o takiej możliwości. Jeżeli zaś pracownik zmarł, jego akta będą mogli odebrać bliscy, których wymieniają przepisy k.p.

Jeżeli pracownicy lub byli pracownicy nie zdecydują się odebrać dokumentacji w zakreślonym terminie, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć. Już teraz można się spodziewać, że ta regulacja doprowadzi do wielu nieporozumień w przedmiocie nieuprawnionego zniszczenia dokumentacji, z powołaniem się np. na nieotrzymanie przez byłego pracownika zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji, błędny adres itp.

Krócej na półkach

Od 2019 r. zmieni się również termin przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie ją musiał przechowywać jedynie przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego ustaniu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie. Wyjątkowo okres ten może być dłuższy, gdy:

- zostanie to wymuszone odrębnymi przepisami albo

- przechowywana dokumentacja pracownicza będzie stanowić lub będzie mogła stanowić dowód w postępowaniu.

W tym drugim przypadku, jeżeli pracodawca będzie stroną postępowania, to jego obowiązkiem będzie przechowywanie dokumentacji do prawomocnego zakończenia tego postępowania, jednak nie krócej niż przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Jeśli zaś pracodawca będzie posiadał jedynie wiedzę o wszczęciu postępowania w sprawie, w której nie jest stroną, 10-letni okres przechowywania przedłuży się tylko o 12 miesięcy.

Informacja przy rozstaniu

Pracodawca każdorazowo będzie zobowiązany do przekazania byłemu pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, informacji o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości jej odbioru w terminie miesiąca od upływu 10-letniego okresu przechowywania,

- skutku w postaci zniszczenia dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w tym terminie.

Jeżeli pracownik (lub w przypadku jego śmierci – jego rodzina) nie odbiorą dokumentów we wskazanym terminie, pracodawca będzie musiał zniszczyć akta w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór tej dokumentacji.

Dodatkową zmianą odnoszącą się do dokumentacji pracowniczej będzie wprowadzenie obowiązku wydania kopii części lub całości akt osobowych na wniosek pracownika lub byłego pracownika. Obecnie pracownik ma jedynie prawo wglądu do swojej dokumentacji w miejscu jej prowadzenia, a prawo to przysługuje wyłącznie w czasie trwania zatrudnienia.

—Paulina Gromadzińska

Zdaniem autorki

Paulina Gromadzińska, adwokat, Senior Associate Góralski&Goss Legal

Ustawa nowelizująca k.p. określa m.in. ogólne zasady przekształcania wersji papierowej dokumentów w elektroniczną oraz informowania o tym pracowników i zwracania im pisemnych dokumentów. Jednocześnie przepisy ustawy odsyłają do rozporządzenia w zakresie szczegółowych zasad, w tym zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, a także wymagań dotyczących wersji elektronicznej. Projekt tego rozporządzenia został opublikowany przez Ministerstwo dopiero 14 września 2018 r. i będzie obecnie podlegał konsultacjom. Nie jest na razie znana prawdopodobna data jego podpisania. Wiadomo jednak, że Ministerstwo zmierza do wprowadzenia znaczących zmian chociażby w składzie tzw. teczek pracowniczych (mają się składać z czterech, a nie jak dotychczas trzech części) oraz precyzyjnego określenia obowiązkowych elementów dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą najprawdopodobniej mieć czas na dostosowanie się do nowych wymagań do końca czerwca 2019 r.

Wprowadzenie dopuszczalności cyfryzacji dokumentacji pracowniczej nie będzie jednak rozwiązaniem kompleksowym, jakiego oczekiwaliby pracodawcy. Po 31 grudnia 2018 r. nadal konieczne będzie sporządzanie wielu dokumentów, chociażby umowy o pracę, w formie pisemnej. Dopiero później będzie je można przekształcać w wersję elektroniczną.