Przyjęcie nieprzemyślanych rozwiązań może bowiem prowadzić do sytuacji, w której spółka nie będzie miała organu uprawnionego do jej reprezentowania, a to w konsekwencji może sparaliżować lub w znacznym zakresie ograniczyć jej funkcjonowanie i skutkować nieważnością czynności prawnych (w tym umów) podjętych przy wadliwej reprezentacji.

To nie to samo

Najpierw warto wyjaśnić, czym różnią się od siebie pojęcia „kadencja" oraz „mandat". Jako „kadencję" należy rozumieć oznaczony czas wskazany w umowie spółki, na jaki dana osoba zostaje powołana do zarządu. Przy czym umowa spółki może nie zawierać w ogóle postanowień odnośnie do kadencji lub wskazywać wprost, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony (zarząd bezkadencyjny).

„Mandat" natomiast oznacza umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu, inaczej ujmując – czas, w którym faktycznie osoba pełni funkcję członka zarządu, czyli ma uprawnienia członka zarządu. W związku z tym dana osoba może pełnić funkcję członka zarządu tak długo, jak długo aktualny będzie jej mandat.

Kadencja z kolei wpływa na okres ważności tego mandatu, przy czym w praktyce problemy rodzi okoliczność, że najczęściej długość kadencji i okres sprawowania mandatu nie pokrywają się.

Dwa przypadki

Co do zasady można wyróżnić dwie sytuacje. Pierwszą, w której mandat wygasa przed upływem kadencji (np. odwołanie członka zarządu przed upływem kadencji), oraz drugą, w której mandat wygasa po upływie kadencji. O statusie bycia członkiem zarządu zawsze decyduje wyłącznie posiadanie mandatu – możliwe nawet, gdy upłynęła już kadencja członka zarządu.

Indywidualna ?lub wspólna

Prezentując pojęcie kadencji, należy zwrócić uwagę na możliwość ukształtowania jej ?w umowie spółki jako kadencji indywidualnej lub kadencji wspólnej. Jeżeli wspólnicy nie wprowadzą do umowy spółki odmiennych postanowień, zastosowanie znajdzie wariant kadencji indywidualnej, a więc takiej, której bieg jest odnoszony odrębnie do osoby danego członka zarządu. W przypadku ustalenia w umowie spółki kadencji wspólnej (która ma jeden bieg), mandat członka zarządu powołanego w trakcie trwania danej kadencji zarządu wygasa równocześnie ?z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu.

Oprócz tego, niezależnie od treści umowy spółki oraz czasu kadencji, mandat członka zarządu wygasa zawsze wskutek jego śmierci, odwołania, rezygnacji z funkcji w zarządzie, utraty pełnej zdolności do czynności prawnej lub skazania za przestępstwa określone w art. 18 § 2 kodeksu spółek handlowych.

Co w kodeksie

Umowa spółki może, lecz nie musi, określać kadencji ?i okresu sprawowania mandatu członka zarządu. Jeśli wspólnicy w umowie nie ustanowią szczególnych zasad (np. odnośnie do zarządu bezkadencyjnego, wyłączając zastosowanie przepisów k.s.h. dotyczących wygaśnięcia mandatu z powodu upływu kadencji), obowiązują przepisy kodeksu spółek handlowych. W takim przypadku stosowane są następujące modele:

- ?powołanie członka zarządu na okres do jednego roku – wówczas, w braku odmiennych ustaleń w umowie spółki, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu;

- ?powołanie członka zarządu na kadencję dłuższą niż jeden rok – wówczas, jeżeli wspólnicy nie przyjęli odmiennych ustaleń, mandat członka zarządu wygasa ?z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu,

- ?brak oznaczenia kadencji ?w umowie spółki (czyli tzw. milczenie umowy spółki – które jest czymś innym niż ustanowienie zarządu bezkadencyjnego) – wówczas zastosowanie ma reguła określona opisana w pkt pierwszym powyżej, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

Zaprezentowane rozwiązanie kodeksowe zakłada więc, wbrew intuicyjnemu rozumieniu skutków powołania członka zarządu na określony czas, iż z upływem kadencji nie jest połączone wygaśnięcie mandatu do sprawowania funkcji. Regulacja ta przysparza wielu wątpliwości.

Najczęstsza sytuacja ?w praktyce obrotu to powołanie członka zarządu w trakcie roku obrotowego na okres kadencji dłuższej niż rok. ?Z jednej strony argumentuje się, że tego niepełnego okresu (pierwszego niepełnego roku sprawowania funkcji członka zarządu) nie wlicza się do kadencji, gdyż należy uwzględniać jedynie pełne lata obrotowe pełnienia funkcji członka zarządu. Taka interpretacja prowadziłaby do efektywnego przedłużania kadencji, ?w wielu przypadkach o niemal cały rok. Z drugiej strony okres kadencji jest liczony od dnia powołania, przy czym zgodnie z brzmieniem przepisów k.s.h. wyłącznie ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu musi być pełny.

Pogląd drugi uważamy za prawidłowy, wydaje się on również dominujący w doktrynie prawa handlowego.

Przykład

Gdyby więc przykładowo przyjąć, że członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję 10 stycznia 2012 r., to jego kadencja upływa w 10 stycznia 2015 r., a wygaśnięcie jego mandatu nastąpi z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2014, który jest ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji członka zarządu, a więc najpóźniej wraz z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników ?z końcem czerwca 2015 r. Prowadzi to do sytuacji, w której kadencja członka zarządu ustaje przed wygaśnięciem mandatu, ?a kadencja zostaje w całości wyczerpana. Komplikując ?bardziej sytuację przyjmijmy, ?że członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję ?7 lipca 2012 r. W takiej sytuacji jego kadencja upływa 7 lipca 2015 r., jednak zgodnie ?z dosłownym brzmieniem przepisu jego mandat powinien wygasać również z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowegoza ?rok 2014, co skutkowałoby efektywnym skróceniem ?kadencji członka zarządu, ?co mogłoby być interpretowane jako naruszenie „gwarantowanego" w umowie spółki okresu kadencji.

Jak widać, taka sytuacja może powodować liczne wątpliwości interpretacyjne, ?w związku z tym każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie.

Podobne wątpliwości budzi sytuacja, w której umowa spółki milczy na temat kadencji, a mandat członka zarządu wygasa z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania po raz pierwszy członka zarządu 10 stycznia 2010 r. należy naszym zdaniem przyjąć, że jego mandat wygasa z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2011 r., który jest pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania po raz kolejny członka zarządu, rok, w którym zostaje on po raz kolejny powołany, jest już pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji, co w konsekwencji prowadziłoby – naszym zdaniem – do konieczności powoływania takiego członka zarządu w każdym kolejnym roku.

Oprócz tego istnieją wątpliwości także w kwestii, czy mandat wygasa z chwilą podjęcia uchwały odnośnie do zatwierdzenia sprawozdania finansowego czy na koniec dnia, w którym podjęto tę uchwałę. Bardziej słuszne wydaje się przyjęcie stanowiska, że mandaty członków organów wygasają już z chwilą podjęcia uchwały. Z tym momentem bowiem, w drodze aprobaty dla podejmowanych przez członków zarządu działań, lub jej braku, zakończone zostaje ich funkcjonowanie ?w spółce.

— Przemysław Musioł, ?wspólnik, radca prawny, Kancelaria Prawna ?Piszcz, Norek i Wspólnicy

— Agnieszka Żółć, ?prawnik, Kancelaria Prawna Piszcz, Norek i Wspólnicy

Przemysław ?Musioł, wspólnik, radca prawny, Kancelaria Prawna ?Piszcz, Norek i Wspólnicy

Niefortunne sformułowania umowy spółki lub też ?zaniedbanie powołania nowych członków zarządu ?w stosownym czasie może prowadzić do sytuacji, w której?spółka będzie pozbawiona właściwie umocowanego ?organu do prowadzenia jej spraw i reprezentacji. ?W przypadku takim jest ona co do zasady sparaliżowana – nie posiada zarządu, który mógłby prowadzić jej sprawy ?i w jej imieniu zawierać umowy, występować w postępowaniach sądowych, uczestniczyć w przetargach itp. Niekiedy ?poważną trudnością może być nawet odbycie zgromadzenia wspólników, które powołałoby nowy zarząd, ze względu?na brak uprawnionego podmiotu do jego zwołania ?i zaproszenia wspólników. Jeżeli z kolei dojdzie do sytuacji, ?w której zarząd będzie działał w imieniu spółki bez ?odpowiedniego umocowania, czynności takie będą ?wadliwe i nieskuteczne. W doktrynie dominuje stanowisko,?iż czynności takie są bezwzględnie nieważne, a więc ?nie mogłyby zostać „uzdrowione" w drodze potwierdzenia ?ich przez spółkę.

Skutki niewłaściwej reprezentacji, która może wynikać ?z nieprecyzyjnych postanowień umowy spółki są więc dla ?spółki wysoce niekorzystne, na przykład gdy nieważne ?okażą się zawierane przez nią w pewnym okresie umowy. ?Mając to na uwadze i dbając o najlepszy interes spółki, ?warto z rozwagą podejść do tematu ustalenia kadencji ?zarządu i momentu wygaśnięcia mandatu.