Podstawą rekompensowania podwładnym wydatków związanych z korzystaniem z prywatnego środka transportu w interesie zakładu jest umowa, którą zawierają strony stosunku pracy. W niej określają, czy przejazdy służbowe będą rozliczane na podstawie stałej kwoty, czy rzeczywiście przejechanych kilometrów. Wybór formy udziału w kosztach jazd lokalnych zależy od okoliczności i warunków ich odbywania.
Wariant 1. Kilometrówka
Przy tej formie chodzi o rozliczanie faktycznej liczby przejechanych kilometrów, którą wskazuje się w ewidencji przebiegu. Z jej zapisów ma wynikać m.in., jak długie odcinki pracownik pokonywał, wykonując przypisane mu obowiązki, w jakim celu i kiedy. Złożenie takiego rejestru jest niezbędne, aby wypłacić zatrudnionemu należność z racji zwrotu kosztów używania auta do celów służbowych.
Skalkulowanie tej kwoty według kilometrówki sprowadza się do przemnożenia liczby przejechanych kilometrów w celach służbowych przez pracownika własnym pojazdem i umówionej stawki za kilometr przebiegu.
Na mocy § 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm., dalej rozporządzenie ministra infrastruktury) stawka za 1 km przebiegu nie powinna przekraczać dla:
Wariant 2. Ryczałt
Wydatki na jazdy lokalne wolno też zrekompensować podwładnemu ryczałtem. Jest to iloczyn stawki za kilometr przebiegu pojazdu i umówionego, miesięcznego limitu kilometrów. Maksymalne progi kilometrów, w myśl rozporządzenia ministra infrastruktury, zależą od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, a także od rodzaju służb, dla których pracuje. Ukształtowano je na następującym poziomie:
