Wariant 1. Indywidualny rozkład czasu pracy
Skorzystanie z indywidualnego rozkładu nie zależy od decyzji pracodawcy. Musi je poprzedzać wniosek pracownika, w którym proponuje on modyfikację rozkładu w zakresie systemu, jakim jest objęty (art. 142 k.p.). Jeśli pracodawca chce zmienić system czasu pracy, powinien zmodyfikować określający go akt (regulamin pracy, obwieszczenie). Wyjątkowo zmiana systemu może nastąpić na wniosek pracownika na podstawie art. 143 i 144 k.p. i przejścia na skrócony tydzień pracy czy system weekendowy.
Podwładny nie musi uzasadniać wniosku o zastosowanie indywidualnego rozkładu, ale dobrze, gdy to zrobi (np. wskaże konieczność codziennego odbierania dziecka z przedszkola). Wniosek pracownika należy dołączyć do części B jego akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. j rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Pracodawca nie musi pozytywnie rozpatrzyć pisma etatowca. Ponadto nie może się dać zgody, gdyby powodowałoby to naruszenie przepisów ochronnych w zakresie czasu pracy, np. prawa do odpoczynku. Gdy zaakceptuje prośbę podwładnego i ustali indywidualny rozkład, nie ma potrzeby jego zamieszczania w regulaminie pracy czy w obwieszczeniu. Nie sporządza też dla pracownika rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 k.p.).
Indywidualny rozkład różni się od funkcjonującego w całym zakładzie albo w grupie pracowników, do której należy wnioskodawca. Odmienności mogą dotyczyć podstawowych elementów rozkładu, np. ustalenia dni pracy oraz wolnych od niej albo szczegółów dotyczących czasu pracy w poszczególnych dniach, np. godzin rozpoczynania i kończenia pracy, innych terminów przerw w pracy czy liczby godzin pracy w poszczególnych dniach (dla zatrudnionych w systemie równoważnym). Te odmienności pracownik powinien zaproponować we wniosku.
Ten rozkład czasu pracy można wprowadzić bezterminowo lub na określony czas. Podwładny ma prawo określić we wniosku termin, od którego taki rozkład miałby obowiązywać. Wolno mu także zaproponować czas obowiązywania rozkładu. Propozycje te następnie uzgadnia z pracodawcą. To pracodawca decyduje też o powrocie pracownika do rozkładu czasu pracy, którym był objęty przed ustaleniem rozkładu indywidualnego, choć etatowiec może złożyć w tej sprawie wniosek. Dopuszczalne jest także zawarcie porozumienia określającego zasady rezygnacji z indywidualnego systemu czasu pracy.
Wprowadzenie indywidualnego rozkładu odbywa się w formie porozumienia podwładnego z szefem. Rezygnacja następuje w ten sam sposób albo na skutek polecenia służbowego. Oznacza to, że w obu przypadkach nie stosuje się aneksu do umowy czy wypowiedzenia zmieniającego (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 2 kwietnia 1998 r., I PKN 559/97). Jednak podwładny i pracodawca mogą zdecydować o wprowadzeniu tych ustaleń do umowy o pracę. Wówczas zmiana wymaga aneksu lub wypowiedzenia zmieniającego (zob. wyroki SN: z 17 lipca 2009 r., I BP 6/09, i z 25 marca 1977, I PRN 5/77).
Wariant 2. Ruchomy czas pracy
Ruchodmy czas pracy można wprowadzić bez wniosków pracowników, ale za zgodą ich przedstawicieli. W kodeksie pracy przewidziano dwa jego warianty. Po pierwsze, wolno zastosować różne godziny rozpoczynania pracy (art. 1401 § 1 k.p.). Po drugie, można ustalić w rozkładzie przedział czasu, w którym to podwładny zdecyduje, o której godzinie rozpocznie pracę (art. 1401 § 2 k.p.). W obu przypadkach ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1401 § 4 k.p.).
Oba rozkłady czasy pracy uruchamia się także na dwa sposoby. Po pierwsze – w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a jeśli ich nie ma w firmie – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie, po drugie – na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 3 i 4 k.p.).
Świadczy to o tym, że wprowadzenie ruchomego czasu pracy jest nieco zbliżone do indywidualnego rozkładu czasu pracy. Warto jednak zauważyć, że przepis umożliwiający stosowanie ruchomego czasu pracy wyraźnie dopuszcza naruszenie doby pracowniczej. Takiego zastrzeżenia nie przewiduje natomiast regulacja odnosząca się do indywidualnego czasu pracy w art. 142 k.p. Dlatego istnieje pogląd, że w indywidualnym rozkładzie nie można wprowadzić rozkładu przewidującego godziny startu pracy przed upływem poprzedniej doby pracowniczej, bez powstawania pracy w godzinach nadliczbowych (M. Nałęcz w komentarzu do Kodeksu pracy pod red. W. Muszalskiego, wyd. C.H. Beck). Jest też opinia przeciwna, zgodnie z którą taki zakaz nie wynika z kodeksu pracy.
