Z każdą zmianą nowa informacja? Niekoniecznie

Precyzyjna odpowiedź na to pytanie jest o tyle utrudniona, że z przepisów wynika ogólny obowiązek pracodawcy podawania określonych informacji przy zatrudnieniu. Co prawda urzędy dokonały ich interpretacji, ale są one rozbieżne.

Zgodnie z art. 29 § 3 k.p. zakres pisemnej informacji, jakiej szef udziela nowo zatrudnionemu w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę, zależy od tego, czy w firmie obowiązuje regulamin pracy. Jeśli jest, informacja dla etatowca dotyczy tylko:

Pracodawca, który nie musi ustalać regulaminu pracy, czyli ten zatrudniający poniżej 20 osób, dodatkowo powiadamia o:

Na dwa sposoby

Pracodawca może przekazać te wiadomości w sposób spersonalizowany, czyli odnoszący się do konkretnego pracownika (dotyczy to np. przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego czy okresu wypowiedzenia), lub przez powołanie odpowiednich ogólnych przepisów. Dopuszcza to art. 29 § 31 i 33 k.p.

Przy tej drugiej możliwości informacja jest z pewnością mniej użyteczna i przejrzysta dla etatowca. Sam musi wydedukować, jakie ma uprawnienia, np. gdy minie mu odpowiedni staż pracy uprawniający do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Taka metoda postępowania ułatwia jednak życie pracodawcy, bo ubywa mu obowiązków z aktualizowaniem informacji. Nie oznacza to jednak, że raz podane dane będą obowiązywać do końca zatrudnienia pracownika. Zgodnie z art. 29 § 32 k.p. pracodawca musi bowiem informować na piśmie m.in. o objęciu go układem zbiorowym pracy, a także o jego zmianie. I robi to niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie tych modyfikacji, a gdy rozwiązanie umowy ?o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Czy odnosi się to także do zmian dokonujących się naturalnie wskutek stażu pracy, np. wymiaru urlopu? Czy zatrudniając na kilka lat, szef może od razu wpisać, że po upływie konkretnego okresu etatowiec będzie miał prawo dłużej wypoczywać?

Niektórzy prawnicy wręcz uważają, że jest to konieczne przy dłuższym zatrudnieniu, bo informacja dla młodej stażem osoby przyjętej na umowę na czas nieokreślony bez podanego od razu wymiaru urlopu wypoczynkowego po minimum dziesięciu latach pracy byłaby kłamliwa >patrz ramka.

Stosowanie tych niejasnych przepisów z pewnością ułatwiła wykładnia dokonana przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej z 22 lutego 2013 r.

Zdania urzędów

Zgodnie z nią w informacji o warunkach zatrudnienia można od razu wskazać dzień, od którego zmieni się wymiar urlopu pracownika lub okres jego wypowiedzenia. Resort uznał, że jeżeli pracodawca poinformował pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne. Dzięki takiej treści informacji nie trzeba jej aktualizować, gdy zatrudniony osiąga określony staż pracy.

To oznacza, że taki sposób powiadomienia, jaki zastosowała czytelniczka z podaniem daty, od kiedy etatowiec nabywa prawa do sześciu dni urlopu uzupełniającego, byłby odpowiedni.

Niestety, Główny Inspektorat Pracy ma całkowicie odmienne stanowisko od resortowego (stanowisko z 10 maja 2013 r., GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP). Według GIP nieprawidłowe jest jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej ?i tej dotyczącej warunków, które zmienią się z upływem określonego czasu. Zdaniem urzędu informację o warunkach zatrudnienia trzeba zawsze sporządzać na bieżąco, po tym, gdy zmienią się warunki zatrudnienia pracownika. PIP wskazuje, że celem art. 29 § 32 i 332 k.p. jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o tych hipotetycznych, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. „Przyjęcie założenia, że pracownik miałby pamiętać o pouczeniu sprzed kilku lat, kłóciłoby się zarówno ?z wykładnią gramatyczną, jak ?i celowościową przytoczonego przepisu" – podkreśla GIP, który w informacji przesłanej „Rzeczpospolitej" 25 marca 2014 r. potwierdził aktualność tej opinii.

Stosując zatem tę interpretację, czytelniczka powinna po 28 marca 2014 r. sporządzić dla pracownika nową informację o zatrudnieniu, w której znajdzie się wiadomość, że od tego dnia jest on uprawniony do sześciu dni urlopu uzupełniającego.

Co radzić

Przy tak odmiennych opiniach urzędów pracodawcy mają trudny wybór. Z pewnością ci bardziej strachliwi zastosują się do sposobu postępowania wskazanego przez PIP. Pamiętać jednak należy o tym, że nawet dla inspektora pracy interpretacja GIP nie jest wiążąca. Jest on bowiem niezależny w swoich ocenach i kontrolując zakład, nie musi się nią posługiwać. Ponadto braki w informacji o zatrudnieniu nie stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym (dział 13. k.p.). Nie ma więc podstaw, aby np. grzywną ukarać osobę odpowiedzialną za sporządzenie dokumentu, który według GIP ma braki.

Zdaniem eksperta

Piotr ?Wojciechowski adwokat, ?były wicedyrektor ?Departamentu Prawnego GIP

Pełna wiedza na starcie

Sporządzając pisemną informację dla pracownika o warunkach jego zatrudnienia, należy powiązać jej treść z rodzajem zawieranej umowy o pracę. I tak przy umowach terminowych zawartych np. na okres próbny czy czas określony informacja powinna dotyczyć wyłącznie tych aspektów prawa pracy, które wiążą się z okresem, na który pracownik jest zatrudniony (wymiar urlopu wypoczynkowego, okres wypowiedzenia).

Natomiast przy angażowaniu na czas nieokreślony informacja powinna zawierać dane o wymiarach uprawnień etatowca w dniu, ?w którym rozpoczyna pracę. Ma uwzględniać, że po upływie określonego czasu niektóre z tych uprawnień się zmienią, np. wymiar urlopu wypoczynkowego czy długość okresu wypowiedzenia. Tylko taka treść informacji odpowiada bowiem powodom jej sporządzenia, przedstawia pełny opis uprawnień z uwzględnieniem obowiązkowych zmian.