Zgodnie z art. 212 § 1 Kodeksu spółek handlowych każdemu wspólnikowi spółki z o.o. służy prawo kontroli. Aby móc skorzystać ze swojego prawa wspólnik sam lub z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie:

- przeglądać księgi i dokumenty spółki,

- sporządzać bilans dla swego użytku lub

- żądać wyjaśnień od zarządu.

Określenie „lub" wskazuje, że uprawnienia te mogą być realizowane łącznie albo alternatywnie.

Przeglądanie ksiąg i dokumentów może odbywać się w siedzibie spółki lub w innym  miejscu wyznaczonym przez spółkę. Skoro wspólnik ma prawo do przeglądania, to należy uznać za dopuszczalną możliwość sporządzania notatek, kopii czy wykonywania zdjęć aparatem cyfrowym. Wspomniane prawo nie dotyczy jednak zabierania dokumentów poza siedzibę spółki lub poza inne wyznaczone miejsce.

Jest to prawo indywidualne, które przysługuje każdemu wspólnikowi z ustawy i nie zależy od posiadania 50 udziałów czy tylko 1 udziału (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 23 sierpnia 2012 r., I ACa 715/12).

Wspólnik może samodzielnie przeglądać dokumenty spółki, jak i skorzystać z pomocy upoważnionej przez siebie osoby. Taką osobą może być – księgowa, radca prawny czy biegły rewident, niemniej wspólnik winien się posiłkować fachowcem, a nie laikiem. Osoba taka, działając z upoważnienia wspólnika i przy jego udziale, może sporządzać notatki czy występować o wyjaśnienia.

Przykład

Wspólnik Kazimierz Kowalski 14 października 2013 r. poinformował spółkę „Delikat", że 21 października w godzinach 8–17 ma zamiar skorzystać z prawa kontroli poprzez przeglądanie ksiąg spółki wraz z upoważnioną przez siebie osobą – księgową Magdaleną Solak.

Wspólnikowi w ramach prawa kontroli przysługuje prawo żądania od zarządu wyjaśnień. Mogą one być ustne i pisemne.

Zarząd może jednak odmówić wspólnikowi skorzystania przez niego z prawa kontroli, a więc odmówić wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. W takiej sytuacji wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała taka powinna zaś być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania przez wspólnika.

Obowiązek wykazania, iż wspólnik, korzystając z prawa kontroli, wykorzysta udostępnione mu informacje w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę, spoczywa na spółce. Nie wystarczy sama obawa wykorzystania tych informacji w sposób sprzeczny z interesem spółki, ale przesłanką jest również zagrożenie wyrządzenia znacznej szkody spółce.

Przykład

Zarząd spółki z o.o. „PeGaZeT" z siedzibą w Krasnymstawie, zajmującą się sprzedażą wyrobów chemicznych, odmówił wspólnikowi Bartłomiejowi Sosnowskiemu udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, w tym udostępnienia zawartych umów z odbiorcami za styczeń-wrzesień 2013 r., albowiem powziął informację, że wspólnik nabył 50 proc. udziałów w konkurencyjnej spółce. Spółka „PeGaZeT" jest w trakcie finalizacji transakcji dos- taw towarów branży chemicznej do jednej z sieci supermarketów, co spowoduje znaczny wzrost obrotów firmy, a tym samym dochód spółki. Z uwagi na obawę, że Bartłomiej Sosnowski wykorzysta pra- wo kontroli w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrzą- dzi spółce znaczną szkodę, zarząd odmówił żądaniu wspólnika.

Kolejnym krokiem wspólnika, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, jest możliwość wystąpienia na drogę sądową poprzez złożenie wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek taki musi złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu owego miesięcznego terminu w  przypadku niepowzięcia uchwały wspólników w tym terminie.

Wspólnik może skorzystać z możliwości wytoczenia powództwa o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały wspólników odmawiającej wspólnikowi udzielenia wyjaśnień lub wglądu do dokumentów albo ksiąg spółki, podjętej na podstawie art. 212 § 3 ksh (wyrok Sądu Najwyższego z 10 maja 2012 r., IV CSK 567/11).

Zawiadomienie – wzór

Sławomir Nowacki                                 Konstantynów Łódzki, 15 października 2013 r.

wspólnik „Kalineczka" sp. z o.o.

ul. Lutomierska 4/5, 95-050 Konstantynów Łódzki

„Kalineczka" spółka z o.o.

ul. Kilińskiego 12, 95-050 Konstantynów Łódzki

Zawiadamiam, że 22 października 2013 roku w godzinach 8–16, korzystając na podstawie art. 212 § 1 Kodeksu spółek handlowych z prawa kontroli, będę przeglądał księgi i dokumenty spółki za okres styczeń-czerwiec 2013 roku. Proszę o przygotowanie dokumentów finansowo-księgowych w tym list płac, zawartych w tym okresie umów z odbiorcami oraz umów dotyczących zaciągniętych zobowiązań powyżej 10.000 złotych. Jednocześnie informuję, że upoważniam do powyższej czynności radcę prawną Katarzynę Kowalską (nr leg. 153/2013).

Sławomir Nowacki