Pracodawcy mierzą się obecnie z trudnym zadaniem, jakim jest nie tylko pozyskanie dobrej kadry, ale również jej zatrzymanie w firmie. Jest to szczególnie skomplikowane w obecnych realiach, gdzie rynek nazywa się rynkiem pracownika, a bezrobocie w niektórych rejonach Polski spada poniżej jego naturalnej stopy. Dodatkowo konkurencja jest czujna i wykorzystuje każdą okazję, aby pozyskać najlepszych specjalistów. Pracodawcy nie tylko muszą wiedzieć, jak skusić potencjalnych kandydatów, ale również jakie benefity zaoferować zatrudnionym, aby skłonić ich do pozostania w firmie. Przygotowanie konkretnej propozycji wymaga zarówno analizy rynku, ale również potrzeb zatrudnionych oraz umiejętności przewidywania ewentualnej decyzji o odejściu przez podwładnego.

Big data

Jedną z form pozyskiwania tych informacji jest analizowanie dużych zbiorów danych (ang. big data). Pojęcie big data na przestrzeni ostatnich lat ewoluowało. Jest to termin nie tyle odnoszący się do dużych, zmiennych i różnorodnych zbiorów danych, ile danych, których przetwarzanie i analiza jest trudna, a jednocześnie wartościowa, ponieważ może prowadzić do zdobycia nowej wiedzy.

Zapoznaniu się z takimi rezultatami towarzyszy potrzeba pozyskania konkretnych informacji. Wskazuje się również, że są to takie zbiory danych, których nie można przetworzyć za pomocą prostych czy dostępnych metod. Takie dane wymagają specjalistycznych programów, które zestawiają je w wyniki gotowe do analizy. Analizowanie danych szczególnie zyskuje na znaczeniu w dobie powszechnej dostępności do internetu oraz łatwości przepływu informacji.

Big data odgrywa również dużą rolę w zarządzaniu kadrami, o czym świadczy fakt, że od specjalistów HR coraz częściej wymaga się umiejętności analitycznych.

Nie można wyczerpująco wymienić pełnego katalogu wykorzystania dużych zbirów danych w zakresie kierowania pracownikami, gdyż temat ten nie tylko jest nowy, ale też podlega nieustannemu rozwojowi. Wskazuje się jednak, że z całą pewnością zastosowanie znajdzie podczas procesu rekrutacji, analizowania potrzeb zatrudnionych pracowników oraz w celu zapobiegania odejściom podwładnych.

Dane do rekrutacji

W trakcie prowadzenia naboru specjaliści działów HR coraz częściej nie polegają wyłącznie na informacjach dostarczanych w CV, ale podejmują się własnej weryfikacji kandydatów (ang. background screening). Proces ten polega na sprawdzaniu informacji przekazanych przez pracownika. W zakresie tej procedury najczęściej bada się dotychczasowe zatrudnienie, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, a także posiadane certyfikaty. Często sprawdza się również czas pracy, jak i zakres zadań u poprzednich pracodawców. Ponadto kontroluje się referencje potencjalnego pracownika.

Normą staje się, że poza prowadzeniem wywiadów telefonicznych pracodawcy czy firmy działające na ich zlecenie przeszukują zasoby internetu oraz lustrują profile w mediach społecznościowych. Są to nieocenione źródła wiedzy, przy wykorzystaniu których nie tylko można zweryfikować życiorys kandydata, ale również skontaktować się z dotychczasowymi współpracownikami i uzyskać od nich referencje.

Tylko za wiedzą

Istotne jest, aby takie działania były prowadzone za pełną wiedzą i zgodą rekruta. Aprobatę do podjęcia tych działań przez pracodawcę kandydat do pracy powinien wyrazić na piśmie i nie może być ona dorozumiana. Taką zgodę może on jednak wycofać w każdym czasie.

Zbytnia ciekawość

O ile uzasadnione jest przeglądanie portali prowadzonych w celach łączenia kontaktów zawodowych, to powstaje pytanie, czy uzasadnione jest także wertowanie innych portali, również tych niezwiązanych z działalnością profesjonalną, jak choćby Facebook czy Instagram. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że przeglądając taki profil kandydata, pracodawca natknie się na informacje, które będą ściśle dotyczyły sfery życia prywatnego, tj. rodziny, pasji, jak również poglądów politycznych czy religijnych.

Nawet gdyby rekrut wyraził zgodę na przeglądanie tych stron, to takie działanie przez pracodawcę budzi poważne zastrzeżenia. Dane te wykraczają poza informacje, które pracodawca może pozyskiwać na podstawie art. 221 § 1 k.p. Wprawdzie stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych wolno zbierać dane, jeśli osoba, której one dotyczą, wyrazi na to zgodę, to jednak pozyskanie tych informacji nie będzie uzasadnione celem.

Aby zweryfikować, czy kandydat nadaje się do pracy na danym stanowisku co do zasady, nie ma konieczności wnikania w jego życie prywatne. Poza tym pracodawca w sytuacji, gdy po zapoznaniu się z treścią prywatnego profilu rekruta, podjął decyzję o odrzuceniu jego kandydatury, mógłby się narazić na zarzut dyskryminacji. Ubiegający się o pracę mógłby np. twierdzić, że podstawą decyzji odmownej było poznanie jego poglądów religijnych przez pracodawcę. Pracownicy powinni być bowiem równo traktowani m.in. w zakresie nawiązania stosunku pracy, bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną (art. 183a § 1 k.p.).

Podgląd w sieci

Kolejnym celem analizowania dużych zbiorów danych w procesie zarządzania personelem jest rozpoznawanie potrzeb pracowników już zatrudnionych, jak i zapobieganie odejściom z firmy. Nie jest tajemnicą, że najwięcej informacji w tym zakresie można pozyskać, śledząc aktywność pracownika w internecie przez historię przeglądań. W ten sposób pracodawca może się dowiedzieć, m.in. jakich szkoleń czy kursów wyszukuje podwładny. Mając te informacje, wyprzedzając prośbę pracownika, szef może wyjść z taką propozycją i zyskać uznanie podwładnego. Częściej jednak można się spotkać z sytuacją, kiedy celem analizy dużych danych jest sprawdzenie, czy pracownicy przeglądają portale z ofertami pracy, sprawdzają wakaty u konkurencji. Odpowiednio stworzone systemy niezwłocznie raportują o tym fakcie. W świetle polskiego prawa zagadnienie to jest problematyczne. Takie działanie z całą pewnością jest formą monitoringu zatrudnionych, a ten jest możliwy, jeśli działania są adekwatne do usprawiedliwionych potrzeb >patrz ramka.

Treść niepozostawiająca wątpliwości

Formuła zgody na przetwarzanie danych osobowych powinna stanowić odrębne oświadczenie osoby, której dane dotyczą, od innych oświadczeń. Z jej treści powinno w sposób niebudzący wątpliwości wynikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane. Jeżeli pracodawca zamierza zlecić przeprowadzenie weryfikacji firmie trzeciej, to dane tej firmy powinny znaleźć się na tym oświadczeniu.

Zdaniem autorki

Katarzyna Gospodarowicz, radca prawny w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Nie ma wątpliwości, że pracodawca jest uprawiony do kontrolowania wykonywania obowiązków przez zatrudnionych, jednak w czasie pracy pracownik nie jest również pozbawiony prawa do ochrony prywatności. Kontrola zatrudnionych osób powinna być wprowadzana zawsze tam, gdzie jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów.

Do najczęstszych form monitoringu pracowników należy sprawdzanie wykazu połączeń telefonicznych, kontrola poczty służbowej, jak też analiza odwiedzanych stron internetowych. Analizowanie danych odwiedzanych przez pracownika stron z całą pewnością może służyć efektywności pracy, przestrzeganiu czasu pracy czy bezpieczeństwu przepływu informacji. Jednak sytuacja, w której szef weryfikuje aktywność podwładnego w sieci wyłącznie w celu retencji odejść w firmie jest problematyczna. Nie ma to wpływu na jakość świadczonej pracy, a zatem trudno w tym kontekście wskazać usprawiedliwiony cel analizowania tych danych. W konsekwencji weryfikacja przez pracodawcę zebranych w ten sposób informacji może zostać uznana za nadmierną ingerencję w prywatność zatrudnionego. Ostateczne stanowisko zostanie w tej kwestii pewnie wypracowane przez Sąd Najwyższy.