W stosunkach firma – konsument bardzo często występują gotowe wzorce umów, regulaminy lub ogólne warunki świadczenia usług. To sprawia, że ta druga strona, czyli konsument, jest w gorszej sytuacji. Z reguły może tylko zgodzić się na zawarcie umowy lub też zrezygnować z jej podpisania. Nie ma natomiast możliwości swobodnego wpływania na jej treść.

I właśnie dlatego przepisy kodeksu cywilnego wprowadzają ograniczenia dla przedsiębiorców w swobodnym kształtowaniu tego typu dokumentów. Zakazują one przedsiębiorcy nadużywania własnej pozycji i kształtowania zapisów w sposób, który bezzasadnie nierównomiernie rozkładałby obowiązki i prawa stron takiej umowy (z założenia korzystniej dla przedsiębiorcy).

Nad tym, aby przepisy te były w praktyce respektowane, czuwa Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Ten pierwszy ma prawo kontrolowania umów stosowanych przez przedsiębiorców, a ten drugi może zadecydować o umieszczeniu nieprawidłowego zapisu umowy w specjalnym rejestrze zakazanych klauzul umownych. Orzeczenie tego sądu wywiera skutek wobec wszystkich przedsiębiorców działających w kraju.

Skuteczne wobec wszystkich

Jeżeli jakiś zapis z umowy znajdzie się w tym rejestrze, to nie wolno go już stosować w umowach z konsumentami. Wynika to z art. 24 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Zgodnie z nim zakazane jest stosowanie praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów, a taką może być stosowanie postanowień wzorców umów, które zostały wpisane do rejestru zakazanych klauzul. Stąd przedsiębiorca może nieświadomie naruszać prawo.

PRZYKŁAD

Niezależne firmy X i Y stosowały w swoich regulaminach bardzo podobnie brzmiącą klauzulę. Następnie przeciwko firmie X zostało wszczęte postępowanie o stosowanie praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów w związku ze stosowaniem tej klauzuli. W konsekwencji na mocy wyroku SOKiK została ona umieszczona w rejestrze niedozwolonych postanowień umownych.

Od tej pory przedsiębiorcy nie mogą jej stosować w obrocie z konsumentami. Nieświadoma toczącego się postępowania firma Y nadal ma ją jednak w regulaminie. A tym samym łamie przepisy i naraża się na zarzut naruszania zbiorowych interesów konsumentów.

Śledź zmiany

Powyższy przykład dowodzi, że każdy przedsiębiorca, który stosuje wzorce umów lub regulaminy w stosunkach z konsumentami, nie tylko musi je przygotować zgodnie z prawem, ale co jakiś czas weryfikować, czy wszystkie zapisy nadal da się w nich utrzymać. Rejestr zakazanych klauzul stale jest bowiem rozszerzany o nowe zapisy. W tej chwili figuruje w nim już ponad 5 tys. niedozwolonych postanowień. Jak zatem sprawdzić własny regulamin lub wzorzec umowy, aby nie narażać firmy na zarzut łamania prawa?

Po pierwsze można to oczywiście robić samodzielnie. Rejestr zakazanych postanowień umownych jest jawny. To znaczy, że każdy ma do niego swobodny dostęp, nie trzeba nic płacić ani logować się do żadnych systemów. Wykaz ten prowadzi Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Wystarczy więc wejść na stronę tej instytucji (www.uokik.gov.pl) i sprawa załatwiona. Problem w tym, że przejrzenie 5 tysięcy klauzul może być, mówiąc delikatnie, uciążliwe. Podobnie jak regularne śledzenie, co nowego w nim się pojawiło.

Po drugie, zlecenie przeprowadzenia audytu dokumentów pod kątem ich zgodności z przepisami wolno powierzyć jakiejś kancelarii. To jednak wiąże się z kosztami. Ponadto taka weryfikacja zostanie dokonana według stanu na określony dzień, co nie eliminuje problemu nowych wpisów do rejestru. Przedsiębiorca będzie musiał pamiętać, aby co jakiś czas wejść na stronę UOKiK i sprawdzić, czy w rejestrze nie pojawiły się nowe klauzule.

Wreszcie można skorzystać z usług wyspecjalizowanych podmiotów. Przykładowo można odwiedzić stronę klauzuleniedozwolone.pl. Serwis ten oferuje usługę badania treści umów i regulaminów. Sama weryfikacja jest bezpłatna. Jednak przedsiębiorca otrzymuje wtedy tylko krótką informację, czy w jego dokumentach występują zakazane klauzule. Sam musi wtedy zweryfikować, o jakie zapisy może chodzić. Za opłatą można oczywiście otrzymać pełny raport, który będzie wskazywał, jakie klauzule należałoby usunąć lub zmienić.

Rozszerzona opcja to audyt przeprowadzony przez prawnika, a nie w sposób automatyczny. Co zrobić, gdy nie chcemy ponosić żadnych kosztów? W takim przypadku przedsiębiorca może skorzystać ze wspomnianej opcji darmowej weryfikacji. Jeżeli system wskaże, że w dokumentach są błędy, trzeba zmienić wzorzec lub regulamin. Gdzie szukać dobrych przykładów?

Ucz się na błędach

Ponieważ zawsze lepiej uczyć się na błędach innych niż swoich warto przyjrzeć się decyzjom wydanym przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Działając w konkretnej branży lub prowadząc działalność w określony sposób (np. sprzedaż przez Internet), da się sprawdzić, czy jacyś konkurenci (firmy działające w podobny sposób) nie zostali ukarani lub nie toczyło się przeciwko nim postępowanie. Można bowiem zakładać, że po takim postępowaniu firmy te dokonały stosownych poprawek w swoich umowach (regulaminach). W związku z tym warto się z nimi zapoznać i po kolei przeanalizować poszczególne zapisy, porównać je ze stosowanymi przez siebie i w razie wątpliwości wprowadzić poprawki.

Sposoby na weryfikację

1. Samodzielne śledzenie rejestru zakazanych postanowień. Firma będzie na bieżąco znać sytuację, nie wymaga nakładów, ale jest to czasochłonne, szczególnie na etapie pierwszej weryfikacji.

2. Zlecenie audytu prawnikom. Wymaga nakładów. Usługa taka musiałaby być powtarzana co jakiś czas ze względu na to, że rejestr zakazanych klauzul nie jest zamknięty. Stale pojawiają się w nim nowe treści.

3. Skorzystanie z darmowych, automatycznych weryfikacji. Firma otrzymuje tylko prostą informację o tym, czy w jej dokumentach występują niedozwolone postanowienia, czy też nie. Ryzyko wiąże się z tym, że jest to proces automatyczny, przeprowadzany przez jakiś program, którego działanie opiera się na porównywaniu wyrazów i/lub fraz.

4. Wykorzystanie doświadczeń innych firm, które stosowały zakazane klauzule. Jeżeli przeciwko nim wydane były decyzje przez UOKiK, to ich treść można znaleźć na stronie tej instytucji. Następnie można przyjąć, że firmy te dostosowały swoje umowy lub regulaminy do przepisów. Nadal trzeba jednak pamiętać o tym, że w rejestrze wciąż pojawiają się nowe wpisy.

5. Samodzielne zgłoszenie się do UOKiK z prośbą o weryfikację. Będziemy mieli pewność, że w dokumentach nie ma zakazanych klauzul (na dzień kontroli). Ryzyko jest takie, że w przypadku wykrycia takich klauzul urząd może postawić firmie zarzut naruszenia prawa i wymierzy jej karę.

Czy warto oszczędzać

Naruszanie zbiorowych interesów konsumentów zagrożone jest surową karą. Może ona stanowić nawet 10 proc. przychodów firmy.

Dlatego warto rozważyć, czy opłaca się oszczędzać na weryfikacji regulaminów i wzorców pod kątem ich zgodności z prawem. Koszt takiej usługi, nawet przeprowadzonej przez profesjonalistę, może być znacznie niższy niż wysokość ewentualnej kary.

Podstawa prawna:

ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów (DzU z 2007 r., nr 50, poz. 331 ze zm.)