Roczny okres rozliczeniowy - kiedy się nie sprawdzi

W porównaniu z krótszymi okresami rozliczeniowymi roczny gwarantuje pracodawcy maksymalną elastyczność. Dotyczy to zarówno planowania nominalnego czasu pracy, jak i udzielania czasu wolnego lub dni wolnych od pracy za nadgodziny. Dlatego atrakcyjność rocznego okresu rozliczeniowego nie ogranicza się do firm stosujących systemy równoważne, choć w takim przypadku możliwości szefa są znacznie większe.

Decydując się na jego wprowadzenie, należy pamiętać o szczególnych wymogach formalnych związanych z ustalaniem 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Wymaga to zawarcia odrębnego porozumienia. Nie jest ono jednak częścią regulaminu pracy, dlatego roczny okres rozliczeniowy można wprowadzić z dnia na dzień. W porozumieniu należy określić, od kiedy będzie stosowany w zakładzie. Choć nie musi on pokrywać się z rokiem kalendarzowym, dla wielu firm takie rozwiązanie może być najwygodniejsze.

W jakim dokumencie

Roczny okres rozliczeniowy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu zawieranym z zakładowymi organizacjami związkowymi (art. 150 § 3 pkt 1 kodeksu pracy). Gdy uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami zakładowymi okaże się niemożliwe, pracodawca negocjuje jego postanowienia z tymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p.

Ponieważ pracodawcy odchodzą od układów zbiorowych pracy, w praktyce roczny okres rozliczeniowy wprowadza się w odrębnym porozumieniu ze związkami. Jeśli u pracodawcy nie działa taka organizacja, porozumienie podpisuje z przedstawicielami załogi, wyłonionymi w trybie przyjętym na potrzeby zakładu (art. 150 § 3 pkt 2 k.p.).

Takie porozumienie nie jest częścią regulaminu pracy, nie może być też kwalifikowane jako odpowiednik obwieszczenia pracodawcy. Dlatego nie stosuje się do niego art. 1043 § 1 k.p., opóźniającego moment wejścia w życie regulaminów pracy i obwieszczeń o dwa tygodnie od momentu podania ich treści do wiadomości zatrudnionych. W efekcie porozumienie takie może zacząć funkcjonować z dnia na dzień, choć większość pracodawców woli przygotować się z wyprzedzeniem do 12-miesięcznych okresów, ustalając w porozumieniu początek i koniec pierwszego z nich.

Niezależnie od tego, z jaką reprezentacją personelu zawarto porozumienie, szef ma pięć dni roboczych, licząc od jego podpisania, na przekazanie kopii tego dokumentu właściwemu terytorialnie okręgowemu inspektorowi pracy.

Nie wszystko naraz...

Decydując się na zawarcie porozumienia o stosowaniu 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych, wielu szefów wprowadza jednocześnie zmiany do regulaminu pracy. Polegają one na dostosowaniu postanowień tego aktu do nowej sytuacji ukształtowanej zawartym paktem.

Choć takie działanie pracodawcy nie jest błędem, w praktyce może się okazać nieuzasadnione na tym etapie i przysporzyć dodatkowych obowiązków działowi kadr. Po pierwszym roku firma może zrezygnować z rocznego okresu rozliczeniowego, a to będzie wymagało zarówno wycofania się z podpisanego porozumienia za zgodą związków lub przedstawicieli pracowników, jak i wprowadzenia zmian do regulaminu pracy. Dlatego w początkowym okresie korzystania z najdłuższych okresów rozliczeniowych korzystniej jest pozostawić regulamin pracy bez zmian. W takim przypadku szef musi jednak pamiętać, aby nowych pracowników zapoznawać zarówno z regulaminem pracy, jak i z porozumieniem wydłużającym okres rozliczeniowy.

... i nie dla wszystkich

Decydując się na stosowanie rocznych rozliczeń, pracodawca powinien zastanowić się także nad tym, wobec których grup zawodowych, działów czy oddziałów firmy stosować to rozwiązanie. Przepis nie wymaga, aby rocznym okresem rozliczeniowym obejmować całą załogę, gdyż dla części pracowników administracyjnych czy obsługi może to być bezcelowe. Jeśli pracują w stałym rytmie, a realizowane zadania nie wymuszają intensyfikacji aktywności w niektórych dniach czy tygodniach, długi okres rozliczeniowy nie ma żadnego uzasadnienia. Tu pracodawca nie skorzysta z wiążącej się z nim elastyczności. Dlatego popularne jest wprowadzanie rocznych okresów np. wobec pracowników produkcji i magazynu oraz pozostawienie dotychczasowej długości rozliczeń dla administracji, obsługi i przedstawicieli handlowych.

Kalendarz oddzielnie

Czy roczny okres rozliczeniowy musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym? Nie, choć dla niektórych pracodawców będzie to korzystne. Przede wszystkim 12-miesięczny okres rozliczeniowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia zdecydowanie ułatwia przestrzeganie rocznego limitu nadgodzin, który odnosi się do lat kalendarzowych. Długie okresy trwające na przełomie lat powodują, że trzeba pilnować limitu z dwóch lat.

Przykład

Dwie firmy wprowadziły roczne okresy rozliczeniowe. W pierwszej z nich trwa on od 1 września 2014 r. do 31 sierpnia 2015 r., druga wydłużyła rozliczenie od 1 stycznia 2015 r., więc będzie ono trwało do 31 grudnia 2015 r. Pierwszy pracodawca musi w obrębie okresu rozliczeniowego pilnować rocznego limitu nadgodzin, odrębnie dla 2014 i 2015 r. Takiej uciążliwości nie ma drugi szef, bo u niego okres rozliczeniowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Firmy, które chcą dostosować czas trwania okresu rozliczeniowego do specyfiki prowadzonej działalności, mogą powiązać go z ustalonym rokiem obrotowym. Określa go statut lub umowa, na podstawie których utworzono jednostkę. U płatników podatku dochodowego od osób prawnych nie musi on być zbieżny z rokiem kalendarzowym. Wybrany rok obrotowy nie jest jednak idealny do powiązania ze stosowanym okresem rozliczeniowym.

W praktyce najlepsze skutki przynosi analiza cyklu pracy zakładu pod kątem występowania okresów zwiększonego zapotrzebowania na jej wykonywanie. Jeśli w firmie jest ono nieregularne, warto rozważyć start okresu rozliczeniowego z początkiem sezonu. Pozwoli to równoważyć nominał przypadający do przepracowania w skali okresu na samym jego końcu, gdy zapotrzebowanie na pracę słabnie. Kolejną zaletą jest oddawanie poza sezonem dni wolnych w zamian za pracę w niedziele, święta lub np. dni wolne z racji pięciodniowego tygodnia pracy.

Przykład

Pracodawca prowadzący hotel wprowadził 12-miesięczny okres rozliczeniowy wobec pokojówek, kucharzy, kelnerów i pracowników administracyjnych, tj. osób pracujących w systemie równoważnym, połączonym z pracą na zmiany. W porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników przewidział, że okres rozliczeniowy będzie trwał od 1 maja do ostatniego dnia kwietnia kolejnego roku. Dzięki temu, że sezon trwający od późnej wiosny do wczesnej jesieni przypada na początku okresu rozliczeniowego, hotel nie ma problemów z równoważeniem dodatkowej pracy w kolejnych miesiącach, gdy liczba gości oraz zapotrzebowanie na usługi drastycznie spadają. Podobnie jest z rekompensatą dodatkowej pracy w niedziele, święta niebędące dniami pracy lub w dniach wolnych, wyznaczonych w zamian za pracę wykonywaną w niedzielę lub święto. Szef może bowiem wskazać termin odbioru wolnego przypadający przed końcem okresu rozliczeniowego, nie musi to więc nastąpić w sezonie. Długi okres rozliczeniowy dostosowany do rytmu pracy zakładu pozwala też uzgodnić z kucharzem czy pokojówką dogodny termin odbioru innego dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz czasu wolnego za nadgodziny, udzielanego na wniosek podwładnego. Wszystko to przełoży się na obniżenie kosztów pracy, gdyż redukuje się liczba nadgodzin, za które podwładni zachowają prawo do dodatków do normalnego wynagrodzenia.

Nieważna pogoda i pora roku

Z rocznego okresu rozliczeniowego może skorzystać w zasadzie każdy pracodawca, ponieważ przesłanki jego wprowadzenia są określone ogólnie. Wystarczy uzasadnienie przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Podobnie należy ocenić wymóg zachowania ogólnych zasad, dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Jego dopełnienie wiąże się z przestrzeganiem wymiaru ustalonego dla przyjętego okresu rozliczeniowego oraz zapewnieniem pracownikom nieprzerwanych odpoczynków dobowych i tygodniowych.

W przeciwieństwie do art. 129 § 2 k.p. obowiązującego przed 23 sierpnia 2013 r., wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego nie zostało zastrzeżone dla konkretnych branż, czyli rolnictwa, hodowli, pilnowania mienia i ochrony osób. Nie zależy też od występowania nietypowych warunków organizacyjnych bądź technicznych, które wpływałyby na przebieg procesu pracy. Praca zakładu nie musi mieć już sezonowego charakteru ani zależeć od pór roku. W efekcie wystarczającą podstawą zastosowania wydłużonego okresu rozliczeniowego może być nierównomierność występowania nadgodzin w poszczególnych miesiącach. Długi okres pozwala bowiem ominąć ograniczenie liczby nadgodzin w jednym miesiącu, którą limituje tu jedynie prawo do nieprzerwanych okresów odpoczynku.

Odrębną przesłanką w stosowaniu maksymalnej długości okresów rozliczeniowych jest nierównomierny rozkład liczby dni pracy na tydzień w poszczególnych tygodniach roku. W takich okolicznościach z dobrodziejstwa długich okresów skorzystają też zakłady stosujące wobec pracowników podstawowy czas pracy.

Przykład

Firma zatrudnia pracowników produkcji na trzy zmiany w podstawowym czasie pracy. Tę organizację pracy zachowano przy wprowadzaniu rocznego okresu rozliczeniowego. Pracodawcy zależało bowiem na planowaniu pracy załodze w sezonie obejmującym 15 tygodni przez sześć dni na tydzień oraz równoważeniu jej planowanym poza sezonem zamknięciem fabryki na trzy tygodnie, aby przeprowadzić serwis maszyn i konieczną wymianę w parku technologicznym.

W takim przypadku roczny okres rozliczeniowy pozwoli zbilansować czas pracy etatowców i zachować zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Byłoby to niemożliwe, gdyby nie to, że w czasie trzech tygodni przestoju technologicznego szef oddaje załodze dni wolne wynikające z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, nieudzielone w okresie wykonywania pracy przez sześć dni tygodniowo.

Zatem rozkład pracy zakładu, a nie system decyduje o tym, czy szef skorzysta na przedłużeniu rozliczenia. W podjęciu decyzji pomoże też to, że zgłaszając je lokalnemu okręgowemu inspektorowi pracy, pracodawca wprowadzający to rozwiązanie może się spodziewać kontroli bezpośrednio po zamknięciu pierwszego długiego okresu.

Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, obecnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp.j.