Pracownik może wystąpić do pracodawcy o udzielenie mu urlopu bezpłatnego. W tym celu musi złożyć pisemny wniosek, w którym powinien wskazać jego termin >patrz przykład wniosku.
Podwładny nie musi uzasadniać wniosku o urlop bezpłatny, podanie takiego wyjaśnienia to jedynie gest grzecznościowy wobec pracodawcy. Jednak ten nie musi udzielić etatowcowi takiego urlopu. Dyskusyjny może być też okres dawanego wolnego oraz jego termin. A pracownik nie ma w zasadzie żadnych możliwości odwołania się od odmownej decyzji pracodawcy. W szczególnych jednak przypadkach można uznać takie zachowanie szefa za naruszenie uprawnień pracownika. Musiałyby to być jednak naprawdę ważne przyczyny leżące po stronie etatowca.
Urlop bezpłatny chroni pracownika przez wypowiedzeniem stosunku pracy. Wyjątkiem jest ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy. Stosunek pracy może być też rozwiązany w czasie urlopu bezpłatnego z przyczyn uzasadniających rozwiązanie z podwładnym umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy lub pracownika, zgodnie z art. 52 i art. 55 k.p.
Powodem rozwiązania z etatowcem umowy o pracę nie może być natomiast sam fakt przebywania na urlopie bezpłatnym. Wyjątkiem jest jedna sytuacja – szef odwołuje pracownika z urlopu bezpłatnego, a ten nie stawia się w miejscu pracy.
Zgodnie z kodeksem pracy jeżeli urlop bezpłatny ma trwać dłużej niż 3 miesiące, można przewidzieć odwołanie pracownika z niego z ważnych przyczyn. Ważne przyczyny przerwania urlopu bezpłatnego dotyczą zarówno pracodawcy, jak i zakładu pracy.
Praktycznie wygląda to tak, że we wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego pracownik może umieścić zdanie „wyrażam zgodę na możliwość odwołania mnie z urlopu bezpłatnego z ważnych przyczyn". Także szef, godząc się na takie wolne, może zastrzec sobie prawo odwołania pracownika z udzielonego urlopu z ważnych przyczyn. Etatowiec musi wtedy wyrazić zgodę na takie oświadczenie pracodawcy.
Rozważmy jednak sytuację, gdy pracownik od pół roku przebywa na urlopie bezpłatnym poza granicami kraju, a szef odwołuje go z niego w trybie pilnym. Udzielając pracownikowi urlopu, pracodawca nie zastrzegł sobie możliwości odwołania pracownika. Ten nie ma obowiązku przerwania urlopu i powrotu do firmy. Jest to jedynie jego dobra wola. Gdy natomiast dopuszczono taką możliwość, odwołanie z urlopu jest dla pracownika wiążące. Gdy nie podporządkuje się decyzji szefa, musi liczyć się z utratą posady. Niewykluczone, że niestawienie się w firmie pracodawca potraktuje jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Na podstawie art. 52 § 1 k.p. dojdzie do rozstania bez wypowiedzenia z winy pracownika.
—Małgorzata Terlikowska