Pracodawca, na warunkach określonych w umowie, ma obowiązek udostępnić zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania działalności związkowej w firmie. Tak samo jest w relacjach z organizacją międzyzakładową.
Aby reprezentacja załogi mogła działać w sposób efektywny, musi posiadać niezbędne do tego warunki w postaci stałego pomieszczenia i jego wyposażenia. Jednocześnie jednak ustawodawca nie określa bliżej, jaki to ma być rodzaj lokalu i sprzętu ani na jakich warunkach szef ma je udostępnić. Co do zasady decyzja w tym zakresie należy do samych zainteresowanych.
Wynegocjowane ustalenia można spisać w odrębnej umowie lub w zakładowym układzie zbiorowym pracy. Zapisy powinny precyzować, co dokładnie jest związkowi przekazywane oraz na jakich zasadach. Przede wszystkim należy określić, czy udostępnienie pomieszczenia i jego wyposażenia będzie odpłatne i kto będzie ponosić koszty eksploatacji.
Co udostępnić
Odpowiedź na pytanie, jakiego rodzaju pomieszczenia i środki techniczne oraz na jakich warunkach powinny być udostępniane zakładowej organizacji związkowej, zależy od wielu czynników. Chodzi o możliwości techniczne i finansowe pracodawcy, wielkość zakładu pracy, rodzaj prowadzonej działalności, stopień uzwiązkowienia (liczebność członków). Istotny jest także cel, jakiemu te składniki mają służyć.
Ustawa stanowi, że pomieszczenia i urządzenia techniczne, które pracodawca ma obowiązek udostępnić organizacji, mają być niezbędne do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy.
Należy zatem przyjąć, że co do zasady chodzi tu o typowe urządzenia biurowe takie jak telefon, faks, kserokopiarka czy komputer. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „niezbędne" oznacza, że związek zawodowy nie może stawiać pracodawcy wygórowanych żądań. Ponadto rodzaj udostępnianych urządzeń nie powinien wykraczać poza potrzeby biurowe związku, gdyż mogłoby to zostać uznane za jego nielegalne finansowanie.
Przykład
Związek zawodowy zaproponował, aby w użyczonym pomieszczeniu pracodawca zainstalował klimatyzację oraz telewizor. Pracodawca nie powinien uwzględniać takiego żądania, ponieważ w art. 33 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych mowa jest o urządzeniach technicznych służących wykonywaniu działalności związkowej na terenie zakładu pracy, a klimatyzator czy telewizor do takich urządzeń nie należą.
Przykład
Związek zawodowy zażądał od pracodawcy użyczenia samochodu służbowego. Pracodawca nie powinien uwzględniać takiego żądania, ponieważ (co do zasady) środek transportu nie służy wykonywaniu działalności związkowej na terenie zakładu pracy.
Przepisy nie określają również, jakie warunki ma spełniać pomieszczenie udostępnione związkowcom. Powinno to być jednak lokum pozostające do dyspozycji pracodawcy na terenie zakładu, a nie w innym miejscu – nawet gdyby takie sugestie przedstawiała organizacja.
Przykład
Pracodawca prowadzi mały zakład produkcyjny składający się z parterowego budynku, dzielącego się na dwa pomieszczenia: biurowe i halę produkcyjną. W pomieszczeniu biurowym znajdują się dwa biurka szefa oraz księgowej, jeden komputer, telefon oraz drukarka.
W takiej sytuacji pracodawca spełni obowiązek z art. 33 ustawy, gdy umożliwi związkowi zawodowemu korzystanie z pomieszczenia biurowego i sprzętu w nim się znajdującego np. w określonych godzinach i w określony sposób niezakłócający normalnej działalności zakładu pracy.
Kilka związków
Szczególnie kłopotliwa dla szefa może być sytuacja, gdy w zakładzie pracy funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa.
Przykład
Pracodawca zatrudnia kilka tysięcy pracowników. W zakładzie funkcjonuje 10 związków zawodowych. Każda organizacja zażądała od szefa odrębnego pomieszczenia, telefonów, komputerów oraz drukarek.
Jeżeli firma nie jest w stanie udostępnić odrębnych pomieszczeń związkom zawodowym, może przydzielić im np. jeden lokal do wspólnego korzystania na zasadach uzgodnionych między reprezentantami załogi z uwzględnieniem poszanowania ochrony danych osobowych członków organizacji (dostęp do komputera na hasło dla każdego z użytkowników, zamykane szafki na dokumentację).
Wydaje się, że w tym ostatnim przypadku wystarczające będzie udostępnienie także jednej drukarki czy telefonu stacjonarnego.
Brak zgody na nadużycia
Wykluczone jest niczym nieograniczone prawo przedstawicieli załogi do korzystania z udostępnianych pomieszczeń i sprzętu. Nie chodzi tu wyłącznie o kwestię wysokości środków przeznaczanych na urządzenia czy rachunków za media itp. Związki zawodowe nie mogą w tym zakresie działać na dowolnych płaszczyznach, np. prywatnej czy związanej z pracą na rzecz innego podmiotu.
Organizacje są uprawnione do używania lokalu i narzędzi jedynie w sprawach bezpośrednio związanych z działalnością związkową w danym zakładzie pracy.
Przykład
Szef zagwarantował przedstawicielom załogi dostęp do bezprzewodowego Internetu. Przewodnicząca związku użyczyła modem swojej córce na czas jej podróży do Francji. Pracodawca otrzymał za ten miesiąc fakturę opiewającą na kilka tysięcy złotych za połączenia internetowe.
Szef nie powinien za to płacić. Całą kwotą należy obciążyć związek zawodowy, któremu modem został przekazany. Analogiczna sytuacja miałaby miejsce, gdyby przewodnicząca zabrała modem na wakacje, podczas których wysłała tylko kilka e-maili o charakterze związkowym, a poza tym regularnie korzystała z Internetu, w tym oglądała filmy online.
Zatrudniający, po odliczeniu kosztów połączeń związkowych (np. przez zaliczenie ich do obowiązującego abonamentu), pozostałą kwotą powinien obciążyć organizację. Mimo że z modemu korzystała osoba uprawniona, to jednak użyła go do celów niezwiązanych z działalnością związkową.
Drukarka bez papieru
Ustawa wspomina tylko o pomieszczeniu i urządzeniach. Trzeba je udostępnić – jednak niekoniecznie bezpłatnie. Tym bardziej szef nie musi więc ponosić wszelkich dodatkowych kosztów, takich jak abonament telefoniczny, internetowy czy materiały eksploatacyjne.
Nie musi zatem wyposażać organizacji związkowej w papier czy tonery do przekazanej drukarki. Aby uniknąć ewentualnych sporów, zalecane jest, aby umowa między zatrudniającym a organizacją związkową dotykała również tej kwestii, podobnie jak warunków remontów, napraw urządzeń czy usunięcia awarii. Przykładowo wskazane jest wyraźne wyłączenie:
- możliwości korzystania przez osoby trzecie (np. rodzinę) z udostępnionego sprzętu,
- wprowadzenie limitu abonamentowego (tj. pracodawca opłaca abonament, a w razie jego przekroczenia nadwyżkę pokrywa związek zawodowy) czy też
- zablokowanie usług roamingowych.
Bez porozumienia
Jeśli strony nie dojdą do porozumienia co do warunków korzystania ze składników majątkowych pracodawcy (najczęściej wskutek odmowy nieodpłatnego udostępnienia sprzętu), pracodawcy co do zasady nie można postawić zarzutu utrudniania działalności związkowej (art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy). Za utrudnianie działalności związkowej może być natomiast uznane uchylanie się przez pracodawcę od zawarcia porozumienia bez uzasadnionej przyczyny.
Pociąga to za sobą odpowiedzialność karną osoby, która z uwagi na zajmowane stanowisko lub pełnioną funkcję nie wykonuje ustawowego obowiązku. Reprezentanci załogi nie mogą jednak domagać się przed sądem zawarcia umowy z szefem.
Jeżeli natomiast pracodawca zawarł z organizacją umowę i zobowiązał się do pokrywania określonych kosztów, a tego nie czyni, wówczas związek zawodowy może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem wynikającym z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
Przykład
Pracodawca przystąpił do negocjacji umowy ze związkami zawodowymi. Stwierdził, że udostępni organizacjom odrębne pomieszczenia i wszelki żądany sprzęt, jednak za odpowiednim wynagrodzeniem.
Odmówił także pokrywania kosztów abonamentów telefonicznych oraz internetowych. Uzasadnił to brakiem ustawowego obowiązku w tym przedmiocie, a także dochodami związków zawodowych ze składek członkowskich, które w zupełności wystarczą na pokrycie tych kosztów.
Związki odmówiły podpisania takiej umowy i odstąpiły od dalszych rozmów. Pracodawca w takim przypadku jest zwolniony z obowiązku wynikającego z art. 33 ust. 1 ustawy o zz.
Piotr Augustyniak doradca podatkowy, partner kierujący Zespołem Prawa Podatkowego w K&L Gates Jamka sp.k.
Komentuje Piotr Augustyniak, doradca podatkowy, partner kierujący Zespołem Prawa Podatkowego w K&L Gates Jamka sp.k.
Pracodawcy niejednokrotnie zastanawiają się, czy umożliwienie organizacji związkowej bezpłatnego korzystania z lokalu lub zapewnienie jej urządzeń niezbędnych do prowadzenia działalności wiąże się z jakimikolwiek utrudnieniami lub ułatwieniami podatkowymi.
Przykładem może być sytuacja, gdy na mocy porozumienia pracodawca zapewnił organizacji nieodpłatne pomieszczenie biurowe wraz z wyposażeniem i mediami, określając w umowie, jakiego rodzaju lokal oraz sprzęty mają być udostępnione. Ustalono, że jeśli reprezentanci załogi będą korzystać z pomieszczenia o powierzchni przekraczającej normy określone w porozumieniu, to organizacja poniesie z tytułu tej „nadwyżki" opłaty – czynsz. Czy w takim wypadku nieodpłatne udostępnianie pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem i mediami na rzecz związków zawodowych podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?
Odpowiedź jest jednoznaczna. Takie nieodpłatne udostępnianie nie rodzi na gruncie podatku od towarów i usług zobowiązania podatkowego. Zgodnie z przyjętą praktyką organów podatkowych, przekazanie tym przedstawicielom załogi pomieszczenia biurowego czy urządzeń ma związek z prowadzonym przedsiębiorstwem i nie może być traktowane jako odpłatne świadczenie usług w rozumieniu ustawy o VAT.
W wyroku z 19 grudnia 2007 r. (I SA/Łd 905/07) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi podkreślił, że każdy podmiot prowadzący przedsiębiorstwo musi uwzględnić obowiązki wynikające z funkcjonowania związków zawodowych. Wskazano również, że z całą pewnością usługi świadczone na rzecz tych związków są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Zatem nieodpłatne udostępnianie przez podatnika na rzecz związków zawodowych pomieszczeń wraz z wyposażeniem i mediami na prowadzenie działalności statutowej jest związane z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem i w związku z tym nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
Ponieważ nieodpłatne udostępnienie związkom zawodowym pomieszczeń nie ma związku z przychodem przedsiębiorstwa, nie można go uwzględnić w kosztach podatkowych. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27 marca 2013 r. (II FSK 1460/11).
Wprawdzie obowiązkiem pracodawcy jest umożliwienie organizacji związkowej swobodnego działania na terenie zakładu pracy przez zapewnienie lokalu, materiałów biurowych czy innych środków, jednak ustawa nie reguluje kwestii odpłatności. Nie można jednoznacznie stwierdzić, że szef ma w każdym wypadku udostępnić pomieszczenia i urządzenia bez pobierania z tego tytułu wynagrodzenia.
Zobowiązanie się przez spółkę do nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń lub urządzeń przedstawicielom załogi nie ma wpływu na zwiększenie przychodów bądź zabezpieczenie czy zachowanie źródła przychodów pracodawcy. NSA podkreślił, że celem związków zawodowych jest reprezentowanie i obrona praw, interesów zawodowych i socjalnych pracowników, a ich działanie jest niezależne od działania szefa.
Co do zasady, interesy pracodawcy i pracowników, w imieniu których występuje organizacja związkowa, nie są zbieżne. O ile zatrudniający zmierza zwykle do zwiększania przychodów i zmniejszania kosztów ich uzyskania, w tym również kosztów pracy, o tyle związki zawodowe dążą najczęściej do zwiększania wynagrodzeń za pracę, poprawy warunków pracy i socjalnych, co w razie spełnienia żądań skutkuje podniesieniem kosztów działalności szefa.
Wspieranie finansowe związków zawodowych nie przekłada się na zwiększenie przychodów pracodawcy. W konsekwencji wydatki na organizację związkową nie są uznawane za koszty, co potwierdza również praktyka organów podatkowych.
